Семь служебных записок, чтобы наверняка обосновать расходы

1Если работник купил что-то за свои деньги, возмещайте расходы с разрешения директора: Образец служебной записки
2Обоснуйте расходы на такси: Что написать в служебке
3Попросите у работника служебку на представительские расходы: Образец
4Премии учитывайте в расходах, если выплатили за производственные результаты: Как это подтвердить
5Потребуйте служебку, если работник ездил в командировку на автомобиле: Еще одна служебная записка по командировкам

Товары
Товары
В служебной записке работник указывает, какие товары приобрел и для чего.
Сумма
Сумма
Если директор издал приказ о максимальных суммах, которые могут тратить работники, проверьте, вписывается ли покупка в лимит.

Когда понадобится документ. Работники нередко покупают что-то для компании за свой счет. Это могут быть канцелярка, запчасти и т. д. В этом случае сотрудник составляет служебную записку или заявление, чтобы возместить расходы на покупку.

Проще

Сервис подскажет, какие документы, кроме служебок, нужны для учета расходов.

Если в вашей компании работники часто приобретают товары за свои деньги, стоит также утвердить приказ директора. Укажите в нем работников, которые могут покупать товары за свой счет и получать компенсацию этих расходов. Установите максимальную сумму покупок, которую возместит компания, например в месяц или квартал. Тогда у налоговиков будет меньше вопросов к расходам на проверке.

Кто составляет. Работник, который потратил свои деньги, чтобы купить товар для компании.

Что должно быть в документе. Сотрудник фиксирует в служебке, какие товары он приобрел для компании и для каких целей, и просит возместить расходы. Авансовый отчет составлять не обязательно, так как компания не выдавала суммы под отчет. Но на практике организации нередко и в этой ситуации используют унифицированную форму авансового отчета. Потраченную сумму указывают как перерасход.Посмотрите на подсказкиСкрыть

Обоснование
Обоснование
Из служебной записки должно быть ясно, в связи с чем работник воспользовался такси.
Разрешение на такси
Разрешение на такси
Если в компании есть внутренний документ, который разрешает использовать такси, стоит сделать ссылку на него. Тогда у налоговиков будет меньше вопросов на проверке.

Когда понадобится документ. Если работник взял такси, служебка подтвердит обоснованность этих расходов (письмо Минфина от 02.03.2017 № 03-03-07/11901).

Чтобы у налоговиков не было претензий к расходам, советуем также определить во внутренних документах компании, какие работники и при каких условиях могут пользоваться услугами такси. Например, директор может утвердить перечень сотрудников, которые вправе воспользоваться услугами такси для поездок к клиентам.

Кто составляет. Работник, который воспользовался такси. Должен ли визировать записку руководитель подразделения, в котором числится работник, решает компания.

Что должно быть в документе. Сотрудник указывает, когда и для каких целей воспользовался такси.

Участники встречи
Участники встречи
Проверьте, чтобы работник указал Ф. И. О. и должности участников мероприятия. Налоговики требуют указывать эти данные в документах на представительские расходы.
Цель мероприятия
Цель мероприятия
В служебке нужно отразить цель и результаты мероприятия. Это подтвердит обоснованность расходов.

Когда понадобится. Если работник потратился на представительские расходы, обосновать их можно служебной запиской. Ведь на каждое мероприятие не обязательно составлять объемный пакет документов — программу, смету, отчет.

Кто составляет. Работник, который участвовал в переговорах с контрагентами.

Что должно быть в документе. В служебной записке нужно отразить, кто участвовал в мероприятии, то есть указать Ф. И. О. и должности работников компании и контрагента. Также нужно указать, когда и где проводили мероприятие. Кроме того, работник фиксирует сумму расходов, цель мероприятия и его результаты. Например, в результате переговоров подписали договор с поставщиком или покупателем.

Обоснование премий
Обоснование премий
Убедитесь, что в служебке указали конкретные показатели, которые являются основанием для выплаты премии. Это обезопасит расходы в налоговом учете.
Сумма премий
Сумма премий
Безопаснее, чтобы премии не превышали размер, который компания утвердила в положении о премировании или другом внутреннем документе.

