Как выдать деньги под отчет
Подотчетные суммы можно выдать сотруднику наличными деньгами из кассы или при помощи банковской карты.
Если организация выдает сотруднику подотчетные суммы наличными, деньги для выдачи можно получить:
— с текущего банковского счета;
— за счет выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле или при получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк.
Это следует из положений пунктов 2 и 3 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У.
В бухучете в момент выдачи наличных денег под отчет сделайте запись:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 выданы сотруднику деньги под отчет из кассы. |
ПРИМЕР 2
Секретарю ООО «Альфа» Е.В. Ивановой поручено закупить для организации канцтовары (бумагу, ручки, степлеры и т. д.). На эти цели кассир на основании заявления Ивановой, подписанного генеральным директором, оформил расходный кассовый ордер и выдал сотруднице 4000 руб.
Выдачу денег под отчет бухгалтер компании отразил в учете такой записью:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
4000 руб. — выданы деньги под отчет Ивановой для покупки канцтоваров.
Сотруднику можно выдать корпоративную банковскую карту — ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций. Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной (п. 1.5, 2.5 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П).
Чтобы получить корпоративную карту, сотрудник пишет заявление. Денежные средства на карту зачисляются на основании приказа руководителя. Также желательно утвердить порядок использования корпоративной карты.
Банк может выпустить корпоративную карту как к обычному расчетному счету, так и к специальному карточному счету. Специальный карточный счет банк открывает организации на основании договора банковского счета (п. 1.12 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П).
Передача карты сотруднику — это еще не выдача самих подотчетных сумм. Суммы по дебету счета 71 отражайте в корреспонденции со счетами учета денежных средств в тот момент, когда сотрудник воспользуется картой (снимет с нее деньги или оплатит ею расходы).
Специальный карточный счет является отдельным, поэтому учет операций по нему нужно вести на отдельном субсчете к счету 55 (Инструкция к Плану счетов). Например, этот субсчет можно назвать «Специальный карточный счет». О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. В бухучете при этом делается такая запись:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный карточный счет» выданы сотруднику деньги под отчет. |
Если карта выпущена к обычному расчетному счету, проводка будет такая:
ДЕБЕТ 71 ДЕБЕТ 51 выданы сотруднику деньги под отчет. |
ПРИМЕР 3
Менеджеру ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву поручено купить для организации хозяйственные принадлежности (швабру, ведро, салфетки и т. д.). Для оплаты этих расходов 14 марта сотрудник получил корпоративную банковскую карту.
16 августа Кондратьев снял с карточного счета 2000 руб. Это подтверждает банковская выписка за этот день.
Бухгалтер «Альфы» отразил выдачу денег Кондратьеву 16 августа такой проводкой:
ДЕБЕТ 71 ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный карточный счет»
2000 руб. — выданы Кондратьеву деньги под отчет для приобретения хозяйственных принадлежностей в офис.
Подотчетные деньги можно перечислить на ту же банковскую карту, на которую перечисляете зарплату сотрудника. В законе запрета нет. Не установлена и ответственность за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата. К числу кассовых нарушений это тоже не относится (ст. 15.1 КоАП). Не имеет значения и вид карты, на которую перечислили подотчет, — зарплатная или личная банковская карта сотрудника.
Деньги можно перечислять на зарплатные и личные карты сотрудников, оплатить командировочные расходы и компенсировать документально подтвержденные расходы. Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». Кроме того, в платежном поручении укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.
Чтобы перечислить деньги на зарплатную или личную карту сотрудника, достаточно приказа руководителя или заявления от сотрудника с реквизитами счета, к которому привязана карта. К авансовому отчету сотруднику придется приложить документы, подтверждающие оплату зарплатной картой (письма Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781, от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
В унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм — наличными деньгами. Но организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета и предусмотреть в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными.
При оплате товаров, работ и услуг с помощью любой карты соблюдать лимит в 100 000 руб. не нужно. Лимит действует только для наличных расчетов в силу пункта 1 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У. Любая банковская карточка, в том числе и корпоративная, — электронное средство платежа, ее используют при безналичных расчетах (п. 1.5 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П).
