График отпусков — 2020: карточки для бухгалтера и памятка для работников

1. Когда работодатель может выбрать даты отпуска без учета мнения сотрудников?

Работодатель должен согласовывать даты отпуска с выборным профсоюзным органом (ст. 123 ТК). Если его нет, то безопаснее договориться с работниками и установить даты отпуска, которые устроят и компанию, и сотрудников. Когда работодатель готов спорить с инспекторами, можно выбрать отпуска за сотрудников. Дело в том, что у Роструда на сайте онлайнинспекция.рф мнения разнятся.

В одном разъяснении инспекторы отвечают, что можно не учитывать мнение работников, если профсоюзного органа нет. В другом разъяснении прояснили, что нужно учитывать мнение работников (разъяснения на сайте Роструда онлайнинспекция.рф от 13.05.2016, от 20.11.2018).

Даже если решите рискнуть и выбрать даты отпуска за сотрудников, учтите три условия. Первое — сотрудник не должен относиться к категории работников, которые могут выбрать даты отпуска самостоятельно. К примеру, к ним относят несовершеннолетних и женщин сразу после отпуска по уходу за ребенком (ст. 260, 267 ТК). Ниже найдете основные категории таких работников.

Второе условие — работодатель предоставляет отпуск целиком. Ведь делить его на части можно только с согласия работника (разъяснения на сайте Роструда онлайнинспекция.рф от 20.11.2018). Третье условие — ознакомьте работника с графиком под подпись. Это защитит интересы компании в случае спора в суде.

2. Кто имеет право сам решать, когда уходить в отпуск?

3. По каким правилам делить отпуск на части?

Делить отпуск на части можно только с взаимного согласия работодателя с сотрудником. Если к соглашению с сотрудником не пришли, придется предоставить отпуск целиком. Когда работник согласен разделить отпуск на части, одна из них должна быть продолжительностью не менее 14 календарных дней за текущей рабочий год. Для оставшихся 14 дней ежегодного отпуска правил нет — можно использовать так, как договоритесь.

При этом учтите, что трудинспекторы негативно относятся к фиктивным отпускам. К примеру, если все оставшиеся 14 дней отпуска предоставить работнику исключительно по выходным, к компании могут быть вопросы (письмо Минтруда от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754, разъяснения Роструда на сайте онлайнинспекция.рф от 23.01.2019).

На выходных сотрудник и так отдыхает, ему не нужно для этого оформлять отпуск. В таких ситуациях безопаснее к выходным дням добавлять рабочие. К примеру, если сотрудник хочет уйти в отпуск на выходные, предложите ему взять отпуск с пятницы по понедельник.

Вместе с тем Минтруд не рекомендует чрезмерно дробить отпуск, так как работник не успеет отдохнуть и восстановиться (письмо от 24.09.2019 № 14-2/ООГ-6958).

4. Можно ли запретить работникам брать отпуск целиком?

Компания не вправе запретить сотрудникам брать отпуск целиком, то есть продолжительностью в 28 календарных дней. Ведь разделить отпуск можно только при взаимном согласии работодателя и сотрудника, а не по желанию компании. Так считают инспекторы из Роструда (разъяснения на сайте онлайнинспекция.рф от 15.11.2018).

Кроме того, устанавливать в трудовом или локальном акте запрет на отпуск в 28 календарных дней нельзя (разъяснения Роструда на сайте онлайнинспекция.рф от 20.11.2018). Такой запрет трудинспекторы посчитают недействительным. Ведь он ухудшает положение работника (ст. 8 ТК).

5. Включать ли в график отпусков дополнительные дни отпуска?

В графике отпусков нужно учесть дополнительный отпуск, если он есть у работника. К примеру, сотрудникам с вредной или опасной работой предоставьте минимум 7 календарных дней дополнительного отпуска (ч. 1, 2 ст. 117 ТК). Сотрудникам с ненормированным рабочим днем — 3 календарных дня (ч. 1 ст. 119 ТК). Работникам, которые трудятся в районах Крайнего Севера — 24 календарных дня, в районах, приравненных к Крайнему Северу, — 16 (ч. 1 ст. 321 ТК).

Если работник хочет отгулять отпуск целиком, предоставьте основной и дополнительный вместе. Тогда в графике укажите 31 календарный день, если, к примеру, у работника ненормированный рабочий день: 28 дней — основной отпуск, 3 — дополнительный.

6. Учитывать ли неиспользованные отпуска или отпуска, использованные авансом?

Организация вправе сама решить, какой продолжительности указывать отпуск в графике. То есть включать в него неиспользованные отпуска или нет. У инспекторов на этот вопрос единого мнения нет.

Мы опросили чиновников из Роструда, их мнения разделились. Одни считают, что в графике отпусков нужно указывать только те периоды, когда компания фактически планирует отправить сотрудника в отпуск.

Другие инспекторы говорят, что следует вписать только дни отпуска, которые сотрудник заработал за год. Даже если у сотрудника 40 дней отпуска, указать нужно только 28.

Третьи говорят, что работодатель обязан указать в графике отпусков все дни неиспользованного отпуска. К примеру, у сотрудника 37 дней отпуска, значит, в графике планируйте отпуск на 37 дней.

На сайте Роструда онлайнинспекция.рф есть письменный ответ ведомства. Чиновники рекомендуют вписывать в график все дни неиспользованного отпуска (разъяснения на сайте Роструда онлайнинспекция.рф от 09.01.2019).

Чтобы избежать споров с работниками, пропишите в локальном акте порядок заполнения графика отпусков.

7. Когда и как утвердить график отпусков?

Утвердить график нужно за две недели до конца года. График на 2020 год утвердите не позднее 17 декабря. Иначе компанию оштрафуют на сумму до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). Роструд оценил этот вид нарушения в два балла. Поэтому если других нарушений нет, то компанию не станут штрафовать по максимуму.

Составьте график отпусков по унифицированной форме № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Также работодатель вправе разработать свой бланк графика отпусков.

Чтобы быстрее собрать с работников желаемые даты отпусков, издайте приказ. В нем обяжите руководителей отделов собрать сведения до определенной даты. Например, до 22 ноября. Когда получите ответы от руководителей, занесите даты в график отпусков.

Если в организации есть профсоюз, согласуйте с ним график отпусков. После чего утвердите его подписью руководителя. В унифицированной форме для подписи есть поле «Утверждаю». Отдельно издавать приказ не обязательно. После утверждения графика ознакомьте с ним сотрудников. Почему это лучше сделать, читайте ниже.

8. Нужно ли ознакомить работников с графиком?

Обязанности знакомить работников с графиком отпусков нет. Нужно лишь уведомить работника о начале отпуска за две недели (ст. 123 ТК). Но компании выгодно собрать подписи на графике о том, что работник ознакомлен с ним. Так как при спорных ситуациях компания подтвердит, что сотрудник согласился с датами отпуска по графику (решение Верховного суда Республики Коми от 15.06.2016 по делу № 21-428/2016, апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 04.10.2017 по делу № 33-3958/2017).

К примеру, сотрудник посчитал, что работодатель не вправе самостоятельно определять даты отпуска. Но суд не согласился с работником, ведь компания ознакомила его под подпись с датой отпуска (определение Конституционного суда от 20.12.2018 № 3308-О).

Кроме того, есть давнее письмо Роструда, в котором ведомство объясняет, что знакомить сотрудника с графиком — обязанность организации (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1).