Краснодарский бухгалтер придумал памятки, которые подружили подотчетников с первичкой
Бухгалтеру Андрею Коваленко больше не нужно по сто раз объяснять своим подотчетникам, какую первичку от них ждать. Он разослал им короткие памятки. Андрей потратил на них месяц, а вы можете использовать прямо сейчас.
АНДРЕЙ КОВАЛЕНКО — старший специалист отдела бухгалтерского и налогового учета, ведет учет реализации, дебиторки и подотчетных. Получил три высших образования: техническое, юридическое и экономическое. Начинал в налоговой техническим специалистом, а затем перешел в коммерческую организацию. Воспитывает троих детей.
Я уже два года работаю с подотчетниками и знаю, сколько надо терпения, чтобы собрать правильную первичку. Мне всегда его хватало. Но потом наступило 1 июля 2019 года, и терпение кончилось.
С июля поменялись правила оформления кассовых чеков и БСО, но к этому времени не все магазины успели купить новые кассы и перепрограммировать старые. Продавцы отказывались выдавать онлайн-чеки либо продолжали выдавать документы со старыми реквизитами, подотчетники несли их нам.
Бухгалтерия браковала первичку. Работники протестовали. Начался период подотчетно-чековой лихорадки:
— Вы два года подряд без разговоров возмещали мне расходы на гостиницу по таким же квитанциям и бланкам. Что вдруг стало не так?!
— Какая вам разница, чек онлайн или не онлайн? Сумма в нем есть, название товара есть!
— Я далек от изменений в законах и принес тот чек, БСО, который мне выдали в магазине!
Приходилось выслушивать протестующих и объяснять, что не так с документами. Но и это было не самое страшное.
Подотчетники были недовольны и жаловались руководству. Директор спрашивал, кто виноват и сколько это еще будет продолжаться. Но бухгалтер не придирается к людям, а старается защитить компанию от налоговых рисков.
В какой-то момент руководству стало понятно, что положение о командировочных расходах не содержит в себе все ответы на вопросы подотчетников. Кроме того, в положении сплошной текст, никто его не читает, а значит, не соблюдает. На очередном совещании приняли решение как-то повлиять на ситуацию и подготовить для подотчетников памятки. Ведь в наше положение о подотчетных, как и в любую другую локалку, люди заглядывали один раз: чтобы расписаться, что ознакомились. Ответы на свои вопросы они искали не в положении. Им проще было прийти в бухгалтерию или напрямую к руководству.
Решили, что в памятках не будет общих формулировок и терминов, понятных только людям с экономическим образованием. Памятки будут короткие, наглядные и понятные. Разберется даже секретарь. Руководство дало добро и месяц срока, чтобы сделать эту работу.
В ноябре будет три месяца, как подотчетники пользуются нашими памятками. Мы разослали их всем по почте и периодически досылаем новичкам. Понятно, что искоренить ошибки на 100 процентов невозможно. Но точно могу сказать, что и мне, и сотрудникам стало проще работать. Подотчетно-чековая лихорадка утихла.
Вы тоже сделали памятки для подотчеников? Поделитесь с коллегами. Автору лучшей подборки — приз.
