Переходите на электронные расчетные листки — с ними проще

Теперь необязательно выдавать сотрудникам бумажные расчетные листки. Вы вправе заменить их электронными. Это подтвердили проверяющие из региональных инспекций труда, которых мы опросили. Просто выгружайте документы из учетной программы и скидывайте сотрудникам на электронку. А как узаконить такой подход в компании, узнаете из статьи.

Срочная новость о праздничных днях

В 2018 году отдыхаем два раза по 28 дней

Почти месяц в 2018 году будем отдыхать благодаря переносам праздничных дней. Новогодние каникулы '2018 продлятся 10 дней — с 30 декабря по 8 января. Защитников Отечества поздравим за три дня — с 23 по 25 февраля. Международный женский день и Первомай растянутся каждый на четыре дня — с 8 по 11 марта и с 29 апреля по 2 мая. К 9 мая ничего не присоединили — Победу будем праздновать один день. В июне и в ноябре благодаря праздникам отдыхаем по три дня. Проект постановления Правительства о переносе выходных уже поддержала Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений. Значит, эти сроки уже вряд ли сдвинутся. Бухгалтерский календарь на 2018 год со всеми переносами найдете в середине «Главбуха» № 19, 2017.

Осторожно

Трудовая инспекция вправе оштрафовать компанию, которая не выдает сотрудникам расчетные листки, на 50 000 руб.

Отправлять сотрудникам расчетные листки на электронную почту разрешают в Минтруде (письмо от 21 февраля 2017 г. № 14-1/ООГ-1560). По мнению чиновников, Трудовой кодекс не конкретизирует, в какой форме — бумажной или электронной — нужно передавать эти листки сотрудникам (ст. 136 ТК РФ). Главное выдавать их в принципе и на том бланке, который компания закрепила в положении об оплате труда или другом локальном акте.

Трудинспекторы на местах согласны с этим подходом. Комментарий одного из таких проверяющих — ниже. Судьи тоже не против электронных расчетных листков (апелляционное определение Московского городского суда от 12 мая 2017 г. по делу № 33-17642/17). Особенно если сотрудники компании раскиданы по регионам и не могут получить бумажный экземпляр (апелляционное определение Омского областного суда от 6 апреля 2016 г. по делу № 33-2204/2016).

Комментарий инспектора

Напишите про электронные расчетные
листки в кадровых документах

В Трудовом кодексе не сказано, что расчетные листки надо выдавать исключительно на бумаге (ст. 136 ТК РФ). Раз так, то компания вправе направлять работникам эти документы и в электронном виде. Например, на рабочую или личную почту. Но сначала закрепите такой подход в положении об оплате труда, правилах внутреннего трудового распорядка или другом локальном акте. Распишите, каким образом будете запрашивать у сотрудника электронный адрес, с какой почты собираетесь скидывать листки. Тогда претензий к вам не будет.

ВИКТОРИЯ ПЕРЕСТОРОНИНА,

начальник правового отдела
Государственной инспекции труда в Иркутской области

Куда высылать расчетные листки

Не важно, на какую электронку — рабочую или личную — будете скидывать сотрудникам расчетные листки. Допустимы оба варианта (апелляционное определение Самарского областного суда от 21 мая 2015 г. по делу № 33-5328/2015, определение Московского городского суда от 6 февраля 2014 г. по делу № 4г/6-618/14). Главное возьмите с работника заявление, где он отразит адрес своей почты (см. образец 1 ниже). А в положении об оплате труда или другом локальном акте сделайте запись, что вправе выдавать как бумажные, так и электронные листки. Образец 2. С новыми правилами ознакомьте сотрудников под роспись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Например, можно оформить специальный лист ознакомления и прикрепить к локальному акту.

Показать все подсказки

Проще
Проще
Сделайте шаблон заявления по этому образцу и раздайте сотрудникам. Им останется вписать лишь свои Ф.И.О., электронный адрес и поставить подпись.
Личные сведения
Личные сведения
Напишите в шаблоне, что сотрудник согласился на обработку персональных данных. Это необязательно, но обезопасит компанию на случай спора с Роскомнадзором.

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

Показать подсказку

Форма листка
Форма листка
Не пишите, что выдаете расчетные листки только по электронке. Оставьте и бумажный формат — вдруг не успеете вовремя взять с сотрудника заявление с электронным адресом.

