Кому пора заводить электронные трудовые книжки и сдавать новый ежемесячный отчет
У работников есть еще целый год, чтобы решить, сохранять бумажные трудовые книжки или нет. Компаниям повезло меньше. Уже с января 2020 года им нужно подавать новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Кроме того, еще одну новую форму предстоит выдавать сотрудникам по их запросу. В статье — подсказки по переходу на новые правила и все необходимые документы.
Как получить сведения из электронных трудовых книжек
Отчет СЗВ-ТД
О том, как заполнить отчет СЗВ-ТД в разных случаях, читайте в следующих номерах журнала «Главбух».
Что вообще произошло? Чиновники решили заменить бумажные трудовые книжки электронными. По составу данных обе эти книжки почти идентичны. Но у цифрового формата есть преимущества. Компании не придется заботиться о том, чтобы хранить книжки и вовремя выдавать ее работнику при увольнении. А сотруднику не нужно носить с собой бумажный документ, который можно испортить или потерять. Ведь электронную книжку можно получить на мобильный за пару секунд. Памятка. Это поможет работнику дистанционно устроиться на работу и получить государственные услуги, оформить пенсию.
И как получить сведения из системы? Компания должна их предоставлять? Бухгалтер будет предоставлять сотрудникам сведения из цифровой трудовой книжки только по письменному заявлению. Но помимо этого работники смогут самостоятельно получить сведения через компьютер или телефон. Достаточно будет зайти в личный кабинет на сайте Госуслуг или на интернет-портале Пенсионного фонда. Если же сотрудник захочет данные на бумаге, он сможет запросить выписку у работодателя, в МФЦ или в Пенсионном фонде.
А как бухгалтеру предоставить сведения работнику из цифровой трудовой книжки? Пенсионный фонд разработал для этого новую форму СЗИ-ТД. Образец 1 ниже. Работодатель должен будет предоставлять сведения по письменному заявлению сотрудника. Срок — три рабочих дня. При увольнении выдать документ нужно в день прекращения трудового договора. Направить заявление сотрудник может как по электронной почте, так и на бумаге. Работодатель также сможет направлять справку не только в бумажном виде, но и в электронном.
Когда перейдем на электронные книжки
С какого числа начнут действовать изменения? По плану изменения вступят в силу с 1 января 2020 года. Чиновники разработали проекты с изменениями в Трудовой кодекс и в Федеральный закон «Об индивидуальном учете в системе обязательного пенсионного страхования» (№ 748684-7, 748744-7). Проекты уже прошли второе чтение Госдумы. В свою очередь Пенсионный фонд и Минтруд уже предложили бланки отчетов СЗВ-ТД и СЗИ-ТД. Но устно специалисты фонда сообщили, что внесли в формы изменения.
Что, уже с 1 января 2020 года отменят бумажные трудовые книжки? Нет. Все изменения добровольные и будут осуществляться только с согласия работника. Объясните сотрудникам, что они сами выберут — продолжать работодателю вести бумажные трудовые книжки или нет. Единственное исключение — сотрудники, которые впервые устроятся на работу по трудовому договору в 2021 году. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном формате.
Все остальные сотрудники при желании смогут сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого сотрудник может подать работодателю заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. Тогда компания будет заполнять и бумажную книжку, и электронную на данного работника.
Если работник откажется от бумажной книжки, компания выдает ему книжку на руки. С того момента, как компания получила заявление работника с отказом от трудовой на бумаге, сведения о работе таких сотрудников будут вести только в электронном формате.
Когда работник вовсе не подал заявление до конца 2020 года, компания продолжает вести книжку и в бумажном виде. Но подавать на него отчет СЗВ-ТД в ПФР все равно придется. Это нам подтвердили в фонде. Что это за бланк и когда его нужно сдавать в Пенсионный фонд — читайте далее.
Может ли работник, который подал заявление о продолжении ведения трудовой на бумаге, передумать? Да, работник вправе передумать. В таком случае он подаст еще одно письменное заявление со своим новым решением и получит трудовую книжку на руки.
