В 2019 году выдавайте шесть документов при увольнении

Какие документы выдавать при увольнении

Когда работник увольняется, в последний рабочий день ему нужно выдать не только трудовую книжку, но и бухгалтерские документы. Последние делятся на две группы:

1. выдаются по умолчанию,

2. выдаются по заявлению.

К первой группе относятся расчетный листок, выписки из СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, копия раздела 3 расчета по взносам, справка о сумме заработка за два года для расчета пособий.

Вторая группа включает справку 2-НДФЛ, справку о среднем заработке для службы занятости, документы, связанные с работой: приказ об увольнении, премировании, переводе и др. Не забудьте: справку 2-НДФЛ нужно выдать по новой форме. Укажите в ней выплаты с 1 января по дату увольнения включительно. Выходное пособие в справке не отражайте (письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118).

Если компания не выдаст все необходимые документы, придется возмещать материальный ущерб сотруднику и заплатить административный штраф в 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Что вписать в справку о зарплате

Бланк справки о заработной плате и других выплатах берите из приказа Минтруда от 30.04.2013 № 182н. В справку внесите сведения о сотруднике за текущий и два предыдущих года.

В разделе 3 отразите данные о выплатах, с которых начислены взносы на временную нетрудоспособность и материнство в пределах лимита.  В разделе 4 укажите количество календарных дней по каждому исключаемому периоду: временной нетрудоспособности, отпуску по беременности и родам и по уходу за ребенком.

Какие данные включить в выписки по данным персучета

В персучет входят СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и расчет по страховым взносам. Первые две формы сводные по всем сотрудникам, поэтому выдать их в виде полных копий нельзя. Дело в том, что разглашение информации третьим лицам – нарушение (ст. 7 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). За него компанию могут оштрафовать на 75 000 руб. Поэтому сделайте выписки из документов, в которые включите только данные по уволенному работнику.

Выписку из СЗВ-М выдайте сотруднику за последний месяц. За прошлые месяцы формировать выписку не нужно. Ведь сведения из отчета пенсионному фонду необходимы только для того, чтобы принять решение об индексации пенсии.

Что делать, если работник не пришел за трудовой?

Работники не всегда приходят за трудовыми книжками в день увольнения. Тогда компания обязана направить сотруднику по адресу регистрации уведомление, в котором просит прийти за трудовой книжкой или направить письменное согласие на ее отправку по почте. Как только организация направила такое уведомление, она не несет ответственности за то, что не выдала сотруднику документ. После того как сотрудник письменно попросит вернуть трудовую, организация должна передать ее в течение трех рабочих дней (ч. 6 ст. 84.1 ТК).

Бывает, что компания не может выдать трудовую книжку в день увольнения, если она хранится в головной организации, а работник трудится в обособленном подразделении. В этом случае Роструд рекомендует также направить сотруднику уведомление о необходимости забрать книжку или дать согласие на ее отправку почтой.