Как оформлять новые счета‑фактуры и УПД, чтобы это устроило инспектора и клиента

Обновлять ли форму УПД с 1 июля?

Да. Универсальный передаточный документ совмещает данные счета-фактуры и первички. А в счетах-фактурах с 1 июля 2017 года появился новый реквизит — строка 8 для идентификатора государственного контракта (постановление Правительства РФ от 25 мая 2017 г. № 625). Поэтому добавьте строку 8 в счет-фактурную часть УПД после строки 7. Образец ниже.

 В УПД уже есть строка 8. Как добавить новую строку, если у нее такой же номер?

Можно перенумеровать строки в универсальном передаточном документе, хотя это необязательно. В бланке УПД уже есть строка 8 «Основание передачи (сдачи) / получения (приемки)» — в ней приводят ссылку на договор. Эта строка относится к реквизитам первички. Номера строк счета-фактуры и первички обозначены в УПД по-разному: первые в круглых скобках, вторые — в квадратных. Но если в бланке будет две строки 8, возможна путаница, несмотря на то, что номера 8 будут стоять в разных скобках.

 На что ссылаться, если поставщик утверждает: с 1 июля изменился только счет-фактура, а форма УПД осталась прежней?

Ссылайтесь на постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Форму УПД разработала ФНС. Чиновники взяли бланк счета-фактуры и добавили к нему реквизиты первички. Поставщик может разработать и свой бланк документа, который объединяет счет-фактуру и первичку. Как в УПД, так и в собственном бланке необходимо сохранить утвержденную форму счета-фактуры (п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Если поставщик с 1 июля 2017 года выставляет УПД или аналогичный документ собственной разработки без строки 8, это условие не выполняется.

На момент разработки УПД его счет-фактурная часть полностью соответствовала утвержденному бланку счета-фактуры. Сейчас ФНС просто еще не успела обновить письмо с бланком УПД.

И еще. Форма УПД рекомендованная, а не обязательная (письмо ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3 /96). Поэтому поставщик ничего не нарушает, когда самостоятельно добавляет строку 8 в бланк УПД.

Исправлять ли счет-фактуру или УПД, если поставщик выставил его после 1 июля по старой форме?

Да, безопаснее попросить поставщика выставить исправленный счет-фактуру или УПД. В исправленном документе поставщик должен добавить строку 8. В строке 1а поставщик указывает номер и дату исправления счета-фактуры. Остальные показатели в исправленном документе должны быть такие же, как в первичном счете-фактуре или УПД.

На практике компании часто просто заменяют неверный счет-фактуру на правильный вариант. Строку 1а в этом случае не заполняют.

Как быть, если поставщик не исправит счет-фактуру или УПД, который выставил по старой форме?

Компания может заявить вычет НДС и зарегистрировать счет-фактуру или УПД в книге покупок. Как мы выяснили, в ФНС считают так же. Но претензии инспекторов на местах к вычету не исключены.

Инспекторы могут заявить, что поставщик нарушил форму счета-фактуры. Это верно. Поставщики должны выставлять счета-фактуры по форме, которую утвердило Правительство РФ. А в этой форме с 1 июля появился новый реквизит — строка 8 (постановление Правительства РФ от 25 мая 2017 г. № 625).

Однако компания вправе заявить вычет, если ошибка в счете-фактуре не мешает инспекторам определить поставщика, покупателя, наименование и стоимость товаров, ставку и сумму налога (п. 2 ст. 169 НК РФ). К таким ошибкам можно отнести и отсутствие строки 8. Если инспекторы откажут в вычете, ссылайтесь на указанную норму Налогового кодекса.

Оформлять ли счет-фактуру, если подрядчик получил от заказчика возмещение транспортных расходов?

Да. Чиновники требуют включать в налоговую базу по НДС компенсацию расходов, которую заказчик перечисляет подрядчику (письмо Минфина России от 23 ноября 2015 г. № 03-07-11 /67917). Составьте на сумму возмещения расходов счет-фактуру в одном экземпляре (п. 18 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Сумму НДС определите по расчетной ставке 18 /118.

Заказчик в этом случае не получает счет-фактуру от подрядчика и не заявляет вычет. Поэтому для заказчика выгоднее другой вариант. Установите в договоре подряда, что стоимость работ включает в том числе возмещение расходов подрядчика. Тогда подрядчик выставит заказчику счет-фактуру на общую стоимость работ, включая компенсацию затрат. Заказчик заявит вычет НДС с этой стоимости.

По какой форме выставлять исправленный или корректировочный счет-фактуру, если первичный оформили до 1 июля?

По новой форме. Ведь с 1 июля действует только новая форма и для отгрузочных, и для корректировочных счетов-фактур (п. 2 постановления Правительства РФ от 25 мая 2017 г. № 625). В исправленном счете-фактуре на отгрузку должна появится строка 8, а в корректировочном счете-фактуре — строка 5.

Исправлять ли счет-фактуру, если поставщик в строку 8 вписал номер обычного договора поставки?

Счет-фактуру можно не исправлять. Если поставщик отгружает товары по обычному договору, а не по госконтракту, в строке 8 он должен поставить прочерк. Однако реквизиты договора поставки можно считать дополнительными данными. А дополнительную информацию можно приводить в счете-фактуре.

На будущее, чтобы не было путаницы, лучше ввести для реквизитов договора поставки отдельную строку перед таблицей счета-фактуры или после подписей (письмо ФНС России от 17 августа 2016 г. № СД-4-3 /15094).

Покупатель сменил офис. Как быть, если поставщик указал в счете-фактуре старый адрес?

Покупатель вправе заявить вычет НДС. Устаревший адрес — это ошибка. Но если в счете-фактуре поставщик привел правильное наименование, ИНН и КПП, налоговики смогут определить покупателя. Поэтому они не вправе отказать в вычете (п. 2 ст. 169 НК РФ).

Заполнять ли реквизит «данные свидетельства о госрегистрации», если ИП получил только лист записи в ЕГРИП?

Да. В бланке счета-фактуры предусмотрены реквизиты свидетельства о госрегистрации ИП. С 2017 года налоговики не выдают такое свидетельство. Но это не значит, что ИП может оставить строку пустой. Нужно указать данные листа записи в ЕГРИП по форме № Р60009 (письмо Минфина России от 27 апреля 2017 г. № 03-07-09 /25676).

Как быть, если в корректировочном счете-фактуре на уменьшение стоимости поставщик привел не все товары из первичного счета-фактуры?

Это не ошибка. Поставщик должен указать в корректировочном счете-фактуре только те товары, по которым изменилась стоимость (п. 2 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Например, в первичном счете-фактуре поставщик указал пять наименований товаров. Потом предоставил скидку на два наименования товаров. Эти два наименования нужно включить в корректировочный счет-фактуру.