На заметку
Какие мероприятия нужно провести компании для перехода на электронные трудовые книжки Памятка по переходуСкрыть
| Внесите изменения в локальные акты. До конца 2020 года компании нужно принять или изменить локальные акты. Пропишите порядок работы с электронными трудовыми книжками, назначьте ответственного за эту работу. При необходимости внесите изменения в коллективные договоры и соглашения с работниками. Если в компании есть выборный профсоюзный орган, согласуйте изменения с ним. | Уведомите работников. До 30 июня 2020 года уведомите письменно работников об изменениях, а также возможности вести трудовые книжки как на бумаге, так и в электронном виде. Объясните работнику, что данные в трудовой и электронной книжках идентичны. Кроме того, расскажите, что сотрудник вправе подать заявление. В нем работник должен указать свое решение — продолжать вести трудовую на бумаге или нет. | Соберите заявления. До конца 2020 года соберите с работников заявления с их решениями. Когда получите их, уведомите по форме СЗВ-ТД о принятом решении Пенсионный фонд. Если сотрудник не подал заявление, продолжайте вести книжку на бумаге. Тем, кто отказался от нее, выдайте ее на руки. Перед этим внесите в книжку последнюю запись о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку. |
Кто будет вести электронные трудовые книжки
Как компания будет заполнять электронную книжку? Компаниям дадут доступ к электронной базе? Нет, электронную базу будет вести Пенсионный фонд. С 1 января 2020 года компании будут ежемесячно представлять в фонд новый отчет со сведениями о трудовой деятельности. Отчитываться нужно будет не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
С 1 января 2021 года сведения о приеме и увольнении нужно будет представлять не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа. Все остальные кадровые изменения — по-прежнему до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Ну отлично, еще один отчет! По какой форме его заполнять? Пенсионный фонд уже разработал проект с формой нового бланка — СЗВ-ТД. Образец 2 ниже. В начало отчета будете заносить сведения о компании: регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН и КПП. Также компания укажет отчетный месяц. Например, когда будете сдавать отчет за январь, впишите 01.
В табличной части формы нужно отразить Ф. И. О. и СНИЛС работника, сведения о трудовой деятельности. Например, дату приема на работу, должность, структурное подразделение, номер и дату приказа о приеме на работу. В конце отчета нужно вписать должность руководителя или доверенного лица, Ф. И. О., дату, поставить подпись и печать при наличии. Фонд еще дорабатывает форму.
А кого в отчет включать? Компания отражает в СЗВ-ТД только тех работников, с которыми заключила трудовые договоры, в том числе совместителей. Но не нужно всех работников отражать в каждом отчете. Указывайте тех сотрудников, по которым были кадровые изменения. Например, приняли на работу, перевели, уволили, переименовали компанию или работнику установили новую квалификацию. Также отразите тех сотрудников, которые подали заявления с просьбами о переходе на электронные трудовые книжки или об отказе от них.
А как фонд узнает о стаже работника до 2020 года? Компании придется подавать отчет со всем опытом работы сотрудников? Нет, не придется. Нам это подтвердил Пенсионный фонд. Работодатель подает отчет с 2020 года по текущим изменениям. Весь предыдущий опыт есть у работника в трудовой книжке. При необходимости он будет подтверждать прошлый опыт трудовой книжкой на бумаге.
Можно ли как-то изменить данные, которые компания отправила? Например, если допустили ошибку. Да, можно. Компания может отменить запись по конкретному работнику. Например, если допустили в предыдущем отчете ошибку. Для этого подайте СЗВ-ТД с типом «Отменяющая» и заполните все данные точно так же, как и в первоначальном отчете.
Кроме того, работодатель должен исправить ошибку и по указанию на ошибку от работника. Если он заметит, что в электронной базе не хватает сведений или в них ошибка, он вправе подать работодателю письменное заявление.
Получается, что компании выгодно, чтобы работники отказались от бумажных трудовых книжек. Как бы убедить их в этом? Расскажите про то, что сотрудники не потеряют свои данные о стаже. Кроме того, покажите им памятку. Сейчас единственный источник сведений о деятельности сотрудника — его трудовая книжка. Она существует в одном экземпляре и хранится у работодателя. Постоянного доступа у сотрудника к ней нет. В то время как электронную книжку работник может получить за считанные секунды разными способами. О них — в памятке.
