Как оформлять возмещение расходов, если нет желания переплачивать налоги

Постарайтесь отговорить директора от того, чтобы включать в договор аренды пункт о компенсации коммуналки. С точки зрения налогов это невыгодно ни для арендатора, ни для арендодателя. Есть более эффективные варианты.

Компенсировать коммуналку сверх арендной платы — почему это опасная идея

Арендодатель несет затраты на оплату коммунальных услуг. Он оплачивает электричество, тепло, воду. Ведь без них невозможна эксплуатация здания, которое сдали в аренду. Бывает, что в договоре устанавливают, что арендатор перечисляет арендодателю фиксированную арендную плату и отдельно возмещает расходы на коммуналку.

Учет у арендодателя. Арендодатель начисляет НДС на арендную плату, а на сумму коммуналки, которую компенсирует арендатор, — нет. Ведь арендодатель — не поставщик коммунальных услуг и не должен выставлять на них счет-фактуру (п. 2 письма ФНС от 04.02.2010 № ШС-22-3/86). По этой причине арендодатель не вправе принимать к вычету входной НДС, который предъявили коммунальные службы на услуги, потребленные арендатором (подп. 1 п. 2 ст. 170 НК, письмо УФНС по г. Москве от 16.07.2007 № 19-11/067415). Он имеет право заявить вычет только по коммунальным услугам, которые потребил сам.

При расчете налога на прибыль арендодатель признает коммунальные услуги, которые потребил сам, в материальных расходах (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК). Стоимость коммуналки, которую возместит арендатор, арендодатель учтет и в доходах, и в расходах (письмо УФНС по г. Москве от 28.06.2006 № 19-11/58877).

Есть мнение, что арендодатель не должен включать в доходы полученную компенсацию коммуналки от арендатора. Аргумент — компания не получает экономической выгоды (ст. 41 НК). Ведь арендатор лишь возмещает затраты, которые арендодатель понес в связи со сдачей помещения в аренду. Но если не включить компенсацию в доходы, то это могут сделать налоговики на проверке, даже если арендодатель не учтет коммуналку в расходах. Ведь термины «возмещение» и «компенсация» используют только в посреднических договорах и транспортной экспедиции (п. 1 ст. 801, п. 2 ст. 975, п. 1 ст. 1001, п. 1 ст. 1005 ГК).

Учет у арендатора. Так как арендодатель не выставляет счет-фактуру на компенсацию коммуналки, арендатор не может принять к вычету НДС (ст. 172 НК, письмо УФНС по г. Москве от 08.06.2009 № 16-15/58069). Если арендодатель выставит счет-фактуру, а арендатор примет НДС к вычету, это приведет к спору с налоговиками. Доказывать право арендатора на вычет понадобится в суде (постановления Президиума ВАС от 25.02.2009 № 12664/08, Арбитражного суда Северо-Западного округа от 31.08.2017 № Ф07-7113/2017).

С налогом на прибыль у арендатора сложностей не возникает. Он включает компенсацию коммуналки в расходы на дату, когда получит от арендодателя бухгалтерскую справку-расчет. Бухгалтерия арендодателя приложит к этой справке счета коммунальных служб (подп. 10 п. 1 ст. 264, п. 2, подп. 3 п. 7 ст. 272 НК, письмо УФНС по г. Москве от 08.06.2009 № 16-15/058069).

Риски. При таких договорных отношениях обе стороны договора теряют вычеты НДС. Помимо этого у арендодателя возникают риски по налогу на прибыль, если не включит в доходы компенсацию.

Продавать коммуналку арендатору через посредника-арендодателя — в чем минус

Можно сохранить вычеты НДС, если сделать арендодателя посредником. Он будет приобретать электроэнергию, свет, тепло у коммунальщиков и передавать их арендатору, получать деньги за коммуналку от арендатора и оплачивать коммунальщикам. По закону можно включить условия об этом в договор аренды либо заключить отдельный посреднический договор (ст. 421 ГК). Но смешанные сделки привлекают внимание налоговиков, что приводит к тщательной проверке, поэтому безопаснее остановиться на посредническом договоре.

Установите для арендодателя вознаграждение за приобретение коммунальных услуг, ведь посреднический договор возмездный (ст. 1005, 1006 ГК). Арендодатель выставит арендатору счета на оплату коммуналки на основании копий счетов коммунальных служб и составит отчет с суммой агентского вознаграждения.

Учет у арендодателя. Арендодатель исчислит и уплатит НДС с арендной платы и агентского вознаграждения (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК). Он отдельно выставит арендатору счета-фактуры на арендную плату и вознаграждение и отразит их в книге продаж (п. 3 письма ФНС от 04.02.2010 № ШС-22-3/86).

По коммунальным услугам, приобретенным для арендатора, арендодатель-агент не начисляет и не принимает к вычету НДС. Соответственно, эти суммы он не отражает в книге продаж и книге покупок. Вместо этого он перевыставит счета-фактуры на коммуналку, которую потребил арендатор. В них он отражает показатели из счетов-фактур, которые получил от коммунальных служб. Сами перевыставленные счета-фактуры агент включает в журнал учета (п. 7, п. 11 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).

В доходах арендодатель отражает только арендную плату и агентское вознаграждение (подп. 1 п. 1 ст. 248, п. 1 ст. 249 НК). Деньги, которые получил от арендатора на оплату коммуналки, не показывает ни в доходах, ни в расходах (подп. 9 п. 1 ст. 251, п. 9 ст. 270 НК).

