Будущие контрагенты вдруг стали запрашивать копии СЗВ‑М

Потенциальный контрагент просит, чтобы компания передала ему копию СЗВ-М. Документ нужен в рамках проверки контрагента — директор хочет убедиться, что у будущего партнера есть трудовые ресурсы. А если их нет, то может и договор заключать не стоит: вдруг инспекторы признают сделку фиктивной?

Логика в просьбе контрагента есть. Инспекторы сейчас работают по новой статье 54.1 НК о незаконной налоговой экономии, поэтому проверять контрагентов надо строже, чем прежде. Но не торопитесь сразу передавать будущему партнеру копию СЗВ-М. В отчете есть персональные данные сотрудников — Ф. И. О., СНИЛС и ИНН. Чтобы поделиться такой информацией с контрагентом, нужно сначала взять с каждого сотрудника письменное согласие. Иначе проверяющие из Роскомнадзора вправе оштрафовать компанию на 75 000 руб., а директора или главбуха — на 20 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП).

Получить письменное согласие с каждого сотрудника — задача трудоемкая, особенно если штат компании большой. Да и не все работники будут готовы передать свои данные неизвестной компании. Предложите контрагенту альтернативу СЗВ-М. Например, скажите, что отправите ему копию сведений о среднесписочной численности компании за 2017 год. Этот отчет компания сдает в инспекцию в январе, и он будет совсем свежим. Вы можете сделать копию отчета с отметкой налоговиков о приеме или распечатать из программы спецоператора электронную квитанцию.

Потенциальный контрагент хочет получить более подробную информацию? Приложите к отчету о численности выписку из штатного расписания. Партнер посмотрит, сколько в компании штатных единиц, сопоставит эту информацию с вашей среднесписочной численностью и поймет, что трудовыми ресурсами компания располагает. Но на всякий случай уберите из штатного расписания данные по окладам и надбавкам, которые вы установили сотрудникам. Контрагенту такие сведения не важны, а вот Роскомнадзор может придраться. Ведь информация о зарплате работников — тоже персональные данные (письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681). И хотя в штатном расписании эти сведения привязаны не к конкретным людям, а к их должностям, не исключено, что проверяющие все же попытаются вас оштрафовать.