Памятка. Как получить сведения из электронной трудовой книжки
| Вы можете получить сведения из электронной трудовой книжки: | ||
 |  |  |
| У последнего работодателя | клиентской службе ПФР или МФЦ | В личных кабинетах на сайтах ПФР или Госуслуг |
| Информацию можно: | ||
 |  |  |
| Распечатать | Отправить по электронной почте | Сохранить на компьютере |
Скачайте еще одну памятку с ответами на частые вопросы работников.
за правильный ответ
Когда и как оформлять и раздавать работникам расчетные листки
ВСЕВОЛОД ЖУРАВЛЕВ — ведущий эксперт журнала «Главбух». Окончил с отличием Российский государственный социальный университет. Более 13 лет работал ведущим экспертом по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения, автор консультаций и публикаций в профильных СМИ. Читает семинары по налогам. Увлекается петанком.
Срочная новость
Как выдать зарплату за декабрь 2019 года
Компании, у которых день выплаты попал на период с 1 по 8 января 2020 года, обязаны выдать зарплату работникам накануне праздников. Крайний срок — 31 декабря. Такое требование установлено частью 8 статьи 136 ТК. Отложить выплату нельзя, иначе трудовая инспекция оштрафует на 50 000 рублей. Если выдали зарплату в последний день декабря, НДФЛ перечислите в бюджет сразу или на следующий рабочий день — то есть 9 января 2020 года.
Срок выплаты зарплаты приходится на период с 9 по 15 число? Не выдавайте декабрьскую зарплату заранее, иначе до аванса за январь пройдет больше чем полмесяца и работодателя оштрафуют.
В какой срок компании следует выдать расчетный листок работнику?
Конкретных сроков, когда сотрудники должны получить расчетные листки, нет (ст. 136 ТК). Безопаснее раздать их до того, как выдадите деньги сотрудникам. Точный порядок пропишите в локальных актах компании. Например, в положении об оплате труда.
По какой форме составлять расчетные листки и нужно ли их заверять подписью руководителя или главбуха?
Единой формы расчетного листка нет, поэтому разработайте свой бланк и утвердите его приказом руководителя. Если в компании есть профсоюз, то согласуйте с ним проект формы (ст. 136, 372 ТК). Ставить на расчетных листках подписи должностных лиц компании не нужно.
Указывать ли в расчетном листке сведения об удержаниях из зарплаты?
Да, удержания из зарплаты отражайте в расчетном листке. Всего в нем должно быть четыре вида сведений. Во-первых, составные части зарплаты, например оклад, надбавки, премии. Во-вторых, другие суммы, которые начислили работнику, такие как больничные пособия, компенсации. В-третьих, удержания. В-четвертых, итоговая денежная сумма, которая положена сотруднику (ст. 136 ТК).
Можно ли отправлять расчетные листки по электронной почте?
Да, вы вправе не выдавать сотрудникам бумажные расчетные листки, а отправлять их по электронной почте. Минтруд не против (письма от 23.10.2018 № 14–1/ООГ-8459, от 21.02.2017 № 14–1/ООГ-1560). Но предварительно закрепите порядок в трудовом или коллективном договоре либо в положении об оплате труда. Сотрудников попросите написать заявления, на какой адрес электронной почты присылать листки. Безопаснее также взять с каждого согласие на обработку персональных данных.
Нужно ли выдавать расчетный листок, если выплат работникам не было?
Нет, не нужно. Расчетный листок вручают, когда выдают зарплату (ч. 1 ст. 136 ТК). Если зарплату не выплачивали, то и расчетный листок не оформляйте.
Выдавать сотрудникам расчетные листки при выплате отпускных?
Нет, не нужно. Оплата отпуска — не зарплата. На время отдыха за работником сохраняется средний заработок. Поэтому и расчетный листок при выплате отпускных не оформляйте (ст. 129 ТК, п. 3 письма Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).
Нужен ли расчетный листок, когда выдаем аванс?
