Заполните график отпусков на 2019 год с учетом последних изменений

За две недели до конца года составьте и утвердите график отпусков на 2019 год. Но прежде прочитайте статью, чтобы учесть все изменения. Например, многодетные родители теперь вправе сами решить, когда им идти в отпуск. Кроме того, Конституционный суд постановил, что неиспользованные дни отпуска сотрудников не сгорают. Мы узнали у чиновников Роструда, как компаниям учесть такие изменения в графике отпусков.

Что учесть, когда будете составлять график отпусков на 2019 год

По какой форме составить. Компания сама выбирает, по какой форме заполнять график отпусков. Есть два варианта — разработать свой бланк или использовать унифицированную форму № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). С 1 января 2013 года использовать форму № Т-7 не обязательно (информация Минфина № ПЗ-10/2012).

Кого включить. В графике отпусков укажите всех сотрудников, которые работают по трудовому договору, включая внешних совместителей. Этим работникам предоставляют отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы. Запросите у совместителя информацию о запланированном отпуске, чтобы вписать эти же даты в свой график.

Работников, с которыми заключили трудовой договор сроком до шести месяцев, в график включают не всегда. Только если в трудовом договоре есть условие о том, что сотруднику в этот период предоставляют отпуск (ч. 1 ст. 79 ТК). Есть еще одна категория работников, которых не требуется упоминать в графике. Это те, кто весь следующий год будет в отпуске по уходу за ребенком (разъяснения на сайте онлайнинспекция.рф от 09.01.2017).

Как определить даты отпуска. Работодатель вправе выбрать даты отпуска самостоятельно и не согласовывать их с сотрудниками при составлении графика отпусков (разъяснения на сайте Роструда онлайнинспекция.рф от 13.05.2016). Но делить отпуск на части компания вправе только по согласованию с работником (ст. 125 ТК).

Не всем сотрудникам работодатель вправе отказать в выборе дней отпуска. Есть работники, которые имеют право выбрать даты сами. Причем даже после того, как график отпусков утвердили. К таким работникам с 22 октября 2018 года относят родителей, у которых минимум трое детей (Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ).

Отпуск может начинаться с любого дня, даже с выходного. Помимо этого в графике отпусков можно не указывать точные даты, а вписать только месяц. Но чиновники из Роструда не рекомендуют так поступать (разъяснения Роструда на сайте онлайнинспекция.рф от 13.05.2016 ). Это неудобно для бухгалтера. В таком случае придется дополнительно решать вопрос, в какой именно день месяца сотрудник пойдет в отпуск. Ведь работодатель обязан уведомить работника за две недели до отпуска о предстоящем отдыхе (ч. 3 ст. 123 ТК). Будет проще, если сразу определите конкретную дату отпуска.

Чтобы облегчить сотрудникам задачу с выбором периода отпуска, скачайте таблицу с самыми выгодными месяцами в 2019 году.

Отправьте список и таблицу сотрудникам по электронной почте или опубликуйте их на корпоративном сайте. Назначьте срок, в течение которого работник должен прислать планируемые даты отпуска. Например, до 10 декабря. Надежнее обязать руководителей подразделений предоставить планируемые даты отпусков подчиненных.

Во-первых, руководитель проконтролирует, чтобы сотрудники, которые могут заменить друг друга, не пошли в отпуск одновременно. Во-вторых, проследит, чтобы сотрудники предоставили информацию в срок.

Сколько дней указывать в графике. Возможны ситуации, когда не ясно, сколько дней планируемого отпуска вписывать в график. Например, когда сотрудник отгулял отпуск авансом или, наоборот, у работника остались неиспользованные дни отпуска. В порядке заполнения унифицированной формы графика отпусков нет разъяснений, сколько дней указывать. Вы можете заполнить так, как удобно вам. Раз в законе этот вопрос не урегулировали, то оснований для штрафа нет.

Неиспользованные дни отпуска. По мнению Роструда, работодатель обязан при составлении графика учесть все неиспользованные дни отпуска сотрудника (разъяснения на сайте Роструда онлайнинспекция.рф от 29.10.2018).

