Про новые путевые листы и расходы на бензин
из коммерческой компании, в которой начинала простым бухгалтером
и доросла до заместителя главбуха. Имеет большой практический опыт
в учете расходов и подотчетных сумм.
У компании есть служебный автомобиль. Но она не возит грузы и пассажиров на систематической основе. Оформлять ли путевые листы?
Да, оформлять. Это должны делать все компании, которые эксплуатируют автомобили. Не важно, являются перевозки для компании видом деятельности или носят разовый характер (п. 2 Порядка, утв. приказом Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152).
Водитель берет деньги под отчет и покупает бензин. Чтобы его списать, достаточно путевого листа или нужны также чеки заправки?
Помимо путевого листа нужны чеки и авансовый отчет. Чеки и авансовый отчет подтверждают, что подотчетник потратил деньги на нужды компании. На основании этих документов приходуйте горючее. Путевые листы обосновывают стоимость истраченного бензина. На их основании списывайте расходы.
Сотрудники рассчитываются за бензин топливными картами компании. Нужны ли путевые листы?
Да, безопаснее оформлять путевые листы. Это нам подтвердили в Минфине. Путевые листы доказывают, что работники покупают бензин для компании. Если этих документов не будет, то налоговики могут снять расходы как необоснованные. Даже если у компании будут накладные и счета-фактуры от поставщика ГСМ.
Сотрудник едет в командировку на собственном автомобиле. Заполнять путевой лист?
Да, заполнять. В этой ситуации путевой лист подтверждает использование транспорта и командировочные расходы — суточные, бензин (письмо Минфина России от 20 апреля 2015 г. № 03-03-06/22368).
У предпринимателя нет медработника, отметки в путевых листах ставить некому. Налоговики снимут расходы на горючее?
Такой риск есть, но он невелик. Налоговики обычно смотрят в путевых листах маршрут, километраж и расход бензина. Поэтому вряд ли снимут расходы из-за того, что нет отметки медработника. Иногда налоговики считают отсутствие этой информации одним из доказательств нереальности сделки. Если будут и другие доказательства, то даже судьи могут поддержать инспекторов (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 17 мая 2011 г. по делу № А27-10300/2010).
Вправе ли предприниматель сам расписаться за медработника в путевом листе?
Нет. Поставить отметки о предрейсовом и послерейсовом осмотре, дату, подпись и свой штамп должен именно медицинский работник (п. 16 приказа Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152).
Что делать, если у микропредприятия нет возможности нанять медработника для подписи путевых листов?
Необязательно брать медработника в штат. Можно заключить договор с медицинской организацией на оказание услуг по осмотру водителей. Эти услуги компания вправе включать в состав прочих расходов (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ).
путевого листа изменились: печати нет, а отметка об осмотре машины теперь обязательна
Компания заказывает транспортные услуги у сторонней организации. Требовать ли у нее копии путевых листов?
Безопаснее запросить копии путевых листов. Заказчик вправе списать расходы на транспортные услуги на основании договора и акта сдачи-приемки услуг. Копии путевых листов могут пригодиться на проверке. Если у налоговиков вдруг возникнут сомнения в реальности сделки, такие копии помогут подтвердить ее.
Компания занимается грузоперевозками. Есть свои машины и арендованная. Кто должен выписывать путевые листы — арендатор или арендодатель?
Выписывать путевые листы должен арендатор, то есть компания, которая фактически эксплуатирует машину (п. 9 Порядка, утв. приказом Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152).
Транспортная компания заполняет путевой лист частично в программе, а частично от руки. Могут быть проблемы с расходами на ГСМ?
Проблем с учетом расходов на горючее быть не должно. Закон не запрещает заполнять первичку комбинированным способом, то есть частично на компьютере, а частично от руки.
