Оформляйте отпуска с учетом новых разъяснений Роструда — так правильно
Прочитайте эту статью, чтобы быть уверенными — в оформлении отпусков у вас полный порядок. Мы направили в Роструд официальные запросы по спорным ситуациям, получили ответы, делимся с вами готовыми решениями.
Отпуск на выходные — это нормально
Как привыкли считать. Наш опрос показал, что почти половина ваших коллег против двухдневных отпусков на выходные. Бухгалтеры думают, что это нарушение. Как относятся к этому вопросу проверяющие, мы выяснили в Роструде.
Что требует Трудовой кодекс. Кодекс позволяет давать работникам отпуск на выходные. Ограничение только одно — хотя бы одна часть отпуска должна быть как минимум 14 календарных дней (ст. 125 ТК). Оставшуюся часть ежегодного отпуска сотрудник вправе разделить на свое усмотрение, если работодатель согласен.
В то же время кодекс гарантирует, что у работника помимо выходных есть еще 28 календарных дней, свободных от работы. Если же предоставлять отпуск только по выходным, то это лишает человека законных дней отдыха. Поэтому Минтруд разъясняет, что такие отпуска незаконны (письмо от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754). При этом ведомство не против, если отпуск будет начинаться с выходного.
Что ответил Роструд. Чиновники сообщили, что ТК позволяет отпускать работников в отпуск на выходные (разъяснения — на сайте онлайнинспекция.рф от 23.01.2019). В этом случае закон на стороне работодателя, трудовые инспекторы не имеют права его оштрафовать.
Как действовать бухгалтеру. Если отпуск на выходные это не система, а разовый случай, то все в порядке. Другое дело, если отпусков с субботы по воскресенье в компании много. К примеру, сотрудники половину ежегодного отпуска берут только на выходные дни. Тогда инспекторы на проверке посчитают отпуска в выходные скрытой формой денежной компенсации. В этом случае они вправе оштрафовать компанию на 50 000 руб. Но на практике обычно сразу не штрафуют, а сначала выносят предупреждение — предлагают компании исправиться (п. 1 ст. 5.27 КоАП).
В компаниях, где много желающих оформить отпуск на выходной, лучше вписать ограничение в трудовой договор. Этот вариант законен по отношению к сотрудникам и устроит проверяющих. Идеальный вариант – когда работники отгуливают отпуска по выходным, если они часть отпуска, а не весь отпуск. К примеру, отпуск с пятницы по воскресенье. Запись, которую мы рекомендуем добавить в трудовой договор, — на образце. Роструд согласен с этой формулировкой (разъяснения — на сайте онлайнинспекция.рф от 05.12.2018).
Рассказывают коллеги
Рассказывают коллегиИстории о том, как в компаниях оформляют отпуск на выходные
1. В нашей компании обычно не берут отпуск в выходные. Чаще хотят оформить в рабочие дни перед или после праздников, чтобы продлить отдых.
2. Большинство сотрудников не в курсе, что вправе брать отпуск в выходные. Обычно о таком узнают с подачи руководителя. В нашей компании мы так не делаем.
3. Мы запрещаем брать отпуска короче недели. Бывает, работники хотят в отпуск на один-два дня. А мне возись потом с заявлениями, приказами. Нет, спасибо!
Работники вправе взять весь отпуск разом
Как привыкли считать. Почти треть опрошенных нами бухгалтеров считают, что компания вправе отказать сотруднику, который хочет отгулять весь отпуск сразу. В компаниях предпочитают давать работникам отпуск только по частям. Порой проблематично отпустить работника больше чем на две недели.
Что требует Трудовой кодекс. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК). По соглашению с сотрудником его можно разделить на части (ст. 125 ТК).
Что ответил Роструд. Компания обязана предоставить сотруднику весь отпуск сразу, если он отказывается делить его на части. Правило действует, даже если сотрудник отработал только полгода. Так ответил Роструд на вопрос наших читателей (разъяснения — на сайте онлайнинспекция.рф от 20.11.2018).
