На счете 19 скапливается дебетовое сальдо. Что делать?

Ситуация 1. Контрагент не выдал счет-фактуру

Поставщик отгрузил компании товары на 120 000 руб., в том числе НДС — 20 000 руб. (120 000 ₽ × 20 : 120). Но счет-фактуру не выставил. Спустя какое-то время покупатель по выписке из ЕГРЮЛ узнал, что поставщик ликвидировался. На счете 19 повисло дебетовое сальдо.

Решение. Принимать к вычету НДС без счета-фактуры запрещено (письмо Минфина от 27.08.2019 № 03-07-11/65748). Остается только один вариант — списать налог в затраты. Для этого используйте счет 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Расходы, не учитываемые при налогообложении». Проводка в бухучете будет выглядеть так:

Чтобы избежать подобных ситуаций, тщательнее проверяйте потенциальных контрагентов. Кроме того, предусмотрите в договоре пункт о том, что продавец обязан передавать покупателю первичные документы и счет-фактуру. Оговорите конкретные сроки. Установите неустойку за нарушение этого условия. Такие обязательства дисциплинируют партнера и будут дополнительным аргументом в случае споров.

Ситуация 2. Бухгалтер забыл заявить вычет

Компания приобрела партию товаров. Все условия для вычета выполнены, в том числе есть счет-фактура. Но бухгалтер попросту забыл заявить вычет. Входной налог так и остался на дебете счета 19.

Решение. Если прошло не более трех лет с даты, когда приняли к учету приобретенные товары, работы или услуги, то вычет можно перенести. То есть налог достаточно принять к вычету в текущем квартале. Исключение — вычеты, которые не перечислены в пункте 2 статьи 171 Налогового кодекса. Например, нельзя переносить вычеты в случае, когда НДС предъявлен по расходам на командировки, при передаче имущества в качестве вклада в уставный капитал или оплачен в качестве налогового агента (п. 1.1 ст. 172 НК). Единственная возможность заявить такие вычеты — сдать уточненную декларацию по НДС. Это также возможно только в пределах трех лет.

Когда трехлетний срок уже прошел, переносить вычет нельзя. Подавать уточненную декларацию тоже поздно (п. 2 ст. 173 НК). Дебетовый остаток по счету 19 спишите в состав прочих расходов.

Ситуация 3. Подотчетник предоставил чек с выделенной суммой НДС

Сотрудник компании отправился за канцелярскими принадлежностями для офиса. Чтобы оплатить покупку, бухгалтер выдал сотруднику деньги под отчет. Онлайн-чек с выделенным НДС сотрудник принес, а вот счет-фактуру не представил.

Решение. Вычет НДС без счета-фактуры невозможен. Ситуация с подотчетником — не исключение. Чиновники против такого вычета (п. 6, 7 ст. 168 НК, письмо Минфина от 26.03.2019 № 03-07-09/20252). Раз так, придется списать входной налог на прочие расходы. Поступайте так же, как и в ситуации 1.

Когда отправляете подотчетника за товарами для нужд организации, выдавайте ему доверенность на приобретение материалов. Это позволит избежать проблем с вычетом. В таком случае продавец отразит в чеке наименование и ИНН компании-покупателя. Организация получит от поставщика счет-фактуру и сможет принять входной налог к вычету.

Ситуация 4. Представительские расходы превысили лимит по налогу на прибыль

Компания провела переговоры с потенциальным покупателем. Для этого потратилась на деловой обед и такси для партнеров. Расходы для целей налога на прибыль приняли частично, так как они превысили 4 процента от фонда оплаты труда (п. 2 ст. 264 НК). НДС по таким расходам также необходимо принимать к вычету в пределах норм. То есть только с той части расходов, которые можно учесть при расчете налога на прибыль по нормативу (п. 7 ст. 171 НК). Из-за этого на счете 19 на конец квартала сформировался остаток.

Решение. Дождитесь окончания следующего квартала. Лимит может вырасти из-за увеличения фонда оплаты труда. Значит, получите возможность принять к вычету больше НДС. Но помните, что добирать таким образом вычет можно только до конца календарного года, в котором были представительские расходы. Это связано с тем, что налоговый период по налогу на прибыль — год (ст. 285 НК).

Ситуация 5. Счет-фактура поступил в бухгалтерию с опозданием

Компания приобрела товары и поставила их на учет 28 декабря. Счет-фактуру компания получила 18 января, то есть уже в I квартале 2020 года. В строке 1 счета-фактуры поставщик указал дату документа — 28 декабря. Квартал уже кончился, а на счете 19 осталось дебетовое сальдо.

Решение. В этой ситуации действует правило: если счет-фактуру получили, когда квартал уже закончился, но срок сдачи декларации по НДС еще не наступил, вычет можно заявить в том квартале, в котором приняли товары на учет. Срок сдачи декларации за IV квартал 2020 года — 27 января, так как 25 января выпадает на субботу. Поэтому бухгалтер вправе зарегистрировать счет-фактуру в книге покупок за IV квартал (п. 1.1 ст. 172 НК).

Счет-фактуру получили уже после того, как прошел срок сдачи декларации? Вычет вы вправе заявить только в следующем квартале. К примеру, если получили документ после 27 января 2020 года, то примите налог к вычету в I квартале.