Пять полезных приемов работы с Excel, которые позволят сэкономить время бухгалтера

Функция «&»

Что делает: последовательно собирает значения из разных ячеек.

Знак «&» нужен для того, чтобы объединить значения из разных ячеек в одну. Не важно, числовые они или текстовые. Этот символ еще называют «амперсанд». Чтобы его напечатать, нажмите и удерживайте на клавиатуре клавишу Alt, а на дополнительной цифровой клавиатуре, которая расположена справа, наберите цифру 38. Отпустите Alt, и амперсанд появится в том месте, где стоит курсор.

Этот прием позволяет, к примеру, объединить фамилию из ячейки A1, имя из ячейки B1 и отчество из ячейки C1. Для этого в пустой ячейке наберите: =A1&" "&B1&" "&C1. Кавычки нужны, чтобы добавить пробелы между значениями.

У знака «&» есть аналог — функция СЦЕП. На примере с Ф. И. О. формула выглядит так: =СЦЕП(A1;" ";B1;" ";C1). Если ваша программа Excel старше 2016 года, то используйте функцию СЦЕПИТЬ.

Символ «$»

Что делает: закрепляет ячейки в формуле.

Знак «$» нужен, чтобы зафиксировать адрес ячейки. В таком случае, когда будете протягивать формулу по таблице, адрес этой ячейки останется неизменным. К примеру, необходимо посчитать базу по налогу на прибыль за каждый месяц нарастающим итогом. Данные располагаются в ячейках с A1 по A12. Если просто внести в первую ячейку формулу =СУММ(A1:A1) и протянуть по всей таблице, то нужный результат не получится. Программа автоматически сместит начальную ячейку и будет брать в расчет только значение за последний месяц.

Чтобы исключить смещение, необходимо закрепить начальную ячейку. Для этого поставьте знак «$» перед буквой и цифрой ячейки вот так: =СУММ($A$1:A1). Если протянете формулу на все 12 месяцев, то увидите, что теперь начальное значение не смещается и программа считает итог верно.

Знак «=»

Что делает: проверяет данные на идентичность.

Представьте типичную практическую ситуацию: вы выгружаете из бухгалтерской программы данные двух разных баз. Кажется, что информация абсолютно идентичная в обоих файлах, но на самом деле что-то в программе экспортируется неправильно, и из-за этой ошибки вы не можете дальше работать.

Чтобы сверить данные, воспользуйтесь знаком «=». В пустой ячейке наберите адрес первой ячейки, затем поставьте знак равенства и наберите адрес второй ячейки. Если данные совпадают, Excel напишет слово «ИСТИНА», если нет — «ЛОЖЬ». Этот совет работает не только с текстом, но и с цифрами.

Как проверить идентичность данных с помощью знака «=»

Помните, что знак «=» эффективен, только если вы работаете с отсортированными списками. Если же вам необходимо сравнить данные, выстроенные в произвольном порядке, придется использовать более сложные методы. О них расскажем в следующих выпусках журнала «Главбух».

Функции ПРОПНАЧ, ПРОПИСН, СТРОЧН

Что делают: позволяют изменять регистр букв: делать их маленькими или большими.

Часто данные бухгалтерских программ выгружаются в неудобном формате. Например, колонка с Ф. И. О. сотрудников состоит полностью из заглавных букв. Чтобы привести текст к привычному формату — первая буква в фамилии, имени и отчестве большая, остальные маленькие, используйте функцию ПРОПНАЧ.

Как работает функция ПРОПНАЧ

Чтобы, наоборот, сделать все буквы большими, поставьте в ячейке функцию ПРОПИСН. Нужны только маленькие буквы? Подойдет функция СТРОЧН.

Функции МАКС, МИН и СРЗНАЧ

Что делают: находят максимум, минимум и среднее значение в диапазоне.

Чтобы вычислить максимальное число в массиве, используйте функцию МАКС. Для этого выберите пустую ячейку, наберите символ «=» и название функции «МАКС». Откройте скобку и выберите мышкой нужный диапазон: от левой верхней ячейки массива до правой нижней. Поставьте закрывающую скобку, нажмите клавишу Enter и увидите результат.

Минимальное значение можно найти аналогичным путем с помощью функции МИН. Для поиска среднего воспользуйтесь функцией СРЗНАЧ.

Как найти максимальное, минимальное и среднее значение в столбце

Шпаргалка

Горячие клавиши Excel

	Новый документ		Выделить весь лист
	Сохранить документ		Отменить последнее действие
	Сохранить документ как...		Найти текст
	Закрыть файл		Заменить текст
	Печать		Вставить новый лист