Дробите отпуска только в одном случае — если на это согласны и работник, и работодатель. Если сотрудник против, то предоставьте ему полный отпуск. Это правило работает и в том случае, если работодатель не согласен делить отпуск на части. В такой ситуации сотрудник не вправе настаивать. Ему придется отгулять все дни разом. Так считает Роструд (разъяснения — на сайте онлайнинспекция.рф от 20.11.2018). Но есть исключения — работники, которые вправе выбирать сами, когда и на сколько дней идти в отпуск. Например, работники, имеющие троих детей и более в возрасте до 12 лет. Весь перечень таких работников — ниже.
Как действовать бухгалтеру. Хороший вариант – получить письменное согласие работника, если оформляете отпуск меньше чем на 28 дней. Если этот отпуск не по графику, подойдет заявление. Одна из частей ежегодного отпуска должна быть как минимум 14 календарных дней.
Бывает, компании включают в локальный акт условие, что отпуск предоставляется только по частям. C точки зрения инспекторов, такое положение недействительно (разъяснения Роструда — на сайте онлайнинспекция.рф от 20.11.2018). Оно ухудшает права работника по сравнению с трудовым законодательством (ст. 8 ТК).
На заметку
Работники, которым закон разрешает брать отпуска в удобное время
| Женщины перед отпуском по беременности и родам или после него. Женщины по окончании отпуска по уходу за ребенком. Работники в возрасте до 18 лет. Сотрудники, которые усыновили ребенка в возрасте до трех месяцев. Один из родителей, который воспитывает ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет. Мужья в период нахождения жен в отпуске по беременности и родам. Работники, которые ранее были отозваны из отпуска, в части неиспользованной в связи с этим части отпуска. | Ветераны. Сотрудники, которые пострадали от радиационного воздействия вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне, катастрофы на Чернобыльской АЭС или аварии в 1957 году на производственном объединении «Маяк» и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча. Почетные доноры России. Герои труда, герои СССР и России, полные кавалеры ордена Славы. Супруги военнослужащих. Совместители в период отпуска по основному месту работы. |
Не обязательно учитывать мнение сотрудника о датах отпуска
Как привыкли считать. 74 процента ваших коллег считают, что компания обязана согласовывать даты в графике отпусков с сотрудниками. Нельзя просто взять и вписать даты по своему усмотрению. Не перестраховываются ли в этом случае компании, мы узнали в Роструде. Ответ чиновников узнаете дальше.
Что требует Трудовой кодекс. Работодатель утверждает график отпусков с учетом мнения профсоюзной организации (ст. 123 ТК). Работники компании должны идти в отпуск строго по графику. Отпуск можно перенести по соглашению между сотрудником и работодателем (ст. 124 ТК).
Что ответил Роструд. Работодатель вправе не учитывать мнение работников, когда составляет график отпусков. Но если в компании есть профсоюз, то график понадобится согласовать с ним. Так считает Роструд (разъяснения — на сайте онлайнинспекция.рф от 13.05.2016). Если в организации нет профсоюзного органа, работодатель вправе заполнить график отпусков самостоятельно. При этом компания может собрать с работников пожелания по датам, но выполнять их не обязана.
Как действовать бухгалтеру. Трудовой кодекс не требует собирать с работников предложения с датами отпусков для графика. Составить его компания вправе на свое усмотрение. Нужно лишь уведомить сотрудника о дате отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК). Для этого не обязательно вручать уведомления. Достаточно ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. Так считают трудинспекторы. Тогда работники сами должны будут следить за датами своего отпуска.
Кроме того, есть мнение, что знакомить сотрудника с графиком — обязанность организации (письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1). Так будет проще защититься в суде (решение Верховного суда Республики Коми от 15.06.2016 по делу № 21-428/2016, апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 04.10.2017 по делу № 33-3958/2017). К примеру, сотрудник посчитал, что работодатель не вправе самостоятельно определять даты отпуска. Но суд не согласился с работником, ведь компания ознакомила его под подпись с датой отпуска (определение Конституционного суда от 20.12.2018 № 3308-О).
