Когда начислять НДФЛ в бухучете, чтобы не пришлось ничего пояснять налоговикам
- 1 Дата дохода по заработной плате не совпадает с днем удержания НДФЛ
- Когда в таком случае делать проводку по НДФЛ, смотрите на примере
- 2 Если дата дохода — день выплаты, в этот день удержите и НДФЛ
- ЭПроводку по НДФЛ сделайте в тот же день
- 3 НДФЛ с материальной выгоды рассчитайте в тот день, когда возник доход
- А удержите при ближайшей выплате. Тогда же сделайте в бухучете и запись по НДФЛ
- 4 Дата уплаты НДФЛ зависит от того, с какой выплаты вы удержали налог
- Но в любом случае проводку на уплату НДФЛ сделайте одновременно с выплатой
Благодаря форме 6-НДФЛ налоговики каждый квартал получают данные о НДФЛ и вносят их в карточку расчетов налогового агента. При сверке расчетов инспекторы показывают в акте данные из карточки. Бывает, что в акте сверки налоговики указывают одну сумму НДФЛ, а по данным бухучета компании сумма другая. Причина — бухгалтеры неправильно определяют дату, когда в бухучете нужно сделать проводку на сумму НДФЛ.
Когда сделать проводку по НДФЛ по зарплате
Бухгалтерский учет НДФЛ вы ведете на синтетическом счете 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ». Записи по субсчету «Расчеты по НДФЛ» означают:
— по кредиту — у налогового агента возникла обязанность уплатить налог;
— дебету — налоговый агент перечислил удержанный НДФЛ в бюджет.
Проводка Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» не говорит о том, что бухгалтер начислил НДФЛ. Расчет суммы налога, его исчисление вы показываете только в налоговом регистре по состоянию на дату получения дохода. Эту дату вы определяете по правилам статьи 223 Налогового кодекса (см. таблицу). Например, при расчете заработной платы дата дохода — последний календарный день месяца. В этот день вы рассчитываете как зарплату, так и НДФЛ и взносы с нее. Но проводку делаете только на зарплату и начисление взносов. Проводку по НДФЛ вы сделаете только в день выплаты зарплаты.
В налоговом регистре вы отражаете и день удержания НДФЛ. Эта запись — основание для того, чтобы сделать проводку Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ». Ведь уплатить в бюджет вы обязаны удержанный налог (п. 6 ст. 226 НК). А удержать налог можно, только когда выдаете доход в денежной форме (п. 4 ст. 226 НК).
Если доход вы начисляете в одном месяце, а выплачиваете в другом, проводку Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» показывайте уже в следующем месяце. Как правило, так бывает с итоговой зарплатой за вторую половину месяца (см. таблицу). Выплатить ее вы можете не раньше 1-го числа следующего месяца. Так считают в Минтруде (письмо от 03.10.2019 № 14-1/ООГ-7230). И только если день выплаты денег придется на выходной день, последний день месяца совпадет с датой перечисления зарплаты. В таком случае все проводки — и по зарплате, и по НДФЛ вы сделаете в один день.
Как определить дату фактического получения дохода
| Доход | Дата фактического получения дохода | Основание |
|---|---|---|
| Зарплата | Последний день месяца, за который начислили зарплату | Пункт 2 статьи 223 НК |
| Окончательный расчет с уволенным сотрудником | Последний рабочий день сотрудника | Пункт 2 статьи 223 НК |
| Отпускные и больничные | День, когда деньги выдали из кассы или перечислили со счета компании на карту работника | Подпункт 1 пункта 1 статьи 223 НК |
| Командировочные расходы, которые сотрудник не подтвердил документами | Последний день месяца, в котором утвердили авансовый отчет | Подпункт 6 пункта 1 статьи 223 НК |
| Сверхлимитные суточные | Последний день месяца, в котором утвердили авансовый отчет. Если работник увольняется раньше последнего дня месяца, в котором руководитель утвердит авансовый отчет, датой фактического получения дохода будет последний день работы (п. 2 ст. 223 НК) | Подпункт 6 пункта 1 статьи 223 НК, письмо Минфина от 14.12.2016 № 03-04-06/74732 |
| Подарки в части, превышающей 4000 руб., облагаемая НДФЛ материальная помощь и другие доходы, не связанные с оплатой труда | День, когда деньги выдали из кассы или перечислили со счета компании на карту работника. Для доходов в натуральной форме — день передачи ТМЦ, оплаты за человека работ или услуг | Подпункты 1, 2 пункта 1 статьи 223 НК |
| Вознаграждение подрядчику | День, когда деньги выдали из кассы или перечислили со счета компании на карту подрядчика | Подпункт 1 пункта 1 статьи 223 НК |
| Материальная выгода по займам | Последнее число каждого месяца в течение срока, на который выдали заем | Подпункт 7 пункта 1 статьи 223 НК |
| Дивиденды | День, когда деньги выдали из кассы или перечислили со счета компании на карту участника общества (акционера) | Подпункт 1 пункта 1 статьи 223 НК |
Пример 1. Как отразить в бухучете НДФЛ с зарплаты
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70 50 000 ₽ начислена зарплата. |
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51 26 100 ₽ выплачена зарплата сотруднику за минусом аванса и НДФЛ; | 50 000 – 17 400 – 6500 |
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» 6500 ₽ удержан НДФЛ. |
Проводки по НДФЛ с заработной платы
| Действие | День | Проводка |
|---|---|---|
| Рассчитайте НДФЛ | В последний день месяца (п. 2 ст. 223 НК) | Проводку не делайте. Отразите сумму НДФЛ в налоговой карточке |
| Удержите НДФЛ | В день выплаты заработной платы (п. 4 ст. 226 НК) | Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» |
| Перечислите НДФЛ | Не позднее следующего рабочего дня (п. 6 ст. 226 НК) | Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51 |
Когда сделать проводку по НДФЛ по материальной выгоде и сверхнормативным суточным
Важная деталь
Проводки по взносам сделайте, когда будете начислять зарплату, а по НДФЛ — в день ее выплаты.