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

В каком виде отправлять листки

Внимание! Конкурс

Пройдите тест по этой статье в конкурсе «1000 лучших бухгалтеров России» и получите 300 баллов.

Выслать сотруднику электронный листок можно в любом общедоступном формате — doc, xls, pdf. Это подтвердили проверяющие из трудовых инспекций, которых мы опросили. Формат, который будете использовать, закрепите в положении об оплате труда, внутреннем трудовом распорядке или другом локальном акте. Тогда вопросов у проверяющих к вам не будет.

Расчетный листок может быть даже на иностранном языке, например на английском. Это не нарушение, если языковые знания входят в должностные обязанности сотрудника. Сотрудник, который свободно владеет иностранным языком, поймет, что написано в расчетном листке, уверены судьи (апелляционное определение Московского городского суда от 12 мая 2017 г. по делу № 33-12669/2017). Но подтвердите требование к сотруднику насчет языковых знаний документами. Например, должностной инструкцией.

Срочная новость про зарплату от 26 сентября

Проверяющие требуют платить взносы с аванса

Компания выдала сотруднику аванс, но через пару дней работник уволился. Требовать с человека неотработанные деньги не стали. Начислять ли на эту сумму взносы? Верховный суд уверен, что да (определение от 8 сентября 2017 г. № 307-КГ17-11943). Аванс не перестает быть частью зарплаты, даже если сотрудник его не отработал. К социальным выплатам такая сумма тоже не относится. Не начисляйте взносы на неотработанный аванс только в двух случаях: если удержали его с сотрудника или бывший работник добровольно вернул деньги. Эти суммы – не объект для взносов (п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Как подтвердить отправку листка

Судьи считают расчетный листок выданным, даже если из-за технического сбоя он не дошел до сотрудника, а сам работник о проблеме не сообщил (апелляционное определение Свердловского областного суда от 14 июля 2015 г. по делу № 33-10166/2015). Но до спора с работником или проверяющими не доводите. Лучше сразу настройте почту так, чтобы получать уведомления о доставленных и прочитанных письмах.

В офисной почте Outlook эту функцию подключают следующим образом. Зайдите в раздел «Файл», выберите вкладку «Параметры», а затем вкладку «Почта». В разделе «Отслеживание» поставьте галочки рядом с уведомлениями о доставке и прочтении (см. рис. ниже). Так вы будете уверены, что расчетный листок дошел до сотрудника и он это письмо прочитал. Сохраняйте в отдельную папку сообщения, которые начнете получать. В случае спора докажете, что без расчетного листка работника не оставили (апелляционное определение Московского областного суда от 29 июля 2015 г. по делу № 33-16472/2015).

Как настроить почту, чтобы получать сообщения о прочитанных письмах

Конкурс!

Пройдите тест в конце статьи. За верный ответ получите звезду. Соберите все звезды, чтобы стать Читателем сентября и выиграть приз.

Как еще можно выдать электронные листки

Отправка расчетных листков сотрудникам на почту — не единственный способ, которым вы вправе воспользоваться. Еще можно, например, выкладывать листки в личный кабинет сотрудника на корпоративном сайте. Судьи допускают такой вариант (определение Верховного суда Республики Башкортостан от 31 марта 2015 г. по делу № 33-4385/2015, апелляционное определение Московского городского суда от 10 марта 2015 г. № 33-4090/2015). Но напишите про этот способ в положении об оплате труда или другом локальном акте, который используете (см. образец 3 ниже). Объясните сотрудникам, как и в какой день смотреть свои расчетные листки. Чтобы не задавали лишних вопросов, разошлите им на электронку памятки.

Другой способ, как можно ознакомить персонал с расчетными листками, подойдет небольшим компаниям, где только офисные работники. Дайте сотрудникам доступ к компьютеру с учетной программой по логину и паролю. Программа будет работать только на просмотр расчетного листка конкретного работника, другой информации человек не увидит. Если сотруднику будет нужно, он распечатает листок самостоятельно. Этот вариант судьи также признают законным (апелляционное определение Московского городского суда от 4 июня 2015 г. № 33-17820/2015).

Показать подсказку