Соберите с сотрудников эти служебки, чтобы обезопасить учет
- 1Две служебки, чтобы рассчитать суточные и подтвердить расходы на жилье
- Когда понадобятся. Образцы
- 2Служебка, чтобы налоговики не прицепились к вашим премиям
- Как составить
- 3Одна служебка, которая решит две проблемы
- Сотрудники не будут заправляться за счет компании, а налоговики не придерутся к расходам
- 4Простая служебка, чтобы списать расходы на чай, тортики и буфет
- Три важных реквизита
Мы собрали для вас образцы служебных записок от сотрудников. Они пригодятся, чтобы подтвердить командировочные, представительские и другие расходы. Распечатайте их и раздайте сотрудникам. Пусть пишут служебки по этим образцам. Так вы подстрахуетесь от претензий налоговиков.
Командировочные расходы
Суточные. Служебная записка подтвердит время, которое работник провел в командировке, дату отъезда и прибытия. На основании этого документа бухгалтер рассчитает суточные.
Раньше срок командировки сотрудники подтверждали командировочным удостоверением. Период определяли по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда. Теперь срок подтверждают проездными документами. Но когда работник отправляется в командировку на своей машине, таких документов у него нет. Поэтому документ для подтверждения размера суточных — это служебка. Как ее составить, смотрите на образце 1 ниже. После возвращения сотрудник сдает служебную записку одновременно с документами, которые подтвердят, что он действительно ездил на своем автомобиле. Например, путевой лист, чеки на бензин, парковку и платные дороги.
- Документы
Документы
Проследите, чтобы сотрудник приложил документы, которые подтвердят, что он действительно ездил на машине. Сгодятся чеки на бензин, платные дороги, парковки.- Маршрут
Маршрут
Проверьте, чтобы названия городов и время из чеков соответствовали периоду и маршруту командировки. Иначе налоговики могут снять расходы.- Время командировки
Время командировки
Сопоставьте даты отъезда и возвращения в служебке с датами в путевом листе. Если они не совпадают, это вызовет претензии налоговиков на проверке.
Распечатать образец • Скачать образец в формате Word
Расходы на проживание. Бывает, что подотчетник вписывает в авансовый отчет расходы на проживание, а документы к нему не прилагает. Объясняет это тем, что снимал квартиру, но хозяин отказался подписать договор и выдать расписку. В таком случае попросите работника написать служебку и в ней объяснить ситуацию. Образец 2 — ниже.
Служебная записка поможет подотчетнику получить больше денег, если ему компенсировали расходы на проживание без подтверждающих документов. Налоговый кодекс разрешает не удерживать НДФЛ с такой компенсации в пределах 700 руб. в день для командировок по России (п. 3 ст. 217 НК). А вот учесть в налоговых расходах оплату за жилье только по служебной записке нельзя (п. 1 ст. 252 НК).
- Причина
Причина
Пусть сотрудник напишет, по какой причине отсутствуют документы, подтверждающие расходы на жилье.- Сумма
Сумма
Проверьте, чтобы сотрудник указал сумму, которую потратил на проживание.- Документы
Документы
Попросите сотрудника предоставить любые косвенные доказательства, что информация в служебке не вымысел. Например, переписку или фотографии.
Распечатать образец • Скачать образец в формате Word
Расходы на оплату труда
Компании часто пишут в своих кадровых документах, что премия зависит от конкретных показателей работы сотрудников. Тогда чтобы обосновать размеры поощрительных выплат, понадобятся служебные записки. Иначе налоговики на проверке могут отказать в расходах.
Обычно такие служебки составляют начальники отделов. Они сообщают в записке о достижении работниками конкретных трудовых показателей или приводят расчет премии. Как ее составить, смотрите на образце 3 ниже.
Именно служебная записка — основание для приказа о премировании, который подписывает директор.
- Период
Период
Убедитесь, что сотрудник указал период, за который предлагает начислить премию. От этого зависит, как вам отражать выплаты в 6-НДФЛ.- Адресат
Адресат
Служебную записку пишут на имя директора. Это основание для руководителя подписать приказ на премию.- Расчеты
Расчеты
Проверьте показатели и расчеты, которые сотрудник привел в служебке. Если из-за ошибки переплатить премию, налоговики могут снять лишние расходы и оштрафовать компанию.- Расчеты
Расчеты
Проверьте показатели и расчеты, которые сотрудник привел в служебке. Если из-за ошибки переплатить премию, налоговики могут снять лишние расходы и оштрафовать компанию.
Распечатать образец • Скачать образец в формате Word
Расходы на материалы
Даже если сотрудник истратил в поездке слишком много бензина, списать его можно. Только потребуйте от работника служебную записку с причинами большого расхода. Она поможет в двух случаях.
Во-первых, на основании служебки директор примет решение, что делать с перерасходом топлива, если в компании есть свои нормы расхода. Если причина уважительная, директор составит приказ о списании. Если нет, потребует от сотрудника возместить ущерб.
Во-вторых, служебная записка поможет отстоять расходы перед налоговиками. Слишком большие траты на бензин вызовут подозрения проверяющих. Чтобы убедить налоговиков, что расходы не липовые, покажите им служебную записку от водител. Образец 4 — ниже.
- Причина
Причина
Попросите сотрудника подробно описать причину перерасхода бензина. От этого зависит, будет ли сотрудник возмещать ущерб.- Перерасход
Перерасход
Даже если в компании нет норм расхода, пусть сотрудник напишет служебку. Иначе налоговики решат, что расходы на бензин липовые.- Документы
Документы
Даже если в компании нет норм расхода, пусть сотрудник напишет служебку. Иначе налоговики решат, что расходы на бензин липовые.
Распечатать образец • Скачать образец в формате Word
Представительские расходы
Когда компания проводит мероприятия с длинной программой и большим количеством гостей, представительские расходы подтвердит отчет с приложением сметы и программы. Если это короткая встреча с контрагентом, можно так не заморачиваться. Достаточно служебной записки. Образец 5 — ниже.
Главное, чтобы сотрудник, который организовал переговоры, указал в служебке участников встречи, ее цель и приложил подтверждающие документы. Налоговики советуют указывать Ф. И. О., организацию и должность каждого участника. Если из служебки не будет ясна цель мероприятия, налоговики посчитают расходы необоснованными.
- Участники
Участники
Проконтролируйте, чтобы сотрудник перечислил участников встречи. Иначе налоговики снимут представительские расходы.- Программа
Программа
В служебке и документах не должно быть ссылок на развлекательные мероприятия. Такие расходы налоговики принимать отказываются.- Цель
Цель
Проверьте, чтобы работник указал деловую цель, с которой компания проводила эту встречу.
Распечатать образец • Скачать образец в формате Word
за правильный ответ
