Как работать с корпоративной картой, чтобы не ругаться с банком

Банки отключают Клиент Банк компаниям, которые проводят сомнительные операции с корпоративными картами. Выдайте работникам, в том числе директору, памятку, как пользоваться картой. Читайте, как правильно отражать операции с картами в налоговом и бухгалтерском учете.

Какие операции банк считает подозрительными

Банки контролируют корпоративные карты, чтобы не пропустить обналичку и другие незаконные операции. Внимание банкиров привлекают компании, которые через несколько дней после поступления денег на расчетный счет снимают их по корпоративной карте (Методические рекомендации, утв. ЦБ 21.07.2017 № 19-МР).

Многие банки устанавливают лимит, в пределах которого можно получать наличные с корпоративной карты. Например, 100 000 руб. в течение дня. Вводят лимит часто по всем корпоративным картам в совокупности. Подозрения банкиров вызывает ситуация, когда через карту часто снимают наличные в объеме, близком к суточному лимиту.

Рискованно получать наличные с карты ежедневно. Чтобы избежать вопросов со стороны банка, можно также следить, чтобы общая сумма наличных, которую сняли со всех корпоративных карт, была меньше 30 процентов от оборота по расчетному счету (Методические рекомендации, утв. ЦБ 21.07.2017 № 19-МР).

Усиленно контролируют новые компании, которым не больше двух лет, и организации с минимальной налоговой нагрузкой. То есть не более 0,9 процента от поступлений по счету (Методические рекомендации, утв. ЦБ 21.07.2017 № 18-МР).

Чтобы не привлекать внимание банка, выдайте работникам, которые используют карты, памятку. Покажите ее директору, если он снимает деньги с карты.

Компании иногда используют корпоративную карту, чтобы вносить через банкомат выручку. В этом случае комиссия меньше, чем если организация сдает выручку в банк. Иногда комиссия вообще отсутствует. Банки обычно не против таких операций. Это подтвердили опрошенные нами банкиры.

Памятка

Что нельзя делать с корпоративными картами

	Не снимайте наличные ежедневно.
	Не получайте наличные на сумму, которая близка к дневному лимиту банка _______________ руб. (впишите сумму лимита своего банка)
	Общий объем наличных, которые вы получили с карты в месяц, должен быть меньше _______ руб. (впишите сумму из расчета, чтобы общий объем полученных наличных со всех корпоративных карт составлял меньше 30 процентов к обороту по расчетному счету)
	Старайтесь не получать наличные в конце дня, а затем в начале следующего дня и в выходные.
	Всегда, когда есть возможность, оплачивайте покупки по карте. Не используйте ее только для того, чтобы получать наличные.
	Расходуйте деньги с карты только на хозяйственные, представительские и командировочные расходы.
	Оформляйте авансовые отчеты по тратам с корпоративной карты в течение ____________ рабочих дней с ________________ . (укажите, в какой срок работник должен отчитаться в соответствии с вашими внутренними документами, например положением о порядке использования корпоративных карт)

Что будет, если банк усомнится в законности операции

Банк запросит документы, если у него появятся подозрения. Это, прежде всего, авансовые отчеты и первичка по расходам. Часто требуют также документы, которые подтверждают уплату налогов, — декларации, платежки. Если документы не убедят банк, он откажется проводить операции по счету. В этом случае компанию включат в черный список ЦБ (п. 11 ст. 7 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ). Также банк может заблокировать Клиент Банк.

Оспорить действия банка сложно, поэтому лучше представлять банкирам документы по их запросу. Был случай, когда директор в течение месяца все поступающие от контрагентов деньги снимал через банкомат. Банкиры потребовали пояснить экономический смысл таких операций. Также запросили документы, в том числе договоры с контрагентами, бухгалтерскую отчетность. Компания не ответила, а направила платежку, чтобы перевести деньги на счет в другой кредитной организации. Банк отказался проводить платежку. Судьи решили, что банк прав. Ведь компания не представила пояснения и документы (определение Верховного суда от 26.02.2018 № 309-ЭС17-23391).

