Бухгалтерский и налоговый резерв отпусков рассчитывают по‑разному

Что с чем путают: как рассчитывать резерв на оплату предстоящих отпусков в бухгалтерском учете, а как — в налоговом.

Главное отличие: в налоговом учете формирование резерва дело добровольное, а в бухгалтерском — это обязанность компании. Игнорировать опасно. Есть риск, что компанию оштрафуют за грубое нарушение учета доходов и расходов на 30 000 руб., а руководителя — на 10 000 руб. (ст. 120 НК, ст. 15.11 КоАП).

Различия	Налоговый учет	Бухгалтерский учет
Для чего создают	Чтобы равномерно распределить предстоящие расходы на оплату отпусков в течение года (п. 1 ст. 324.1 НК)	Чтобы на отчетную дату показать оценочное обязательство компании перед работниками по оплате предстоящих отпусков (п. 15 ПБУ 8/2010)
Кто формирует	Компании, которые считают налог на прибыль методом начисления и добавили в учетную политику условие, что создают резерв отпусков (п. 1 ст. 324.1 НК)	Все компании. Исключение — организации, которые имеют право применять упрощенные способы ведения бухучета (п. 3 ПБУ 8/2010)
Что пишут в учетной политике	Добавляют правило, что компания формирует резерв отпусков. Устанавливают способ резервирования, ежемесячный процент отчислений и предельную величину резерва. Можно составить шаблон расчета (сметы) ежемесячных отчислений в резерв как приложение к учетной политике (п. 1 ст. 324.1 НК, письмо Минфина от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147)	Устанавливают метод расчета резерва, периодичность его создания
Как считать	Процент ежемесячных отчислений считают как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда с учетом страховых взносов, в том числе на травматизм (п. 1 ст. 324.1 НК). Предполагаемую сумму расходов на оплату отпусков (предельную величину резерва) и предполагаемые расходы на оплату труда можно определять по данным предыдущего года. На последнее число каждого месяца считают отчисления в резерв как произведение процента ежемесячных отчислений на сумму фактических расходов на оплату труда с учетом страховых взносов. Эту сумму включают в расходы до тех пор, пока резерв, начисленный с начала года, не сравняется с предполагаемой годовой суммой отпускных. Когда сравняется, отчисления не делают	Порядок расчета резерва отпусков нормативными документами не предусмотрен. Можете использовать способы, которые рекомендовал Минфин (письмо от 20.05.2015 № 02-07-07/28998). Величину резерва считают как произведение количества неиспользованных дней отпуска на отчетную дату на среднедневной заработок с учетом страховых взносов на дату расчета резерва. Есть два способа рассчитать среднедневной заработок. Первый — определить заработок по каждому сотруднику. Второй — в целом по компании или по группам персонала. Например, отдельно считать среднедневной заработок для производственного и управленческого персонала
Периодичность отчислений в резерв	Ежемесячно (п. 1 ст. 324.1 НК, письмо Минфина от 31.10.2016 № 03-03-06/2/63372)	Резерв формируйте на отчетную дату, которую прописали в учетной политике: на последнее число каждого месяца, квартала или только на 31 декабря. Формировать резерв на последний день года вправе лишь те компании, которые представляют участникам только годовую бухгалтерскую отчетность (п. 15 ПБУ 8/2010)
Когда проводить инвентаризацию	Инвентаризацию резерва проводите на конец года. В течение года резерв не корректируйте (п. 3 ст. 324.1 НК, письмо Минфина от 23.08.2018 № 03-03-06/1/60144)	Проводите инвентаризацию резерва на конец года. Корректируйте резерв исходя из фактических обстоятельств на отчетную дату — учитывайте уже отгулянные и вновь заработанные дни отпуска, которые не были учтены при расчете предыдущего резерва (п. 23 ПБУ 8/2010)

Пример. Как рассчитать бухгалтерский и налоговый резерв на оплату отпусков

Компания указала создание резерва на оплату отпусков в налоговой учетной политике на предстоящий год, бухгалтерскую отчетность для участников формирует ежеквартально. В соответствии со штатным расписанием компании с 1 января будут работать три сотрудника:

— директор с окладом 50 000 руб.;

— главный бухгалтер с окладом 30 000 руб.;

— бухгалтер с окладом 20 000 руб.

