Какие документы составить

С туроператором или турагентом оформите договор о реализации туристского продукта. В нем ваша компания называется «Заказчик» или «Покупатель». Договор можете составить на бумаге или в электронной форме. Минфин согласен, что для учета затрат форма договора значения не имеет (письмо от 25.01.2019 № 03-03-06/1/4054).

Сведения о туристах и купленных турах обычно приводят в приложении к договору. Многие турфирмы называют его листом бронирования. Убедитесь, что в Ф. И. О. ваших работников и других сведениях о них нет опечаток и неточностей.

Для подтверждения расходов на покупку путевки достаточно договора с туроператором или турагентом. В договоре или приложении к нему турфирма обычно указывает Ф. И. О. и даты рождения туристов, перечень предоставляемых услуг, даты поездки и общую цену договора. Если эти сведения есть, требования Налогового кодекса к подтверждению данных затрат можно считать выполненными. Поэтому составлять дополнительные документы не требуется.

В некоторых компаниях дополнительно оформляют приказ. Он пригодится для урегулирования возможных споров с персоналом. В приказе директор утверждает список работников, которых решили поощрить. Ознакомьте их с содержанием приказа под роспись. Так вы подстрахуетесь от риска, что впоследствии сотрудник откажется от купленного для него тура.

Проверьте, чтобы на период поездки работнику был предоставлен отпуск и в табеле стояла соответствующая отметка. Вид отпуска значения не имеет. Это может быть ежегодный оплачиваемый или дополнительный отпуск либо отпуск без сохранения зарплаты. Если же, судя по документам, сотрудник продолжает работать, налоговики вправе исключить расходы на оплату путевки.