Еще один пример. Банкиры запросили у компании документы, в том числе авансовые отчеты и первичку, которые подтверждают целевое расходование наличных с корпоративной карты. Компания не передала эти документы. Банк решил заблокировать Клиент Банк. Отменить блокировку в суде компании не удалось (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 18.01.2018 по делу № А62-7871/2016).

Судьи поддержат компанию, если она представила документы в полном объеме, а банк не доказал, что операции по карте сомнительны (определение Верховного суда от 16.02.2018 № 310-ЭС17-22645).

Как учесть расходы с корпоративной карты, чтобы у налоговиков не было претензий

Компании оформляют корпоративные карты на конкретных сотрудников или неименные. К одному банковскому счету можно оформить несколько карт на разных сотрудников (п. 2.1 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П).

Советуем сразу утвердить положение о том, как работники должны использовать корпоративные карты (ч. 1 ст. 8 ТК). В нем пропишите в том числе и срок, в который работники должны сдать авансовые отчеты по расходам.

Удобно учитывать карты в специальном журнале, чтобы знать, у кого из сотрудников они на руках. Неименные карты безопаснее хранить в сейфе. Все корпоративные карты, которые есть в организации, учитывайте за балансом на счете 002 (п. 18 Методических указаний, утв. приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н).

Зачисление денег на карту еще не означает, что работник получил подотчетные. Деньги считаются выданными под отчет, когда сотрудник использует их — снимает наличные или тратит их на покупки.

Чтобы подтвердить расходы с корпоративной карты, работники должны сдать в бухгалтерию документы — чеки, квитанции на покупки, акты, счета-фактуры. Хорошо, если сотрудники принесут квитанции электронных терминалов — слипы. Эти документы подтвердят оплату с карты (письма Минфина от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65253, от 24.06.2016 № 03-03-06/1/36877). К слипам приложите кассовые чеки. Без них инспекторы могут снять расходы. Ведь в слипе может не быть реквизитов продавца и перечня товаров.

Если работник снял деньги с карты, это не расход компании. В этот момент деньги выданы сотруднику под отчет. Смотрите на примере, какие проводки составить по операциям с корпоративной картой.

Операции с корпоративными картами, которых лучше избегать

Не передавайте именные карты другим сотрудникам. Иногда директор хочет передать свою карту другому сотруднику, например заместителю. Это незаконно (Положение № 266-П). Для любой операции идентификацию должен проходить держатель карты. Банки обычно запрещают в договоре передачу именной карты.

Некоторые инспекторы говорят, что не снимут расходы только из-за того, что сотрудник расплачивался картой другого работника. Главное подтвердить документами расходы на командировку. Но нет гарантии, что ваши инспекторы тоже примут расходы в налоговом учете. Поэтому безопаснее перечислить деньги на карту работника либо снять деньги с корпкарты, внести в кассу, а затем выдать под отчет наличные.

Не выдавайте займы с корпкарты. Иногда директор выдает займы компании таким способом: зачисляет их через банкомат на корпоративную карту, которая привязана к расчетному счету.

Банкиры, которых мы опросили, считают, что так безопаснее не делать. Это не соответствует основному назначению корпоративных карт — оплачивать хозяйственные, представительские и командировочные расходы. Нормативные акты не запрещают проводить по корпоративной карте и другие операции (п. 2.5 Положения № 266-П). Но нестандартные операции привлекают внимание банка. Кроме того, ограничения на операции с картой могут быть в договоре с банком.

Безопаснее также не снимать деньги с корпоративной карты в счет возврата займа. Банкиры нам рассказали, что такая ситуация вызовет у них вопросы. Они могут посчитать, что директор фактически растрачивает имущество компании, когда использует деньги с карты не на расходы, а на другие цели. Безопаснее возвратить заем директору другим способом, например перечислить на его зарплатную карту.