Учет у арендатора. Арендатор принимает к вычету входной НДС по счетам-фактурам на коммуналку, которые ему перевыставил арендодатель-агент (п. 3 письма ФНС от 04.02.2010 № ШС-22-3/86). Также арендатор вправе заявить вычет НДС с агентского вознаграждения (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК).

Арендатор учтет в расходах агентское вознаграждение на основании отчета агента, арендную плату. Кроме того, отразит в расходах потребленные коммунальные услуги на основании счета, который выставил арендодатель-агент (подп. 5 п. 1 ст. 254, подп. 3 п. 1 ст. 264, подп. 3 п. 7 ст. 272 НК).

Риски. При приобретении коммунальных услуг по агентской схеме сложностей в налоговом учете не возникает. Но споры с налоговиками возможны. Обычно арендодатель заключает посреднический договор с арендатором позже, чем договоры с коммунальщиками. Учитывая, что договор с коммунальщиками действовал еще до установления посреднических отношений, есть вероятность, что его не признают заключенным во исполнение поручения арендатора. Тогда деньги, которые арендатор перевел арендодателю за коммуналку, могут посчитать его доходом (п. 6 информационного письма Президиума ВАС от 17.11.2004 № 85).

Также возникают сложности с оформлением первички и счетов-фактур. Документооборот сложнее, чем при включении коммунальных расходов в цену аренды (об этом способе — далее). А в бухучете надо пропускать возмещение расходов в посреднической сделке через счет 76.

Включить коммуналку в арендную плату — чем хорош этот вариант

Чтобы сохранить вычеты и при этом избежать проблем в налоговом учете арендодателя, стоимость коммуналки включают в арендную плату. Предусмотрите в договоре, что она будет состоять из постоянной и переменной частей. Переменной частью как раз и станет стоимость потребленной арендатором коммуналки.

Постоянную часть арендной платы подтвердят договор аренды, акт приема-передачи помещения, акт на услуги, счета на оплату. Если в договоре не сказали, что подписываете акт сдачи-приемки услуг, то можно обойтись и без него (письмо Минфина от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75483). Но в данном случае лучше его оформлять, раз есть переменная часть арендной платы. Кроме того, для подтверждения переменной части понадобятся двусторонний акт или справка-расчет бухгалтерии арендодателя (п. 1 письма ФНС от 04.02.2010 № ШС-22-3/86). К ним приложите копии счетов, актов, которые получили от коммунальных служб.

Учет у арендодателя. На всю сумму арендной платы арендодатель начислит НДС по ставке 20 процентов и выставит арендатору счет-фактуру. В нем будет отражена вся стоимость услуги — как постоянная, так и переменная часть (п. 1 письма ФНС от 04.02.2010 № ШС-22-3/86). Так как услуга аренды носит длящийся характер, арендодатель выставит счет-фактуру на последнее число месяца или квартала. Чиновники такой подход поддерживают (письма Минфина от 05.06.2018 № 03-07-09/38397, ФНС от 28.04.2007 № ШТ-6-03/360). Входной НДС по коммунальным услугам арендодатель примет к вычету по счетам-фактурам коммунальных служб (п. 1 ст. 172 НК, п. 1 письма ФНС от 04.02.2010 № ШС-22-3/86).

На последнее число каждого месяца всю сумму арендной платы без НДС с учетом коммуналки арендодатель включит в доходы. Если сдача в аренду основная деятельность арендодателя, то это его выручка от продажи — иначе внереализационный доход (п. 1 ст. 248, ст. 249, п. 4 ст. 250, п. 3, подп. 3 п. 4 ст. 271 НК). В расходы арендатор включит затраты на коммуналку. В части услуг, потребленных для собственных нужд, учтет как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК). А коммуналку, которую потребил арендатор, учтет как прочие или внереализационные расходы (подп. 1 п. 1 ст. 265 НК).

Учет у арендатора. Арендатор примет к вычету входной НДС со всей суммы арендной платы — и постоянной, и переменной. Для вычета ему нужны счет-фактура, акт приема-передачи помещения, счета на оплату, справка-расчет бухгалтерии арендодателя с копиями документов коммунальщиков (п. 1 ст. 172 НК, письмо ФНС от 28.04.2007 № ШТ-6-03/360). Если договор аренды предусматривает, что стороны составляют акт оказанных услуг, то он тоже должен быть (письмо Минфина от 15.06.2015 № 03-07-11/34410).

Расходы на аренду на последнее число месяца арендатор учтет в прочих (подп. 10 п. 1 ст. 264, подп. 3 п. 7 ст. 272 НК).

Риски. Если включать коммуналку в цену аренды, то у сторон сделки не будет налоговых проблем. В бухучете пройдет обычная реализация и покупка услуг. Не понадобится задействовать счет 76. Сложностей с оформлением документов тоже не возникнет.

Еще две ситуации, когда работает похожая логика

Включать возмещаемые расходы в цену сделки имеет смысл не только, когда речь об аренде. Иногда по договору поставки покупатель возмещает поставщику расходы на доставку товара силами стороннего перевозчика. Другой случай — заказчик компенсирует подрядчику командировочные расходы его работников. Если в этих ситуациях компенсировать расходы сверх цены договора, то это также приведет к налоговым рискам. Подробности — в таблице ниже

Проблемы с возмещением расходов поставщика и подрядчика (с решениями)