Тариф взносов на травматизм — 0,2 процента. Совокупный тариф страховых взносов — 30,2 процента (22 + 2,9 + 5,1 + 0,2). Чтобы упростить пример, допустим, что на 1 января все сотрудники отгуляли отпуск за предыдущий год. На предстоящий год все работники запланировали 28 дней отпуска на октябрь — декабрь.

Как рассчитать налоговый резерв. Фактически сотрудники работают 11 месяцев в году, один месяц — отпуск. Предполагаемая сумма расходов на оплату труда — 1 100 000 руб. (100 000 ₽ × 11 мес.). С учетом страховых взносов — 1 432 200 руб. (1 100 000 ₽ × 1,302).

Предполагаемая годовая сумма расходов на отпуск — 95 563,14 руб. (100 000 ₽ : 29,3 дн. × 28 дн.). С учетом страховых взносов — 124 423,21 руб. (95 563,14 ₽ × 1,302).

Процент отчислений в резерв составил 8,69 (124 423,21 ₽ : 1 432 200 ₽ × 100%).

Предельная сумма резерва может быть равна предполагаемой сумме расходов на оплату отпусков или превышать ее. Например, на процент превышения в прошлом году.

Компания решила рассчитать предельную сумму резерва с учетом 10 процентов превышения в прошлом году — 136 865,53 руб. (124 423,21 ₽ × 1,1). Расчет налогового резерва отпусков смотрите в таблице ниже.

Расчет резерва на оплату отпусков в налоговом учете

Период	Фактическая сумма расходов на оплату труда с учетом страховых взносов, руб.	Сумма отчислений в резерв по отпускам, руб.	Сумма отчислений в резерв по отпускам нарастающим итогом, руб.
Январь	130 200 (100 000 ₽ × 1,302)	11 314,38 (130 200 ₽ × 8,69%)	11 314,38
<...>
Декабрь	130 200	11 314,38	135 772,56 (11 314,38 ₽ × 12 мес.)

Как рассчитать бухгалтерский резерв. Воспользуемся способом расчета среднедневного заработка в целом по компании, а не отдельно по каждому сотруднику. Расчет бухгалтерского резерва отпусков смотрите в таблице ниже.

Расчет резерва на оплату отпусков в бухучете

Отчетная дата	Среднедневной заработок по компании с учетом страховых взносов, руб.	Количество дней неиспользованного отпуска по всем работникам на отчетную дату, дн.	Сумма резерва по отпускам, руб.
31 марта	1481,23 ((100 000 ₽ × 1,302 ) : 29,3 дн. / 3 чел.)	21 (28 дн. / 12 мес. × 3 мес. × 3 чел.)	31 105,83 (1481,23 ₽ × 21 дн.)
30 июня	1481,23	42	62 211,66 (1481,23 ₽ × 42 дн.)

Еще три резерва, которые создают компании в бухучете

Резерв	Средние и крупные компании	Малые компании, которые ведут упрощенный учет
Резерв по сомнительным долгам	Да (п. 6 ПБУ 1/2008, п. 70 Положения, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н)	Да (п. 6 ПБУ 1/2008, п. 70 Положения, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н)
Резерв по снижению стоимости МПЗ	Да (п. 25 ПБУ 5/01)	Не обязаны (п. 25 ПБУ 5/01)
Резерв под обесценение финансовых вложений	Да, если устойчиво и существенно снижается стоимость вложений, по которым текущая рыночная стоимость не определяется (п. 38 ПБУ 19/02)	Резерв можно не создавать, если стоимость финансовых вложений трудно посчитать (п. 19 ПБУ 19/02, п. 10 информации Минфина № ПЗ-3/2012)