НДФЛ с доходов в виде материальной выгоды можно только посчитать, удержать его получится лишь при ближайшей денежной выплате. Например, выдали сотруднику беспроцентный аванс. Налог с материальной выгоды вы посчитаете в последний день месяца (подп. 7 п. 1 ст. 223 НК). А удержите, когда будете что-то выплачивать сотруднику, скажем, итоговую выплату за месяц. Скорее всего, это будет уже следующий месяц, а может быть, квартал или даже год.
По сверхнормативным суточным действует схожий подход, хотя это и денежная выплата. В момент выдачи суточных НДФЛ вы не считаете и не удерживаете. Доход возникнет только в последний день месяца, в котором руководитель утвердит авансовый отчет по итогам командировки (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК).
Необлагаемый лимит по суточным составляет:
— 700 руб. в день — при командировке по России;
— 2500 руб. в день — при загранкомандировке.
Если суточные в вашей компании не превышают эти нормативы, ничего удерживать не нужно. Если же они больше, посчитайте НДФЛ с разницы. Удержите налог в день ближайшей выплаты сотруднику денежного дохода, например зарплаты. Именно в этот день сделайте проводку на сумму НДФЛ.
На заметку
Сколько проводок по НДФЛ делать за месяц
Налоговый кодекс требует удерживать НДФЛ при фактической выплате дохода в денежной форме. Если в течение месяца сотрудники получают от вашей компании пособия, отпускные, материальную помощь, вознаграждения по договорам подряда, каждый раз вы удерживаете НДФЛ. И каждый раз при удержании делайте проводку Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ».
Пример 2. Как отразить в бухучете НДФЛ с суточных
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51 4800 ₽ перечислены суточные. |
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» 260 ₽ удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных из суммы заработной платы. |
Такой же подход применяйте и в отношении НДФЛ с материальной выгоды и других неденежных доходов. Не делайте проводку по НДФЛ в тот день, когда начислили доход.
Проводки по НДФЛ с неденежных доходов, материальной выгоды, сверхнормативных суточных
| Действие | День | Проводка |
|---|---|---|
| Рассчитайте НДФЛ | В день, когда возник доход (подп. 2, 6 и 7 п. 1 ст. 223 НК) | Проводку не делайте. Отразите сумму НДФЛ в налоговой карточке |
| Удержите НДФЛ | В день выплаты ближайшего денежного дохода (п. 4 ст. 226 НК) | Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» |
| Перечислите НДФЛ | Не позднее следующего рабочего дня (п. 6 ст. 226 НК) | Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51 |
Когда сделать проводку по НДФЛ по больничным и отпускным
В отношении больничных и отпускных дата дохода — день выплаты. И в этот же день вы удерживаете налог и делаете проводку. Не важно, на какой период приходятся отпуск или болезнь. Когда какие проводки сделать по НДФЛ с отпускных и больничных.
Проводки по НДФЛ с отпускных и больничных
| Действие | День | Проводка |
|---|---|---|
| Рассчитайте НДФЛ | В день начисления (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК) | Проводку не делайте. Отразите сумму НДФЛ в налоговой карточке |
| Удержите НДФЛ | В день выплаты отпускных или больничных (п. 4 ст. 226 НК) | Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» |
| Перечислите НДФЛ | Не позднее последнего дня месяца, в котором выдали отпускные или больничные (п. 6 ст. 226 НК) | Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51 |
Пример 3. Как отразить в бухгалтерском учете НДФЛ с больничных пособий
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты по взносам на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» КРЕДИТ 70 4000 ₽ начислено пособие по временной нетрудоспособности по уходу за заболевшим ребенком за счет средств ФСС. |
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51 3480 ₽ выдано больничное пособие сотруднику за вычетом НДФЛ; | 4000 – 520 |
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» 520 ₽ удержан НДФЛ из суммы больничного пособия в день его выплаты. |
Такой же порядок применяйте в отношении любых других выплат, при условии что дата получения дохода по ним — день выплаты.
Когда сделать проводку на уплату НДФЛ
штраф за несвоевременную уплату НДФЛ
Проводку Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51 делайте в день, когда фактически перечислите НДФЛ в бюджет. Основания для этой записи — выписка с расчетного счета и платежное поручение.
Если день удержания налога выпал на конец одного месяца, а уплата на начало другого, по Кредиту счета 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» возникнет остаток.
Обычно заплатить НДФЛ нужно не позже следующего дня после того, в котором налог удержали. Исключение — отпускные и больничные. Налог с них вы можете перечислить в любой день до конца месяца. В таком случае безопаснее не тянуть до последнего дня срока, а перечислить НДФЛ вместе с выплатой. Это позволит вам не запутаться в платежах. Не нужно будет помнить об уплате налога до конца месяца. Значит, не будет и риска пропустить срок. Ведь за любую, даже самую минимальную задержку с перечислением налога компании грозит штраф — 20 процентов от его суммы. Избежать его можно, если заранее заплатить пени (ст. 123 НК).
