В чем отличие между оформлением разъездной работы и разовых поездок

Что с чем путают: сотрудники путают поездки по служебным делам с разъездной работой. Требуют возместить расходы на проезд, но у компании нет такой обязанности.

Главное отличие: компания, которая компенсировала расходы на поездку сотрудника по служебным делам, обязана удержать с этой суммы НДФЛ и начислить взносы. В таблице ниже — полный список отличий.

Критерий	Разовая поездка	Разъездная работа
Определение	Когда основной объем работы сотрудник выполняет в офисе, работа не считается разъездной. Не важно, что работнику приходится выполнять отдельные задания вне офиса. Например, бухгалтер отправился в инспекцию	При разъездной работе трудовая функция работника связана с поездками или свои обязанности сотрудник выполняет за пределами офиса компании. Например, водитель, курьер
Условие в трудовом договоре	Условие про разовые поездки работодатель может не вносить	Компания обязана прописать условия, определяющие характер разъездной работы (ч. 2 ст. 57 ТК)
Локальный нормативный акт	Не требуется вести перечень должностей сотрудников, которые изредка выезжают по работе	Если в компании есть сотрудники с разъездной работой, руководитель должен установить перечень таких работ и должностей в локальном акте
Возмещение расходов	Руководитель вправе возместить расходы, но не обязан этого делать (разъяснения на сайте Роструда онлайнинспекция.рф от 31.10.2018). При условии, что в трудовом и коллективном договорах нет такой обязанности	Компания обязана возместить расходы на проезд, аренду жилого помещения, суточные (ч. 1 ст. 168.1 ТК). Размер и порядок возмещения установите в локальном акте
Налоги и взносы	С компенсации расходов удержите НДФЛ и начислите взносы. В налоговых расходах учитывают, если обязанность возмещать такие расходы установили в трудовом или коллективном договоре (п. 25 ст. 255 НК)	Компенсацию подтвержденных расходов не облагают НДФЛ и взносами. Компания вправе учесть компенсацию в налоговых расходах (ст. 252 НК, письмо Минфина от 15.02.2017 № 03-04-06/8562)
Табель учета рабочего времени	Буквенный (Я) или цифровой (01) код	Буквенный (Я) или цифровой (01) код