Чем бумажная первичка хуже и лучше электронной

Если вам на электронную почту прислали отсканированный счет-фактуру, это еще не значит, что вы получили электронный документ. Чтобы по электронному счету-фактуре можно было принять НДС к вычету, он должен быть составлен по установленной форме и подписан квалифицированной электронной подписью, которую необходимо заранее получить в удостоверяющем центре. Об основных отличиях бумажной и электронной первички читайте далее.

Подпись. В бумажном документе должен собственноручно расписаться руководитель, главбух или другой уполномоченный сотрудник. Обычно перечень тех, кто подписывает первичку, руководитель утверждает своим приказом. Другой вариант — выдать сотруднику доверенность на подписание документов.

Для электронного документооборота нужна специальная электронная подпись. Ее выдают удостоверяющие центры. Всего есть три вида подписей: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Минфин считает, что подписать первичку можно любой из них (письмо от 22.02.2019 № 07-01-09/11672). Но безопаснее выбрать именно усиленную квалифицированную подпись. Во-первых, она лучше защищена от подделок. Во-вторых, если планируете сдавать электронную отчетность, то подписать ее можно только усиленной квалифицированной подписью (письмо ФНС от 17.01.2014 № ПА-4-6/489).

Помните, что руководителю безопаснее не передавать свою электронную подпись бухгалтеру. Иначе будет нарушена конфиденциальность ключа электронной подписи. Из-за этого удостоверяющий центр может прекратить действие ключа и подписывать им первичку будет нельзя. У каждого, кто подписывает документы, должен быть свой сертификат электронной подписи (подп. 1 п. 6 ст. 17 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Признание расходов. Расходы по бумажной первичке можно признать, когда у компании есть оригинал документа, в котором стоит подпись ответственного лица. Если компания получила от контрагента только скан бумажной первички, признать расходы нельзя. Аналогичная ситуация, если вместо подписи на документе стоит факсимиле (письмо ФНС от 17.05.2016 № АС-4-15/8657).

Для признания расходов в учете на основании электронного документа тоже необходимо, чтобы документ был подписан, но уже электронной подписью. Еще одно важное отличие: компании не обязательно распечатывать и физически хранить документ. Первичка, которую передали через оператора электронного документооборота, имеет такую же юридическую силу, как и бумажная (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Поэтому расходы по нему можно признать в учете (ст. 252 НК).

Защищенность. Бумажные документы компания хранит у себя. Они никак не защищены от внешних воздействий. Они могут сгореть при пожаре, утонуть при потопе. Их может испортить коллега, пролив на них кофе. Возможна даже ситуация, когда работник бухгалтерии неудачно пробивает документ дыроколом: так, что не видно дату документа. Использовать испорченную первичку нельзя. Приходится обращаться к контрагенту, чтобы он выдал новый документ. Это отнимает у бухгалтерии время.

Электронная первичка хранится на серверах оператора электронного документооборота. Она надежно защищена от физических воздействий. Ей не страшны огонь, вода и неумелые действия коллег. Даже если каждый документ распечатываете и храните в бухгалтерии, восстановить архив после уничтожения будет не сложно. Достаточно открыть программу оператора электронного документооборота и распечатать документы заново.

Передача документов налоговикам. Когда у компании вся первичка бумажная и проверяющие присылают компании требование о представлении документов, их приходится собирать по шкафам и папкам. Это отнимает время, которого и так мало. Ведь на ответ у компании 5 или 10 рабочих дней, иначе — штраф (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК).

Документы, которые компания хранит в электронном виде, представить проще. Не нужно собирать их по всей бухгалтерии. Достаточно найти их в программе оператора электронного документооборота и отправить налоговикам через интернет.

Кажется, что у электронных документов одни только плюсы. Но слепо переходить на такой вид первички тоже не стоит. Необходимо подготовиться. Ведь электронный документооборот требует хорошего технического оснащения бухгалтерии. Старенькие компьютеры могут просто не потянуть навороченные программы операторов электронного документооборота. На каждого сотрудника, который подписывает первичку, нужно заводить свою электронную подпись. А с контрагентами стоит заключить соглашение о взаимном признании такой подписи. Все плюсы и минусы электронной первички — в таблице.

В чем плюсы и минусы электронной первички

Легко найти нужный документ. Достаточно указать в программе параметр поиска. Например, отсортировать документы по номеру или дате	Есть риск потери данных. Электронные документы не защищены от технических сбоев
Документы лучше защищены. Электронному архиву не страшны пожары и наводнения. Не придется обращаться к контрагенту, чтобы восстановить потерянный документ	Необходимо стабильное соединение с интернетом. Если у провайдера сбой, получить документы будет невозможно
Нужно меньше времени, чтобы занести документ в программу. Электронная первичка сразу попадает в базу бухгалтерской программы, ее не нужно заносить вручную	Придется покупать новые компьютеры. Устаревший компьютер может не потянуть программу оператора документооборота
В офисе будет просторнее. Не придется хранить в офисе много бумаг. Вместо них можно поставить цветы	Придется обучать коллег. Некоторые бухгалтеры не сразу разберутся в премудростях электронного документооборота. Понадобится потратить время на обучение