Можете не выдавать расчетные листки на аванс. Ведь в этот момент еще не известны некоторые части зарплаты, например премии и надбавки. Чиновники также не видят нарушения в том, чтобы выдавать листки раз в месяц (письма Роструда от 20.05.2011 № 1375-6-1, Минтруда от 24.05.2018 № 14–1/ООГ-4375).
Сотрудник на словах просит, чтобы бухгалтерия передала ему расчетный листок через коллегу. Письменное согласие не дает. Чем рискует компания, если пойдет навстречу сотруднику?
Есть риск, что компанию оштрафуют на 75 000 руб. за нарушение законодательства о защите персональных данных (ч. 2 ст. 13.11 КоАП). В расчетном листке есть личная информация о сотруднике. Передавать такие сведения третьим лицам без письменного согласия работника запрещено (п. 1 ст. 3, ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Как подтвердить, что сотрудники получили расчетные листки?
Собирайте подписи сотрудников, когда выдаете им расчетные листки. Например, заведите для этого журнал учета и выдачи листков или добавьте дополнительный столбец в платежную ведомость. Другой вариант — разделить расчетный листок на две части. Одну сотрудник оставит себе, а в другой поставит подпись и вернет в бухгалтерию. Передачу расчетного листка по электронной почте подтвердит уведомление об отправке.
Какие штрафы грозят компании, которая не выдает расчетные листки?
Если трудинспекторы на проверке обнаружат, что сотрудники не получают расчетные листки, то оштрафуют компанию на сумму до 50 000 руб. Ответственность установлена и для руководителя. Его оштрафуют на сумму до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).
Компанию заставили оплатить соискателю тестовую работу
Причина конфликта: компания ознакомила соискателя с локальными актами и дала задания по работе. Но потом отказалась брать его в штат. Соискатель обратился в суд.
Кто выиграл спор: соискатель, но суд удовлетворил не все требования.
Как избежать подобных споров: давайте соискателям тестовые задания, которые не пересекаются с будущими должностными обязанностями. В таком случае компания может не оплачивать кандидату его работу.
Из-за чего возник конфликт
Соискатель пришел на собеседование 3 сентября. По его просьбе компания в тот же день ознакомила его с локальными актами о заработной плате по должности, о положениях должностной инструкции. Соискателю выдали типовые бланки расписок о согласии на обработку персональных данных, заявления на налоговые вычеты, журнал регистрации инструктажей по пожарной безопасности. Кандидат поставил подпись о том, что ознакомился с этими документами.
На следующий день компания пригласила кандидата пройти второй этап собеседования — разговор с начальником отдела. Соискателю дали задание. По результатам компания решила не нанимать соискателя. Тогда он обратился в суд и потребовал от компании принять его на работу и оплатить зарплату со дня собеседования по дату вынесения решения суда (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2019 № 33-6133/2019).
Работодатель должен оплатить фактически отработанное
время соискателя, если ознакомил его с локальными
актами и дал задание, которое связано с трудовой
функцией. При этом компании не нужно заключать
ни трудовой, ни гражданско-правовой договор.
труда в Иркутской области
Что решили судьи
Компания вправе самостоятельно выбирать, с кем заключать договор. Отказывать в приеме нельзя только по дискриминационным обстоятельствам. Например, из-за национальности. Если доказательств дискриминации нет, то компания не обязана нанимать соискателя.
При этом нужно учитывать, что трудовые отношения возникают уже тогда, когда руководитель допустил сотрудника к работе. Даже если договор не оформили. Но так как директор не подписал приказ, получается, соискателя допустили к работе без ведома руководства.
Когда соискателя к работе допустил неуполномоченный сотрудник, компания должна оплатить кандидату фактически отработанное им время (ст. 67.1 ТК). Рассчитать оплату труда нужно исходя из месячного оклада по должности, на которую претендовал соискатель.
Как избежать спора
Вы вправе проверять знания и умения соискателя и давать ему задания. Главное правильно оформить такие задания, чтобы не было конфликтов. Компания может попросить соискателя выполнить тестовые задания в формате «вопрос — ответ». Оплачивать потраченное время не придется, даже если ознакомили кандидата с локальными актами. Ведь к его трудовой функции такой тест не относится.
