Все статьи номера
6
Март 2019года
Вокруг бухгалтерии
Автоматизация бухгалтерии

Какую работу МТС отдала бухгалтерам‑роботам и что в этом хорошего для бухгалтеров‑людей

Крупные корпорации передают бухучет роботам. Среди первопроходцев — ПАО «МТС». Главбух компании Алексей Дворецких рассказал, какую работу доверили роботам и почему бухгалтеры от этого выиграли.

Зачем понадобилось менять людей на роботов

Группа МТС состоит из большого количества компаний с различными направлениями бизнеса. Многие из них зачастую имеют специфичные программные продукты, которые исторически внедрялись разными людьми в разное время. Поэтому перенос данных из этих систем в единую учетную систему ERP всегда был головной болью. Много работы приходилось проводить вручную. К примеру, разносить платежи путем переноса данных из Клиент Банка в биллинг. На это уходили силы и время.

У нас нет задачи заменить роботами бухгалтеров. Цель — освободить их от рутинных операций

Нашей мечтой всегда была автоматизация монотонных ручных операций. Два года назад мы узнали, что на Западе эти задачи успешно решают с помощью специальных роботов. Конечно, это не металлический слуга, как в фантастических фильмах. Помощники виртуальные. Речь идет об RPA (robotic process automation), то есть «роботизированной автоматизации процессов» или «виртуальной рабочей силе». Фактически это дополнительный сотрудник, который проводит рутинные операции.

Появилась идея использовать таких роботов у нас. Сразу скажу, что у нас нет задачи заменить реальных сотрудников на роботов. Цель в том, чтобы освободить людей от рутинной работы. По сути, когда мы вкладываем деньги в RPA, то на самом деле инвестируем в наших сотрудников. Человек, с которого сняли не приносящую опыта и удовольствия операцию, может сосредоточиться на действительно важных делах. Он получает возможность профессионально расти. А робот лишь помогает ему не утонуть в рутине.

РАССКАЗЫВАЕТ АЛЕКСЕЙ ДВОРЕЦКИХ, главбух ПАО «МТС». Окончил аспирантуру Санкт-Петербургского государственного университета экономики и финансов. Кандидат экономических наук. В отрасли связи работает с 1998 года. Был заместителем главного бухгалтера в нескольких телекоммуникационных компаниях. В ПАО «МТС» с 2005 года, главбухом стал в 2012 году. В свободное время любит путешествовать. Помимо Европы много ездил по Северной и Южной Америке, Африке, Азии.

Как внедряли роботов

Первым делом мы исследовали, какие компании разрабатывают программы по роботизации бухучета и поддерживают их. Крупнейших игроков сейчас три — из США, Великобритании и Румынии. У каждого свои преимущества и недостатки. Мы встречались со всеми тремя компаниями, чтобы понять, какой вариант подойдет именно нам. В итоге выбрали британский продукт.

Мы уже научили роботов закрывать периоды, готовить акты сверки с контрагентами

Мы решили опробовать роботов на одном из самых сложных участков — биллинге. Это система сбора и анализа информации об использовании телекоммуникационных услуг, выставления счетов абонентам, обработки платежей. Раньше этим занимались люди. Получали выписки по операциям и реестры наличных платежей в текстовом виде, обрабатывали их, запрашивали дополнительную информацию у контрагентов и заносили в биллинговые системы. При этом использовали 57 расчетных счетов, три программы Клиент Банка и четыре различных формата данных. Это сложный и монотонный труд, в котором легко допустить ошибку. Поэтому именно его мы выбрали для тестирования.

Процесс настройки роботов под эту задачу занял у нас пять месяцев. Для начала нужно было собрать команду специалистов. Уже на этом этапе столкнулись с первыми сложностями — их просто не было на рынке. Поэтому искали заинтересованных бухгалтеров, айтишников, готовых обучаться и которым интересно что-то новое. В итоге сформировали единую сплоченную команду.

115
тысяч

платежей в месяц обрабатывает робот 

Второй проблемой оказались полномочия роботов в системах. Каждый человек, который работает в компании, имеет определенные права доступа. Раньше проблем с этим не возникало. Однако какой доступ можно предоставить роботам? Это вызывало вопросы, которые мы обсуждали со всеми заинтересованными подразделениями. Боялись утечек персональных данных и другой конфиденциальной информации. В итоге решили для роботов завести отдельные учетные записи с довольно высоким уровнем доступа.

Затем перешли к основному этапу. Изучали бизнес-процессы, меняли их и далее настраивали роботов. Не обошлось и без обучения сотрудников. В итоге пятимесячная работа дала, как мне кажется, отличные результаты. Робот автоматически выполнял все операции, которые ранее сотрудники делали вручную. При этом практически без ошибок. В среднем за месяц робот обрабатывает 115 тысяч платежей. Из них распознает более 93 процентов. Остальное уже вручную вносят сотрудники. Более того, если в исходных файлах от банков или структурных подразделений есть ошибки или неточности, робот сообщает о них.

Воодушевленные успехом, мы и дальше решили развивать наших роботов, чтобы помогать бухгалтерии. Уже научили их самостоятельно закрывать периоды, обрабатывать запросы справок 2-НДФЛ, находить несоответствия в документах, формировать акты сверок с контрагентами. В ближайшей перспективе планируем автоматизировать процесс сдачи отчетов в налоговую инспекцию.

Что касается сотрудников бухгалтерии, то они только рады таким изменениям. Отмечают, что стало больше времени на действительно важные задачи. Уходит ощущение рутинности работы в бухгалтерии — этим занят компьютер, которому все нипочем.

Схема 1. Как наша компания обрабатывала выписки банка до и после автоматизации

Почему роботы не смогли заменить главбуха

Робот отлично справляется с поиском ошибок, но не может пояснить инспектору показатели в декларации

По результатам нашей работы могу точно сказать, что присутствие роботов в бухгалтерии будет только увеличиваться. Да, сейчас такая технология доступна в основном крупным компаниям. Но роботы развиваются, становятся умнее, проще, дешевле. Уверен, что уже через несколько лет такой «невидимый» сотрудник будет по карману абсолютно любой компании. Уже сейчас фирмы, которые занимаются автоматизацией, предлагают типовые решения для бухгалтерии, которые можно бесплатно протестировать.

Роботы не только исполняют рутинные задачи, но и отлично находят ошибки, которые неизбежно появляются в процессе работы бухгалтерии. Они могут сверять огромные массивы цифр и сообщать бухгалтеру, если где-то нашли несовпадение. Мне запомнился один случай на демонстрации такого робота. Представитель компании специально испортил бланк с цифрами: ручкой нарисовал овал так, что он исказил итоговую сумму. Документ передали роботу. Он проанализировал итоговое значение и нашел ошибку. Робот самостоятельно исправил значение, и в базу попала корректная информация.

Исходя из опыта, который мы получили в ходе автоматизации нашей бухгалтерии, роботы хороши там, где необходимо переносить данные из различных систем либо вносить в учетную систему информацию, обновлять справочники, формировать отчеты и разнообразные формы.

Но при всех своих способностях текущее поколение роботов, по крайней мере в ближайшем обозримом будущем, не сможет полностью заменить человека. Роботы не обладают достаточным суждением и, к примеру, не смогут ответить на вопросы налогового инспектора или составить пояснения для руководства. Поэтому пока квалифицированным бухгалтерам беспокоиться не о чем: их работа остается востребованной и роботы им не конкуренты.

Схема 2. Чем робот лучше и хуже бухгалтера