Какие документы требовать от самозанятых, чтобы без риска списывать расходы

ФНС выпустила разъяснения, какие документы оформлять компаниям по сделкам с плательщиками налога на профессиональный доход (письмо от 20.02.2019 № СД-4-3/2899). Читайте, как налоговики предлагают действовать в пяти ситуациях.

Самозанятый выдал только чек

Работать с самозанятым можно без договора. Если услугу он оказывает организации впервые и всего один раз, будет достаточно устного соглашения в момент совершения сделки (п. 2 ст. 159 ГК). В этом случае подтверждением сделки станет оплата услуг.

В обычных случаях, чтобы учесть расходы компании, достаточно иметь документы, которые подтверждают платеж (п. 1 ст. 252 НК). Это могут быть платежное поручение, акт выполненных работ или расписка. Когда оплачиваете услуги самозанятого гражданина, подтвердить расходы можно только специальным чеком. Он формируется в мобильном приложении «Мой налог» или через уполномоченную кредитную организацию (ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ — далее Закон № 422-ФЗ).

Чек, который выдает самозанятый, не похож на чек ККТ. В нем содержатся уникальные реквизиты. Отметка о применении продавцом спецрежима — налог на профессиональный доход (НПД), QR-код и уникальный номер чека. Образец 1.

Открыть подсказки

Распечатать образец

Обязательные реквизиты в чеке — наименование услуги и ИНН заказчика. Компания обязана сообщить свой ИНН самозанятому. Чек с ошибочным идентификационным номером налогоплательщика или без него инспекция посчитает недействительным. Подтвердить расходы по такому чеку не получится.

Без чека, выданного в электронной форме или на бумаге, все выплаты самозанятому инспекция будет считать объектом обложения страховыми взносами и НДФЛ (ч. 1 ст. 15 Закона № 422-ФЗ, подп. 1 п. 1 ст. 419, подп. 1 п. 1 ст. 420 НК).

Бумажная и электронная формы чека равнозначны. Передать его организации самозанятый может в бумажном виде или отправить на электронный адрес. Хранить чек организация вправе в любом виде. Если инспекция попросит подтвердить расходы на услуги самозанятого, можно направить им электронную форму чека. Инспекция проверит чек по уникальному идентификационному номеру, который при оплате был присвоен ему ФНС.

Самозанятый не выдал чек

Самозанятый обязан передать чек организации в момент, когда получил деньги. Заплатить за услугу можно наличными или перечислить деньги на банковский счет самозанятого гражданина. При других формах безналичной оплаты самозанятый вправе сформировать и передать чек организации не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором организация с ним рассчиталась.

Если самозанятый работает через посредника, чек для подтверждения расходов организации не нужен. Подтвердить расходы можно так же, как при работе с обычным контрагентом. Например, подписанным актом выполненных работ и чеком ККТ, если посредник использует кассу.

Как быть организации, если чек самозанятый ей так и не передал. Чиновники в такой ситуации посоветовали пожаловаться на нарушителя через сервис «Обратиться в ФНС России» на официальном сайте налоговой службы (письмо ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899).

Инспекция оштрафует гражданина на НПД за невыданный чек. Он заплатит 20 процентов от суммы расчета, если нарушил закон впервые. Если нарушение повторится в течение полугода, штраф будет равен сумме, полученной за услугу (ст. 129.13 НК).

Чтобы заставить самозанятого выдавать организации чеки вовремя, напишите об этом в договоре. Определите размер штрафа, например 30 процентов, который он заплатит, если не передаст чек организации в установленный срок. Образец 3.

Самозанятый вернул деньги и аннулировал чек

Самозанятый может вернуть деньги, полученные от организации, и уменьшить доход в отчетном периоде (ч. 3, 4 ст. 8 Закона № 422-ФЗ). Корректировать сведения о доходах он может оперативно в мобильном приложении «Мой налог». В этом случае инспекция сразу же аннулирует чек.

Если плательщик профессионального налога вернул деньги, отразите это в учете. Подтверждать расходы аннулированным чеком нельзя. Инспекция проверит его по QR-коду. Данные о всех выданных и аннулированных чеках налоговики хранят в информационном ресурсе ФНС.

Обычный контрагент вдруг стал самозанятым

Предприниматель, с которым у организации заключен договор на оказание услуг, может поменять свой спецрежим на НПД в любой момент (ч. 3 ст. 15 Закона № 422-ФЗ). Переход на профессиональный налог не привязан к началу или концу отчетного периода.

Если ваш контрагент сообщил, что решил стать самозанятым, проверьте условия подписанного с ним договора. Не меняйте договор, если в нем нет ограничений для работы с контрагентом в новом статусе. Вписывать специальный пункт о том, что организация теперь сотрудничает не с предпринимателем, а с самозанятым, не нужно.

ФНС посоветовала внести изменения в договор, если стоимость товаров, работ или услуг в нем указана с НДС (письмо ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899). Так как самозанятые не платят НДС, если не возят товары из-за границы.

Предприниматели на спецрежиме тоже освобождены от уплаты НДС. Но при работе с организациями, которые заявляют НДС к вычету, они могут выдавать счета-фактуры. В этом случае размер НДС может быть прописан в договоре.

Чтобы убрать сумму НДС из договора, достаточно заключить с самозанятым дополнительное соглашение. В соглашении можно указать, что сумма НДС исключается из стоимости товаров, работ или услуг в связи с переходом на специальный налоговый режим. Образец 2.

Открыть подсказки

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

Контрагент из самозанятого превратился в обычного человека

Доходы самозанятого могут превысить 2,4 млн руб. Тогда он потеряет право работать на спецрежиме (ч. 2 ст. 4 Закона № 422-ФЗ). Если до перехода на НПД ваш контрагент не был ИП, рассчитываться с ним придется как с физическим лицом. То есть удерживать НДФЛ и перечислять взносы с выплат, которые сделаны после дня, когда он слетел со спецрежима.

Чтобы не пропустить день, когда самозанятый потеряет свой статус, внесите изменения в договор. Впишите в него пункт об обязанности самозанятого сообщать организации об утрате своего статуса. Образец 3 — ниже. Налоговики следят за лимитами доходов самозанятого через приложение «Мой налог». О том, что право на применение НПД утрачено, инспекция сообщит через приложение в день, когда самозанятый потеряет свой статус.

Открыть подсказки

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word