Как сотрудники обманывают бухгалтерию. Коллекция махинаций

Редакция собрала коллекцию историй, в которых из-за махинаций работников с ресурсами и деньгами компании пострадала бухгалтерия. После каждой истории — рекомендации, как вычислить обманщика и пресечь дальнейшие злоупотребления.

Понятно, что работники не ставят перед собой цель насолить бухгалтерии. Они идут на махинации, если считают, что им недоплачивают, обижаются, что их давно не повышали в должности. Или видят, что за имуществом компании никто не следит. Доступ к деньгам компании невозможно получить в обход бухгалтерии, в итоге страдает и она.

История любви. Автолюбитель и заботливый отец прикипел к корпоративной машине

В чем риск. Как правило, руководитель компании ожидает, что бухгалтерия проверит путевые листы не только на правильность оформления, но оценит содержание. Иначе директор может решить, что бухгалтерия в сговоре с водителем.

Кроме того, испекторы на проверке сопоставят длительность маршрута и расход топлива. Если расход слишком большой, исключат затраты на бензин и пересчитают налог на прибыль. Если посчитают, что маршрут не связан с работой компании, тоже снимут расходы. Суды в таком случае на стороне налоговиков (определение ВАС от 30.08.2013 № ВАС-11880/13).

Как обнаружить. Заметить, что сотрудники используют автомобиль компании, чтобы ездить по личным делам, не сложно. Тщательнее проверяйте путевые листы, если резко выросли расходы на бензин, ремонт и мойку машины. Еще один признак — увеличилось время на доставку по одному и тому же маршруту. Например, раньше водитель успевал объехать семь точек за рабочую смену, а теперь заканчивает на час-полтора позже.

Как бороться. Во-первых, сообщите директору. Это защитит вас от обвинений в сговоре с водителем. Кроме того, чтобы предотвратить использование рабочего автомобиля в личных целях, можно практиковать внезапные проверки: периодически без предупреждения отправлять с водителем другого сотрудника. Для этого не обязательно нанимать нового работника. С водителем может поехать менеджер, которому вдруг срочно понадобилось завести клиенту документы.

Некоторые компании ставят на машины GPS, даже когда этого не требует закон. Так руководители видят, куда ездит машина, и замечают отклонения от маршрута.

Меняйте адреса доставки между водителями. Если кто-то настаивает на конкретном клиенте в определенный день, это уже подозрительный сигнал.

История путешествий. Командированный сотрудник участвовал в раскопках чужих чеков

В чем риск. Инспекция на проверке снимет расходы по фиктивным документам. Тогда по налогу на прибыль возникнет недоимка, придется заплатить штраф и пени. Если сотрудник не возместит расходы, то эти деньги будут считаться его доходом. На них надо будет начислить НДФЛ и страховые взносы. Кроме того, директор может предположить, что вы в сговоре с сотрудником.

Как обнаружить. Обратите внимание на сотрудников, которые приносят затертые, выцветшие или промокшие чеки. Лучше сообщить руководству, что эти документы опасно принимать к учету. Также вызывает подозрение, если сотрудники настаивают на конкретных гостиницах. Проверяйте подписи на подтверждающих документах, не подписывает ли разные чеки, квитанции и счета один и тот же человек.

Как бороться. Есть несколько способов предотвратить махинации сотрудников с подотчетными деньгами. Самый надежный — перевести расчеты в безналичную форму. Для этого заведите корпоративную карту, тогда все расходы будет видно в банковской выписке. Данный способ действует, если отправлять сотрудников в города. В сельской местности безнал есть не всегда, но и потратить деньги компании сложнее.

Попробуйте договориться с руководством, чтобы авансовые отчеты предварительно проверял непосредственный начальник, который направлял сотрудника в командировку.

История искусства. Талантливые менеджеры подрисовывали даты в документах

В чем риск. При расхождении в реквизитах первички у продавца и покупателя возможны проблемы и с контрагентами, и с налоговой. Придется проводить сверку чаще, исправлять документы и выдавать клиенту новый комплект документов. В любом случае это лишняя работа для бухгалтерии.

Нестыковки в датах счетов-фактур налоговая увидит на камеральной проверке. Бывает, что у покупателя счет-фактура относится к одному кварталу, а у продавца к другому. Тогда клиенту потребуется сдать уточненную декларацию. Проверяющие такое расхождение не пропустят. В худшем случае налоговая может решить, что сделка фиктивная. Так риск потерять ключевых клиентов выше, чем если бы мененджер сразу объяснил им, что поменять дату уже невозможно.

Как обнаружить. Расхождения чаще находят во время сверки с контрагентами. Прежде чем убирать в папку полученные от клиента документы, проглядите их еще раз и сопоставьте даты с другими документами по этой сделке. Иначе о подмене документов узнаете, только получив автотребование от ФНС.

Как бороться. Сообщите директору, что менеджеры подделывают документы. Чтобы предотвратить дальнейшие махинации сотрудников с документами, ограничьте круг лиц, которые имеют доступ к учетной программе. Установите запрет на редактирование данных в уже созданных документах. Поставьте надежные пароли и не давайте их никому.

При большом объеме продаж порекомендуйте руководству взять бухгалтера на реализацию. Тогда менеджеры не будут иметь доступ к первичке и будут получать только готовые пакеты документов для контрагента.

Определите в трудовых договорах и инструкциях ответственность лиц, которые подписывают первичку. Сотрудников нельзя штрафовать, но можно уменьшить премию. Договоритесь с директором, чтобы в положение о премировании включили условие о лишении премии за подделку документов.

История изобретений. Коммерческий директор выжимал из имущества компании двойную пользу

В чем риск. Расходы сотрудника «на себя» и членов семьи налоговая при проверке исключит. Тогда вырастет налог на прибыль, придется платить штраф, пени и сдавать уточненку (ст. 54, 75, 122 НК). Кроме того, если налоговики решат, что это доход человека, то необходимо будет начислить страховые взносы и заплатить НДФЛ.

Как обнаружить. Чтобы исключить ситуацию, когда сотрудник пользуется счетом компании как собственным кошельком, поручите секретарю, юристу или другому сотруднику проверить заключенные договоры. В приложениях к ним должны быть указаны конкретные автомобили, которые ремонтируют за счет компании. Покажите договоры на комплектующие к офисной технике специалисту, если не можете оценить сами.

Как бороться. Сравнивайте расходы на ТМЦ, услуги, обслуживание, связь с затратами прошлого периода. Если они резко выросли, выясните причину. Оцените стоимость товаров и услуг. Возможно, услуги подорожали или же добавились дополнительные опции. Например, в договоре на корпоративную мобильную связь сотрудник поменял себе условия тарифа.

Действенный способ предотвратить трату денег на себя — многоуровневый контроль. Чтобы в договорах не было лишних или необоснованных расходов, в крупных организациях существует ревизионная комиссия. В небольшой организации стоит ввести согласование договора несколькими сотрудниками. Пусть руководитель отдела контролирует расходы подчиненных. Установите правило работы с договорами и счетами в должностных инструкциях. Тогда работники будут тщательнее проверять документы по расходам своего отдела.