Через какой счет проводить расчеты, если работник купил товары на свои деньги

Счет 71. На счете 71 компании учитывают расчеты с подотчетниками (Инструкция по применению Плана счетов, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н). В данном случае компания не выдавала работнику деньги и он не является подотчетным лицом (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Однако по сути возмещение расходов работнику, который приобрел товары для компании, схоже с перерасходом по подотчетным суммам. Поэтому можно открыть специальный субсчет для таких расчетов на счете 71.

Счет 73. Компания может учитывать возмещение расходов на счете 73. На этом счете отражают все виды расчетов с работниками, кроме оплаты труда и расчетов с подотчетниками.

Проводки в обоих вариантах похожи, отличаются только номером счета — 71 или 73. Но первый вариант удобнее для бухгалтерии, так как все расчеты по покупкам через работников будут на одном счете — 71-м. Так проще контролировать эти расчеты.

Выбранный вариант учета закрепите в учетной политике. Также укажите, какие документы использует компания. Авансовый отчет составлять необязательно, так как компания не выдавала суммы под отчет. Но на практике компании нередко и в этой ситуации используют унифицированную форму авансового отчета. Потраченную сумму указывают как перерасход. Другой вариант — на основе бланка авансового отчета разработать и утвердить специальную форму для ситуации, когда работник купил товары за счет собственных средств. Кроме того, нужно оформить заявление работника о возмещении расходов.

Также стоит издать приказ директора с перечнем работников, которые могут покупать товары за свой счет и получать компенсацию этих расходов. Установите в приказе список товаров, количество и максимальную сумму расходов.