Работодатель утверждает график отпусков
самостоятельно, если в компании нет профсоюзной
организации. При этом мнение работников
учитывать не обязательно.
У работодателя нет обязанности знакомить
работников с графиком отпусков под подпись
сразу после его утверждения. Но безопаснее
это сделать. Тогда работодатель вправе не уведомлять
сотрудника об отпуске за две недели до его начала.
обеспечения Государственной инспекции труда в Санкт-Петербурге
Рассказывают коллеги
Истории о том, как компании согласовывают даты отпуска
1. У нас нет никаких правил для отпусков. Разрешаем брать отпуск в любое удобное время. Сотрудники постоянно перерабатывают. Поэтому мы в таких вопросах всегда идем навстречу.
2. Следим только за тем, чтобы каждый работник отгулял хоть раз в году непрерывный отпуск в 14 дней. Остальные части, как получится.
3. Разрешаем делить отпуска на части. Но у нас в октябре и ноябре маленькая загрузка, поэтому обязываем работников минимум неделю отпуска отгулять в эти месяцы.
Работодатель вправе заставить работника пойти в отпуск
Как привыкли считать. Больше половины опрошенных бухгалтеров считают, что компания не вправе отправить сотрудника в отпуск без его желания. Дело в том, что и сотрудники, и работодатели часто не соблюдают график отпусков. Считают, что этот документ составляют для галочки, поэтому соблюдать его не обязательно. Так у работников годами копятся неиспользованные отпуска.
Что требует Трудовой кодекс. Соблюдать график отпусков должны и работодатели, и сотрудники (ст. 123 ТК). Компания вправе перенести отпуск работника с его согласия на следующий рабочий год в исключительных случаях. Но использовать отпуск нужно не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который отпуск предоставляется (ст. 124 ТК).
Что ответил Роструд. Работодатель вправе заставить сотрудника уйти в отпуск по графику. А в график компания должна включать все неиспользованные дни отпуска (разъяснения Роструда — на сайте онлайнинспекция.рф от 09.01.2019).
Если организация не включила все неиспользованные дни отпуска в график, то она не вправе принудить работника пойти в отпуск на эти дни. Отпуск не по графику возможен только по согласию сотрудника и работодателя (разъяснения Роструда — на сайте онлайнинспекция.рф от 14.05.2019).
Как действовать бухгалтеру. Объясните сотруднику, что просто так отказаться от отпуска, который значится в графике, нельзя. Для этого нужно получить разрешение директора. Если руководитель не согласен, то в отпуск пойти придется, даже если этого не хочется. Точно так же и руководителю нужно согласие работника, если решит не пускать в отпуск по графику.
Чтобы не копить трудоголикам неотгулянные дни, впишите их в график отпусков, когда будете составлять его на следующий год. Например, у работника на 2020 год 28 дней и 15 неиспользованных в 2019 году дней. В графике на 2020 год лучше учесть все 43 дня (разъяснения Роструда — на сайте онлайнинспекция.рф от 09.01.2019). Если в графике не указать все не использованные дни отпуска, то компания не вправе заставить работника их отгулять. Только если он сам захочет это сделать.
Работодатель вправе настаивать, чтобы сотрудник
отгулял отпуск по графику. Ведь не соблюдать
график можно только по соглашению
между руководителем и работником.
Государственной инспекции труда в Иркутской области
Рассказывают коллеги
Истории о том, как бухгалтеры составляют график отпусков
1. Ой, недовольный работник дорого обходится. Чтобы избежать этого, когда составляем график отпусков, стараемся всем угодить.
2. Заставляем руководителей отделов договариваться с подчиненными о датах отпуска. Получаем ответы и составляем график.
3. Обычно не следуем графику. Поэтому указываем произвольные даты, потом с сотрудниками в течение года договариваемся насчет отпусков не по графику.
Читайте также в новом номере о кадровых документах и работниках