Мы опросили чиновников из Роструда, но их мнения разделились. Одни считают, что в графике отпусков нужно указывать только те периоды, когда компания фактически планирует отпустить сотрудника в отпуск. Например, у сотрудника всего 35 дней отпуска с учетом неиспользованных. Но работодатель и сотрудник договорились, что в 2019 году работник будет отдыхать только 20 дней. Значит, эти 20 дней и нужно указать в графике.

Другие говорят, что следует вписать только дни отпуска, которые сотрудник заработал за год. Даже если у сотрудника 40 дней отпуска, указать нужно только 28.

Третьи говорят, что работодатель обязан указать в графике отпусков все дни неиспользованного отпуска. К примеру, у сотрудника 37 дней отпуска, значит, в графике планируйте отпуск на 37 дней.

На сайте Роструда онлайнинспекция.рф есть письменный ответ ведомства. Чиновники рекомендуют вписывать в график все дни неиспользованного отпуска. Если на проверке у трудинспекторов будут вопросы, компания сможет сослаться на сайт ведомства. Как заполнить график отпусков с учетом разъяснений на сайте Роструда, смотрите на образце 1.

Работодатель вправе настоять на том, чтобы сотрудник использовал помимо основного и дополнительного отпусков за год и дни не использованного ранее отпуска (ст. 124 ТК). Так считает Роструд (ответ на вопрос на сайте онлайнинспекция.рф от 06.12.2016).

Компания может сама выбрать для сотрудника дни отпуска, но делить его на части без согласия работника нельзя (ст. 125 ТК). Он вправе использовать отпуск полностью. Если работник согласен разделить отпуск, одна из его частей должна быть не менее 14 календарных дней за год. А остаток отпуска нужно использовать не позже чем в течение 18 месяцев после окончания того года, за который предоставляете отпуск (п. 1 ст. 9 Конвенции Международной организации труда № 132).

При составлении графика отпусков
работодатель обязан учитывать ранее
не использованные отпуска. Если даты
предоставления таких отпусков компания
не согласовала с работником,
их присоединяют к текущему отпуску.

МИХАИЛ КОШКИН,

начальник отдела анализа и юридического
обеспечения Государственной инспекции труда в Санкт-Петербурге

Штрафа не будет за то, что компания не предоставит остаток отпуска с согласия сотрудника в течение 18 месяцев (п. 2 ст. 9 Конвенции). Безопаснее в таком случае сохранять документы, которые подтвердят согласие сотрудника на переносы отпусков. Например, заявление на перенос или приказ.

При расчете дней отпуска учитывайте год с даты приема сотрудника, а не календарный. Например, человек приступил к работе 3 сентября 2018 года. Значит, нужно предоставить сотруднику отпуск продолжительностью минимум 14 календарных дней до 2 сентября 2019 года.

Если сотрудник не использует все дни отпуска, они не сгорают. Переносите неиспользованные дни отпуска до тех пор, пока человек их не отгуляет. Когда будете увольнять работника, заплатите компенсацию за все неиспользованные дни отпуска (постановление Конституционного суда от 25.10.2018 № 38-П). Как рассчитать количество неиспользованных отпускных дней.

Как писать в графике про дополнительный отпуск. Если у работника есть дополнительный отпуск, учтите его в графике отпусков. Например, у работников с ненормированным днем дополнительный отпуск три дня (ст. 119 ТК).

Когда работник хочет отгулять отпуск целиком, предоставьте основной и дополнительный отпуска вместе. Тогда в графике укажите 31 день, в случае если у сотрудника нет неиспользованных отпускных дней. Или разделите дополнительный отпуск, если сотрудник хочет отгулять частями.

Дополнительный отпуск предоставляют сотрудникам с вредными или опасными условиями труда на семь календарных дней (ст. 117, 119 ТК). Спортсменам предоставляют дополнительно еще четыре календарных дня и др.

Утверждение графика. Если составляете график отпусков по унифицированной форме № Т-7, заполните графы 1—6. Только после этого руководитель утверждает график. Документ согласовывают с выборным профсоюзным органом, если в компании он есть (ст. 123, 372 ТК). Помимо этого график подписывает руководитель кадровой службы. Образец 1 ниже.

