«Я автоматизировала ввод первички и сэкономила компании миллион»

ОЛЬГА ПОЛТАВСКАЯ — редактор-эксперт журнала «Главбух». Окончила Российский государственный технический университет по специальности «финансы и кредит». Работала главным бухгалтером в крупных издательских компаниях, вела учет в иностранных организациях. Выступала привлеченным консультантом в аудите. Хобби — кулинария и путешествия.

В 2017 году я работала главбухом в компании. Подчиненных у меня не было, все делала одна. Руководитель решил расширить сферу деятельности, а это предполагает значительное увеличение объемов документооборота. Мне в помощь директор предложил нанять двух бухгалтеров, чтобы вносили первичку в учетную программу.

Я ринулась размещать вакансии. Но когда энтузиазм поутих, подумала: а действительно ли это лучшее решение? Решила просчитать, сколько денег понадобится, чтобы содержать новых сотрудников. Расчеты проводила исходя из зарплаты в 50 000 руб. в месяц на одного сотрудника. Кроме того, включила в смету затраты на подбор персонала, обустройство рабочих мест и страховые взносы, ведь их тоже оплачивает компания. Получилось, что потребуется не меньше 1,5 млн руб. Подробные расчеты — в таблице 1.

Сумма для нашей компании выходила существенная. Посовещавшись с руководителем, решили искать другой вариант. Первое, что пришло в голову, — передать ввод первички сторонней организации. Покопалась в интернете, обзвонила несколько компаний. Получалось, что такой подход выгоднее на 30 процентов по сравнению с двумя новичками. Не ахти какая экономия, но все же. Однако поразмыслив, отмели и этот вариант. Решили, что передавать документы сторонней организации рискованно — а вдруг потеряют? Отзывы коллег на форумах только укрепили сомнения. Я нашла истории, как аутсорсинговые фирмы затягивают с внесением документов в учетные программы. В итоге компании переплачивают налоги.

Еще один вариант — перейти на электронный документооборот. Тогда вся первичка будет автоматически попадать сразу в бухгалтерскую программу. Но это возможно только при условии, если все поставщики и клиенты тоже подключат электронный обмен документами. Да и бывают проблемы, если у отправителя и получателя документов разные операторы электронного документооборота. Поэтому и от этой идеи отказались.

На англоязычных сайтах нашла интересное решение — автоматизация ввода первички с помощью специальных программ. Руководителю понравилась идея, и я стала выяснять, как дела с такими системами обстоят у нас в стране.

Оказалось, что в 2017 году готовых решений не было. Вместе с программистами пришли к тому, что необходимо доработать программу 1С. Я написала для системщиков техническое задание, и они подготовили доработку. Мы приобрели планшетный сканер, а программисты настроили экспорт документов в бухгалтерскую программу.

Первое время попадались ошибки, сканер не совсем четко распознавал символы. Но со временем программу доработали, да и я наловчилась, и ошибки стали единичными. Зато мне удалось сэкономить деньги компании. Руководитель так обрадовался, что выписал мне премию.

К счастью, сейчас идти на такие ухищрения не придется. Достаточно подключить сервис распознавания документов. Он позволяет загрузить данные из первички прямо в бухгалтерскую программу. Никаких долгих настроек и техзаданий программистам. Наиболее известные сервисы — ENTERA, EFSOL и FILLIN. Сравнение их возможностей — в таблице 2.

Для себя я решила, что если компания крупная и у нее целый штат бухгалтеров, то ей больше подойдет EFSOL. Однако работает этот сервис только с 1С. Если у вас нет программистов и вы ведете учет в малом и среднем бизнесе, то хороший вариант — БухСофт. Если вы пользуетесь другими бухгалтерскими программами, то обратите внимание на сервис ENTERA. Он работает в том числе с SAP. Для небольших компаний оптимальным вариантом будет FILLIN. Главное его преимущество — сервис работает даже без подключения к интернету.

Особенно выгодно пользоваться сервисами по распознаванию первички в компаниях, которые занимаются производством и строительством. По собственному опыту знаю, что в них вся первичка поступает в бухгалтерию в конце квартала. Последние две недели перед сдачей отчетности бухгалтер только и занимается тем, что вводит документы в программу. Автоматизация ввода позволяет существенно сэкономить время и нервы, а также деньги на курьерские доставки и почтовые пересылки.