Лазейки, чтобы учесть расходы по неидеальным путевым листам

Нет отметок о медосмотрах

Есть компании, которые не ставят отметки о медосмотрах. Иногда можно избежать штрафа, если работник не прошел предрейсовый и послерейсовый медосмотры. В таком случае все равно заполните путевой лист, хоть и без отметок о медосмотрах. Ведь путевой лист может понадобиться компании и водителю.

В некоторых случаях компания может учесть расходы на топливо по путевому листу, в котором нет отметок о прохождении медосмотра. Не важно, что данные отметки являются обязательными реквизитами путевого листа. Речь про ситуацию, когда компания учитывает расходы связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника, который он использует в служебных целях.

Чтобы учесть расходы, компания должна подтвердить их реальность. Отсутствие отметок о медосмотрах еще не говорит о том, что поездка работника фиктивная. Помимо путевого листа компания может также представить другие документы, подтверждающие расходы (письмо Минфина от 09.02.2016 № 03-03-07/6701). Например, чеки, служебные задания, приказы, авансовые отчеты.

Использовать служебный транспорт может директор, менеджер или любой другой сотрудник, в обязанности которого не входит управление автомобилем. Например, бухгалтер на служебном автомобиле отправился в банк. Таким сотрудникам не нужно проходить медосмотры. Если будут споры с проверяющими, доказать свою позицию можно в суде (апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2018 № 33а-6141/2018).

А вот работники, которых наняли как водителей, обязаны проходить медосмотры (ст. 213 ТК, ч. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ). Проводить медосмотры можно разными способами. Например, заключить договор с медцентром, у которого есть лицензия на право освидетельствования водителей. Тогда медработник сможет принимать водителей либо в медцентре, либо в офисе компании. Крупные компании организовывают собственный медпункт. Проводить медосмотры может любой работник с медицинским образованием.

Если водитель, который перевозит пассажиров или грузы, не пройдет предрейсовый или послерейсовый осмотр, ГИБДД и Минтранс вправе оштрафовать компанию на 30 000 руб. (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП).

Нет отметки о техосмотре

Есть лазейка и на случай, если в путевом листе не поставили отметку о техосмотре. Некоторые проверяющие считают, что организации, которые используют легковые автомобили для своих нужд, не обязаны проводить техосмотр. Есть и судебная практика в пользу организаций (определение Верховного суда от 22.04.2016 № 301-КГ16-3321). Судьи считают, что компании обязаны ставить отметки о техосмотре только при перевозке грузов или пассажиров.

Один лист на несколько рейсов

Минтранс издал приказ, что с 1 марта 2019 года путевой лист нужно оформлять на один рейс или одну смену, если на нее приходится несколько рейсов (приказ от 21.12.2018 № 467). Документооборот у многих компаний вырос в разы. Ранее можно было оформлять путевой лист на срок от одного дня до месяца. Водитель мог ездить в разные рейсы и смены и использовать один путевой лист.

Но некоторые компании продолжают оформлять путевые листы по старинке. То есть указывают в одном путевом листе несколько рейсов или смен. Проверяющие не станут придираться к таким путевым листам. И вот почему. Новые правила Минтранса наделали много шума, компании стали возмущаться и задавать вопросы. Тогда ведомство опубликовало письмо с послаблениями (письмо Минтранса от 04.04.2019 № Д3-514-ПГ). В нем чиновники разъяснили, что компании вправе оформить один путевой лист на несколько рейсов. Это при условии, что при каждом рейсе будут стоять показания одометра, даты и время выезда и заезда транспортного средства на парковку, отметки техосмотра и медосмотров. Кроме того, нельзя менять сведения о ранее внесенных рейсах.

Таким образом, если компания предусмотрит в форме путевого листа возможность вносить все обязательные реквизиты при каждом рейсе, можно оформлять один путевой лист на несколько рейсов или смен.