Что писать в трудовых книжках — новые выводы Роструда и образцы

Записи в трудовые книжки дистанционным сотрудникам

Если принимаете сотрудника на дистанционную работу, то договоритесь с ним об оформлении трудовой книжки. Закон разрешает ее не оформлять, даже если дистанционный работник только начинает трудовую деятельность (ч. 6 ст. 312.2 ТК). Но работник должен согласиться, что готов трудиться без записи в трудовой. Подтвердить стаж в будущем он сможет трудовым договором (ч. 2, 6 ст. 312.2 ТК).

Зафиксируйте на бумаге договоренность с дистанционщиком о том, что вы не делаете запись в трудовой книжке. Например, напишите об этом в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.

В законе не сказано, в какой форме договариваться с дистанционным работником — устно или на бумаге. Роструд разъяснил: компания вправе не вести трудовую книжку дистанционщика при условии, что с ним есть соглашение. Если документа нет, сотрудник должен представить трудовую книжку (доклад Роструда за IV квартал 2018 года). Он может передать ее в компанию лично или отправить по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312 ТК). Если сотрудник впервые выходит на работу, оформите его по общим правилам. Заполните трудовую книжку в течение семи календарных дней с даты, когда приняли дистанционного сотрудника на работу (Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

В Правилах ведения и хранения трудовых книжек не сказано, что писать о дистанционном характере работы в трудовой книжке (утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). Можете сделать обычную запись — как для постоянного работника. Образец 1 ниже.

Распечатать образец

Исправить ошибку в трудовой книжке можно дубликатом

Исправлять ошибки в трудовой книжке должен тот, кто их допустил. Но работник не всегда может обратиться к прежнему работодателю. Например, когда ликвидирована организация, где он работал. По просьбе сотрудника вы можете исправить записи, которые сделал предыдущий работодатель (п. 27, 28 Правил ведения трудовых книжек).

Есть случаи, когда ошибки в трудовой книжке исправляют дубликатом. Например, если запись об увольнении или переводе на другую работу признали недействительной уже после того, как новый работодатель написал в трудовой книжке о приме на работу. В этом случае выдайте сотруднику дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, которая признана недействительной (п. 33 Правил ведения трудовых книжек).

Заплатить за новый бланк должен работник. Роструд считает, что работодатель вправе требовать возмещения расходов на приобретение трудовой книжки, даже когда оформляет дубликат (доклад за IV квартал 2018 года).

Новую трудовую книжку оформляйте на обычном бланке. В верхнем правом углу титульного листа напишите «Дубликат». В разделе «Сведения о работе» в графе 3 сначала укажите общий стаж на прошлых местах работы, как на образце 2. Потом в хронологическом порядке сделайте записи о работе у каждого работодателя. В конце внесите запись о работе в вашей организации (п. 7.2 Инструкции). В этом же порядке оформляйте дубликат трудовой книжки, если она пришла в негодность. Например, испачкана или порвана.

Распечатать образец

Название отделов указывайте, если они есть в трудовом договоре

Когда переводите сотрудника на другую должность в том же отделе, прежде чем сделать запись в трудовой книжке, почитайте его трудовой договор. Если в нем указано структурное подразделение, продублируйте его в записи о переводе. Делать так рекомендует Роструд (доклад за IV квартал 2018 года).

Чиновники напомнили, какие условия о месте работы надо обязательно включать в трудовой договор. Структурное подразделение указывают, если работника принимают в филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение (ч. 2 ст. 57 ТК). В других случаях название отдела писать не обязательно.

При переводе работника на другую должность с ним подписывают дополнительное соглашение об изменении условий трудового договора. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки сделайте запись о том, что сотрудник работает на другой должности. Указывать отдел или нет, зависит от формулировки в трудовом договоре (абз. 3 п. 3.1 Инструкции). Образец 3 ниже.

Распечатать образец

Что написать в трудовой книжке, если предприниматель закрывается и увольняет сотрудников

Если предприниматель сворачивает деятельность и увольняет сотрудников, он обязан оформить приказ. В нем указывает основания для увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса. Роструд привел формулировку записи в трудовой книжке, которую понадобится сделать предпринимателю в этом случае (доклад Роструда от 31.01.2019). Образец 4 ниже.

Когда ликвидируется организация или предприниматель прекращает деятельность, трудовой договор расторгают со всеми работниками. Это касается в том числе сотрудниц в декрете и в отпуске по уходу за ребенком (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК). Роструд считает, что в такой ситуации у декретниц нет привилегий, их увольняют в общем порядке.

Работодатель обязан выдать сотруднику книжку в день увольнения. Но не всегда это возможно. Сотрудник может не прийти за трудовой или отказаться ее забирать. Чтобы избежать штрафа, направьте работнику уведомление. Попросите его прийти за книжкой или согласиться на то, чтобы вы отправили ее по почте. Если работник не ответит на уведомление, хранить книжку придется до тех пор, пока бывший работник не попросит ее вернуть (п. 43 Правил).

Распечатать образец