Как избежать самых частых ошибок в расчете по взносам

Ошиблись, когда считали сумму взносов по каждому работнику без учета тарифа

Инспекторы смотрят, сколько всего пенсионных взносов начислили сотруднику за последние три месяца. Этот показатель сравнят с суммой взносов за сотрудника по каждому месяцу в отдельности (контрольное соотношение 0.2 приложения к письму ФНС от 29.12.2017 № ГД-4-11/27043).

Как избежать ошибки. Проверьте перед отправкой, выполняется ли контрольное соотношение. Соотнесите сумму строк 240 со значением по графе 4 строки 250 раздела 3. Показатели должны быть равны. Если заполняли расчет вручную или переносили данные из одной программы в другую, могли неверно заполнить строки 240 за каждый месяц.

Что будет, если ошибиться. Когда налоговики получат электронный расчет и найдут несоответствие, то на следующий день отправят компании уведомление. У вас будет пять рабочих дней, чтобы отправить исправленный расчет.

Если отчитывались на бумаге, уведомление получите в течение 10 рабочих дней. Еще 10 рабочих дней у вас будет, чтобы направить исправленный расчет налоговикам. Если уложитесь в сроки, то инспекторы будут считать датой сдачи отчета день, когда отправили первоначальный РСВ.

Поставили неправильный тариф взносов или посчитали их некорректно

Налоговики проверяют расчет суммы взносов. Для этого умножают базу по взносам на тариф, соответствующий коду категории застрахованного лица. Затем сравнивают получившееся значение с суммой взносов, которую компания указала в расчете. Значения должны быть равными (контрольное соотношение 0.1 приложения к письму ФНС № ГД-4-11/27043). Сверят начисления по каждому работнику из раздела 3 за каждый из трех последних месяцев расчетного периода.

Как избежать ошибки. Чтобы не допустить расхождений, проверьте, верно ли вы записали код категории застрахованного лица в строке 200 раздела 3. Для каждой категории застрахованных установлена своя ставка взносов. Если укажете неверный код застрахованного, то есть риск, что посчитаете взносы по верному тарифу, а программа налоговиков — по тарифу для категории, которую вы ошибочно записали. В таком случае контрольное соотношение не выполнится.

Кроме того, контрольное соотношение не выполнится, если неверно рассчитать месячную сумму взносов. Иногда бухгалтеры тариф умножают на базу по взносам за месяц. Из-за этого взносы не сойдутся с расчетом налоговиков.

Например, взносы за декабрь нужно рассчитывать так. Сложите базу по строке 220 за все предыдущие месяцы плюс декабрь и умножьте на тариф. А затем из общей суммы взносов вычтите те, что начислили за 11 предыдущих месяцев. Если просто умножите все выплаты за месяц на тариф, то итоговые расчеты разойдутся на несколько копеек из-за округления.

Что будет, если ошибиться. Инспекторы не примут расчет по взносам, если контрольное соотношение не сойдется (п. 7 ст. 431 НК). Налоговики пришлют компании уведомление. Действуйте так же, как и в ситуации с выплатами работникам без учета тарифа.

Нарушили срок сдачи отчета

Инспекторы проверяют, чтобы дата, когда сдали первичный расчет, не была позже крайнего срока сдачи (контрольное соотношение 0.32 приложения к письму ФНС № ГД-4-11/27043). Отправить расчет за 2019 год нужно не позднее 30 января 2020 года.

Как избежать ошибки. Неждите последнего дня, чтобы отчитаться. Рискованно отчитываться в последний день, учитывайте, что может возникнуть непредвиденная ситуация. Например, на работе отключат интернет либо встретится спорный вопрос, на который вы не успеете найти ответ.

Постройте работу так, чтобы все важные задачи делать заранее. Для этого сохраняйте для себя бухгалтерские календари. В них указаны все сроки сдачи отчетности или перечисления обязательных платежей. К примеру, в журналах «Главбух» с нечетным номером всегда есть календари на ближайший месяц. В этом номере — календарь на январь.

Что будет, если ошибиться. За опоздание с расчетом придется заплатить штраф. Сумма зависит от того, успеете ли вы до 30 января оплатить взносы, отраженные в этом расчете (письмо ФНС от 09.11.2017 № ГД-4-11/22730). Если да, то штраф будет минимальным — 1000 руб. Если нет, то штраф составит 5 процентов от не уплаченной в срок суммы взносов за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для сдачи расчета. При этом есть ограничения. Штраф не может быть более 30 процентов от этой суммы и менее 1000 руб. (п. 1 ст. 119 НК).

Перепутали коды периодов и месяцев

Код периода указываете на титульном листе и по строке 020 раздела 3. Кроме того, в разделе 3 есть номера месяцев расчетного периода. Инспекторы проверят, чтобы коды соответствовали друг другу (контрольное соотношение 0.29 приложения к письму ФНС № ГД-4-11/27043).

Как избежать ошибки. Чтобы не запутаться, проверьте коды периодов и месяцев перед тем, как сдавать отчет. На титульном листе и в разделе 3 коды периодов должны совпадать. Например, в годовой отчетности на титульном листе и в строке 020 раздела 3 будут стоять одинаковые цифры — 34. Также убедитесь, что верно указали отчетные месяцы. В расчете за 2019 год в строках 190 подраздела 3.2.1 должны стоять коды 10, 11, 12, то есть октябрь, ноябрь и декабрь.

Что будет, если ошибиться. Инспекторы примут расчет, но у них появятся вопросы к компании. Может получиться, что деньги неправильно попадут на лицевой счет сотрудника. Как минимум придется уточнять начисления. А если компания одновременно ошибется и в периоде, и в месяцах, то инспекторы могут не заметить ошибку. Тогда решат, что отчет за текущий период компания не сдавала. Штраф будет таким же, как и в ситуации с нарушением сроков.

Неверно посчитали сумму пенсионных взносов в целом по компании

Инспекторы проанализируют общую сумму пенсионных взносов с начала расчетного периода. Ее сравнят с суммой пенсионных взносов по каждому сотруднику в отдельности. В расчет будут брать только те взносы, которые начислены с выплат, не превышающих предельную базу. Значения должны быть равны (контрольное соотношение 0.5 приложения к письму ФНС № ГД-4-11/27043).

Как избежать ошибки. Перед отправкой расчета убедитесь, что показатели равны. Для этого сложите графу 2 строки 061 подраздела 1.1 и все строки 240 всех разделов 3. Сумма должна быть равна показателю в графе 1 строки 061 подраздела 1.1. Если равенство выполняется, значит, расчет заполнили верно.

Что будет, если ошибиться. Инспекторы посчитают расчет непредставленным. Компании направят уведомление об этом. Поступайте так же, как и в ситуации с ошибкой в сумме взносов за сотрудника.