Когда даете соискателю задания, которые напрямую связаны с трудовой функцией на должности, на которую он претендует, то работу придется оплатить (ст. 67.1 ТК). Размер оплаты можно определить по штатному расписанию, рассчитав ее за фактически отработанное время.
О чем еще спорили компании с работниками
| Ситуация | Аргументы судей |
|---|---|
Об увольнении Примите отзыв заявления об увольнении, даже если работник предупредил о нем в последний день | |
| Сотрудник написал заявление на увольнение. Но за 30 минут до окончания последнего рабочего дня написал на электронную почту работодателю и отозвал заявление. Компания ответила отказом и уволила работника. При этом ссылалась на то, что в заявлении не было подписи работника. Сотрудник обратился в суд с требованием взыскать зарплату за все время отсутствия на работе | Суд поддержал работника. Он вправе передумать и отозвать заявление об увольнении до истечения срока предупреждения. При этом сотрудник вправе отозвать заявление посредством электронных сообщений. В данном случае отсутствие подписи не мешало компании учесть волю работника. Суд восстановил его в должности и взыскал с компании зарплату за время вынужденного прогула (апелляционное определение Московского городского суда от 22.05.2019 № 33-22466/2019) |
Об отказе в приемеКомпания не вправе умалчивать причину отказа в приеме на работу | |
| После собеседования работника направили на медкомиссию и дали список документов для трудоустройства. Кандидат собрал все бумаги, но получил отказ без объяснения причин. Тогда он обратился в прокуратуру, которая признала действия компании незаконными. Она не изменила свое решение, и кандидат обратился в суд. Потребовал заключить трудовой договор, взыскать компенсацию 100 млн руб. и зарплату | Суд частично поддержал соискателя. Компания незаконно отказала в приеме на работу, не указав причину отказа. В суде компания назвала причину в том, что получила негативную устную характеристику от бывшего работодателя. Но раз трудовых отношений не было, зарплату компания платить не обязана. Суд взыскал с работодателя компенсацию, но уменьшил ее со 100 млн до 100 тыс. руб. (апелляционное определение Костромского областного суда от 14.02.2019 по делу № 33-45/2019) |
О трудовой книжкеС работодателя взыщут среднюю зарплату за все дни задержки выдачи трудовой книжки | |
| Компания не выдала работнику при увольнении справку 2-НДФЛ, справку о заработной плате и трудовую книжку. Работодатель выдал книжку лишь спустя три месяца. Поэтому сотрудник обратился в суд и потребовал взыскать неполученный заработок за все время задержки трудовой книжки и компенсацию морального вреда | Суд поддержал работника. Доказательств того, что компания не могла выдать трудовую книжку из-за отсутствия работника в день увольнения, нет. Компания предоставила уведомление явиться за книжкой, копию конверта. Но сам по себе конверт не доказывает, что в нем находилось уведомление. А описи вложения у компании не было. Суд взыскал с компании средний заработок (кассационное определение Московского городского суда от 21.03.2019 № 4г-16583/18) |
О срочном трудовом договоре Компания вправе уволить работника по окончании срочного договора | |
| Компания заключила с сотрудником семь срочных договоров в течение 12 лет. Каждый раз сотрудника нанимали на должность заместителя директора. При заключении последнего договора сотрудник находился в предпенсионном возрасте. Но компания уволила работника, когда срок договора закончился. Сотрудник решил, что увольнение незаконно и договор нужно перевести в бессрочный, а также взыскать зарплату за время вынужденного прогула | Суд поддержал компанию. По соглашению сторон срочный договор можно заключать с заместителями руководителей (ч. 2 ст. 59 ТК). В трудовых договорах был указан срок. Так как сотрудник подписывал все договоры, значит, он был согласен с их условиями. В уставе компания не указала срок полномочий заместителей. Само по себе неоднократное заключение срочных договоров не говорит о том, что договор нужно признать бессрочным (апелляционное определение Саратовского областного суда от 17.10.2019 по делу № 33-8580/2019) |
