Пример, как пересчитывать отпускные, если сотрудник заболел в отпуске

Не пересчитывайте отпускные, если сотрудник продлил себе отдых из-за больничного. Скорректировать сумму понадобится, когда работник вышел из отпуска по плану, но принес больничный. Как это сделать, смотрите на конкретном примере.

Предположим, что сотрудник вышел на работу после отпуска и принес больничный. Кроме того, работник предоставил заявление о переносе отпускных дней на другой период (ч. 1 ст. 124 ТК).

Если сотрудник из-за болезни переносит отпуск на другие дни, образуется переплата. Компания вправе удержать ее из зарплаты с согласия работника (ст. 137 ТК, разъяснения Роструда на сайте онлайнинспекция.рф от 21.08.2018). Но можно удержать не больше 20 процентов от зарплаты после вычета налогов (письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852).

Корректировать НДФЛ и взносы за период, когда компания выплатила отпускные, не нужно. Компания уменьшит зарплату на излишне выплаченные отпускные и начислит на результат НДФЛ и взносы. Если уже успели включить отпускные в отчетность, подавать уточненки 6-НДФЛ и расчета по взносам не нужно. Ведь компания рассчитала налог и взносы верно. Скорректируйте базу в отчетах за тот период, в котором компания пересчитает выплаченные отпускные (письма Минздравсоцразвития от 28.05.2010 № 1376-19, ФНС от 24.05.2016 № БС-4-11/9248).

Пример. Как пересчитать отпускные из-за болезни

Сотрудник взял отпуск на 14 дней — с 18 до 31 июля. За расчетный период работник заработал 600 000 руб. (50 000 ₽ × 12 мес.). Исключаемых периодов не было. Бухгалтер рассчитал отпускные так: 23 890,72 руб. (600 000 ₽ : (29,3 дн. × 12 мес.) × 14 дн.). Но с 22 по 24 июля сотрудник болел. Эти три отпускных дня перенесли на сентябрь. То есть компания должна пересчитать отпускные за июль. Сотрудник был в отпуске 11 дней вместо 14. Значит, отпускные составят 18 771,28 руб. (600 000 ₽ : (29,3 дн. × 12 мес.) × 11 дн.). Компания переплатила работнику 5119,44 руб. (23 890,72 – 18 771,28). Работник согласился вернуть переплату.

Бухгалтер в августе удержит из зарплаты работника переплату. Можно удержать не более 8700 руб. ((50 000 ₽ – (50 000 ₽ × 13%)) × 20%), значит, всю сумму переплаты — 5119,44 руб. (5119,44 < 8700). Для этого бухгалтер сторнирует излишне начисленные отпускные:

ДЕБЕТ 20 (26, 44 ...) КРЕДИТ 70

сторнировали переплату отпускных.

После сторнирования уменьшится база по НДФЛ и взносам на 5119,44 руб. Бухгалтер рассчитает их после вычета переплаты.