Утвердить график в этом году нужно не позднее 17 декабря. Иначе компанию оштрафуют на 5000—50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). Роструд оценил этот вид нарушения в два балла. Поэтому только за это нарушение компанию не станут штрафовать по максимуму.

После утверждения графика ознакомьте с ним сотрудников, пусть поставят свою подпись. Расписаться можно на оборотной стороне графика. Другой вариант — завести журнал, в котором сотрудники будут расписываться при ознакомлении с внутренними документами компании.

Открыть подсказки

Распечатать образец

Как менять график в 2019 году

Менять даты отпуска в графике можно, только если на это согласен и работодатель, и сотрудник. Исключение — сотрудники, у которых есть право самостоятельно выбирать время отдыха. Они вправе менять даты своего отпуска, даже если работодатель против. Для этого сотрудники должны предоставить подтверждающие документы. К примеру, для внешних совместителей это копия приказа о переносе отпуска по основному месту работы.

Если сотрудник инициирует перенос отпуска, он должен написать заявление. Когда отпуск переносит работодатель, издайте приказ и попросите сотрудника его подписать. Так компания получит письменное подтверждение, что работник согласен на перенос. Помимо этого в графике отпусков укажите основание переноса отпуска — приказ компании.

Компании не обязаны указывать в графике
отпусков все неиспользованные дни отпуска,
которые накопил сотрудник. Впишите только
те периоды, когда планируете предоставить
сотруднику отпуск.

ИВАН ШКЛОВЕЦ,

заместитель руководителя Роструда

Скачайте заявление и приказ на перенос отпуска.

Внесите информацию об изменении дней отпуска в график. Для этого заполните графы 8 и 9 графика. Образец 2 — ниже.

Перенос отпуска на 2020 год оформляйте так же. Неиспользованные дни добавьте в график отпусков на 2020 год.

Как вписывать в график новых сотрудников, которые пришли на работу после утверждения документа, в законе не сказано. Компания вправе сама определить, как будет дополнять график. Лучше закрепить порядок во внутренних кадровых документах компании, например в правилах трудового распорядка.

На практике бухгалтеры действуют двумя способами. Первый способ — вовсе не заносить сведения о новичках в график. Этим компания не нарушает законодательство, ведь работника не было на момент составления графика. Второй способ — создать приложение к графику, в которое включать сведения об отпусках новых сотрудников.

Открыть подсказки

Распечатать образец

Рейтинг выгодных для отпуска месяцев в 2019 году

Место в рейтинге	Месяц	Разница с 50 000 руб.	Даты отпуска	Выплаты итого, руб.	Отпускные	Зарплата
	Май	3612,03	02.05—08.05	53 612,03	11 945,36	41 666,67
2	Июль	1075,79	01.07—07.07	51 075,79	11 945,36	39 130,43
2	Октябрь	1075,79	01.10—07.10	51 075,79	11 945,36	39 130,43
3	Апрель	581,72	01.04—07.04	50 581,72	11 945,36	38 636,36
3	Август	581,72	01.08—07.08	50 581,72	11 945,36	38 636,36
3	Декабрь	581,72	02.12—08.12	50 581,72	11 945,36	38 636,36
4	Сентябрь	40,6	02.09—08.09	50 040,6	11 945,36	38 095,24
5	Февраль	–554,64	01.02—07.02	49 445,36	11 945,36	37 500
5	Март	–554,64	01.03—07.03	49 445,36	11 945,36	37 500
5	Ноябрь	–554,64	05.11—11.11	49 445,36	11 945,36	37 500
6	Июнь	–1212,53	03.06—09.06	48 787,47	11 945,36	36 842,11
7	Январь	–2760,52	09.01—15.01	47 239,48	11 945,36	35 294,12

Объясните сотрудникам, какие дни отпуска выбрать в 2019 году

Отправьте коллегам таблицу с рейтингом месяцев, выгодных для отпуска. Еще вариант — распечатайте ее и повесьте в кабинете вместе с плакатом. Так работникам будет проще выбрать месяц для отпуска. Они будут меньше отвлекать вас от работы.