Что делать, если пособие выплатили по ошибке
В этом случае подайте документы на выплату пособия в отделение ФСС в рамках пилотного проекта. Ту часть пособия, которую фонд должен выплатить напрямую, попросите сотрудника вернуть. Скорректируйте бух-учет, а при необходимости — налоговый.
Если организация ошибочно выплатила больничное пособие, хотя в регионе уже действует пилотный проект, то возместить эти расходы из ФСС не удастся. Это ошибка по вине организации, а не фонда. Фонд не обязан уведомлять о том, что в субъекте России действует пилотный проект. Такого требования нет в законодательстве. Данное правило действует в той части пособия, которую организация выдала за счет средств ФСС.
Как поступить в сложившейся ситуации? Порядок действий такой.
Шаг 1. Подайте в фонд сведения и документы для начисления выплаты. Возможно, придется отправлять сотрудника в медучреждение за дубликатом больничного листа. Ведь сейчас в листке заполнены строки «За счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации» и «Итого начислено». А в рамках пилотного проекта эти строки работодатель не заполняет. Пособие назначает и рассчитывает ФСС. Уточните в своем отделении фонда, примут они такой больничный лист или нет.
Шаг 2. Попросите сотрудника вернуть ошибочную выплату — в кассу или на банковский счет организации. Либо удержите деньги из зарплаты с его согласия. Если по какой-то причине сотрудник против удержаний, то взыскать переплату можно только через суд. Кроме того, работодатель вправе простить излишне выплаченные суммы и не удерживать (не взыскивать) их с сотрудника (ст. 240 ТК).
Шаг 3. Скорректируйте бухучет — переведите задолженность со счета 69 на счет 73 или 76 (если человек уже уволился).
Шаг 4. Пересчитайте ранее начисленные взносы и подайте в налоговую инспекцию уточненный расчет.
Дальнейшие действия зависят от того, вернул сотрудник деньги или нет.
Сотрудник вернул деньги. Страховые взносы на ошибочные выплаты начислять не нужно. Раз человек вернул деньги, то выплаты как таковой в итоге не было. А потому нет и объекта обложения взносами. И не важно, вернул сотрудник деньги добровольно или же организация взыскала их с него.
Ошибочно выданные суммы НДФЛ также не облагаются. Но так как при выдаче больничного пособия вы удержали НДФЛ, в результате возврата возникнет переплата по налогу на сумму ранее удержанного. Но только с той части пособия, которую вы выдали за счет ФСС. НДФЛ с суммы пособия за первые три дня болезни сотрудника начислен правомерно (п. 1 ст. 217, п. 1 ст. 209 НК).
Налогооблагаемую прибыль на сумму ошибочной выплаты не корректируйте. Данные суммы вы в расходах не учитывали. Значит, и возврат денег на доходы организации не влияет. Не надо корректировать базу и на сумму пособия за первые три дня болезни сотрудника. Эти расходы вы учли при расчете налога на прибыль правомерно.
Сотрудник не вернул деньги, и организация не взыскивала с него. В этом случае начислите страховые взносы с невозвращенной суммы. Сотрудники контролирующих ведомств посчитают такую выплату начисленной в рамках трудовых отношений. Правда, есть основания не начислять взносы. Но используйте этот подход, только если готовы отстаивать его в суде.
Дополнительно НДФЛ не начисляйте. Вы уже удержали налог, когда выплачивали пособие.
При расчете налога на прибыль ошибочно выплаченные сотруднику и не возвращенные им (не взысканные с него) суммы не учитывайте. Они не относятся к экономически оправданным расходам (п. 1 ст. 252, п. 16 ст. 270 НК). Базу по прибыли скорректируйте только на сумму доначисленных страховых взносов.
Есть и еще один способ — доказать в суде, что ошибка компании носит формальный характер. Если решите возместить деньги через фонд, он, скорее всего, откажет. Спор можно будет решить только в суде (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 12.09.2018 по делу № А72-17070/2017).