Когда понадобится документ. Премии можно учесть в расходах при условии, что они связаны с производственными результатами (письмо Минфина от 22.07.2016 № 03-03-06/1/42954). Обосновать это можно в служебной записке.

Также у компании должно быть положение или другой внутренний документ о премировании. Условие о выплате премий включите в трудовой договор. Если в компании нет внутренних документов о премировании, а в трудовом договоре не сказано о премиях, инспекторы снимут расходы. Судьи могут поддержать налоговиков (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 25.05.2017 № Ф06-20782/2017).

Кто составляет. Обычно служебку составляет руководитель подразделения, в котором работают сотрудники, получающие премии. Затем директор утверждает эти выплаты в приказе о премиях.

Что должно быть в документе. Нужно указать производственные результаты, в связи с которыми компания начисляет премии работникам. Также в служебке фиксируют размер премии. Основание для выплаты премии и их суммы должны соответствовать локальным актам компании. Например, положению о премировании. Налоговики придерутся к расходам, если сумма премий больше, чем компания установила в положении о премировании.

Период командировки
Период командировки
Период командировки должен соответствовать данным путевых листов.
Автомобиль
Автомобиль
Убедитесь, что в служебке работник указал тот же автомобиль, что и в путевом листе.

Самое непостижимое в этом мире — налоговая шкала.
Альберт Эйнштейн, физик-теоретик, лауреат Нобелевской премии. Следующая цитата к Дню налоговиков.

Когда понадобится документ. Если работник едет в командировку на служебном или личном транспорте, фактический срок командировки нужно указать в служебной записке. Такое требование содержится в положении о командировках (п. 7 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). На основании служебки вы начислите суточные за период командировки. Кроме того, служебка вместе с другими документами подтвердит факт командировки, а значит, обоснованность расходов на нее в налоговом учете.

Кто составляет. Командированный работник, после того как вернулся из поездки.

Что должно быть в документе. Нужно зафиксировать в служебной записке данные об автомобиле, месте назначения, периоде командировки.

Нормативные акты не требуют фиксировать именно в служебной записке пробег автомобиля и расходы на бензин. Но удобнее отразить эти данные. Тогда проще будет проверить их — сверить с путевыми листами и чеками АЗС. Эти документы работник должен приложить к авансовому отчету о командировке. Если в документах будут противоречия, налоговики снимут расходы.

Причина задержки
Причина задержки
Работник указывает, в связи с чем задержался в командировке.
Период
Период
В служебке нужно зафиксировать, за какие даты бухгалтерия должна начислить суточные.

Когда понадобится документ. Служебная записка пригодится, если работник вернулся из командировки позже чем нужно. Например, в связи с тем, что задержали рейс. Тогда служебная записка обоснует увеличение периода поездки по сравнению с тем, который указали в приказе о командировке. В этом случае вы начислите работнику дополнительные суточные за период, на который он задержался в командировке.

Кто составляет. Работник, который ездил в командировку, после того как вернулся из поездки. Затем директор пишет на служебке указание бухгалтерии оплатить суточные.

Что должно быть в документе. Нужно указать в служебной записке, по каким причинам и на сколько работник задержался в командировке. Кроме того, сотрудник должен приложить подтверждающие документы. Например, это может быть посадочный талон, на котором поставили штамп о задержке рейса.

Основание
Основание
Сотрудник указывает, почему нужно выйти на работу в выходной.
Дата
Дата
В служебке должны быть дата и время, когда сотрудник будет работать в выходной день.

Когда понадобится документ. Если сотрудник сам выяснил, что ему нужно поработать в выходной, он сообщает об этом руководству. Например, сотруднику не удалось отгрузить товары покупателю и поставку перенесли на выходной. Или клиент направил срочную заявку на обслуживание или ремонт оборудования в выходной день.

Кто составляет. Сотрудник, который инициирует работу в выходной день. Затем директор утверждает приказ о работе в выходной день.

Что должно быть в документе. Нужно указать, когда именно и в связи с чем необходима работа в выходные. Как правило, сотрудник согласовывает это с руководителем своего подразделения, который ставит визу на документе. Памятка для сотрудниковСкрыть