Не вы заплатили сотруднику, а он вам: как отразить в бухучете

Завскладом возместил недостачу

Ответственный сотрудник должен возместить компании рыночную стоимость продукции, по которой была обнаружена недостача (ст. 238 ТК). Недостачу организация вправе взыскать в полном объеме, если с сотрудником, например завскладом, заключили договор о полной материальной ответственности (ч. 1, 2 ст. 242, ст. 244 ТК, постановление Минтруда от 31.12.2002 № 85). Допустим, сотрудник добровольно внес в кассу компании деньги за недостачу продукции (ч. 4 ст. 248 ТК). Вот как эти суммы провести в налоговом и бухгалтерском учете.

Налоги. НДС при утрате продукции не начисляйте. Ведь реализации не было (п. 1 ст. 39, подп. 1 п. 1 ст. 146 НК). Факт недостачи подтвердите документами, которыми оформили результаты проведения инвентаризации. К примеру, сличительной ведомостью, ведомостью учета результатов инвентаризации. Составьте приказ руководителя о взыскании недостачи и получите согласие работника на возмещение. Иначе налоговики доначислят НДС как при безвозмездной передаче продукции (п. 2 ст. 154 НК, п. 10 постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33). Деньги, которые получили от работника, тоже не включайте в базу по НДС (подп. 2 п. 1 ст. 162 НК, вопрос 10 письма Минфина от 07.10.2008 № 03-03-06/4/67).

Входной НДС, который компания приняла к вычету по материалам, работам и услугам, использованным для производства утраченной продукции, не восстанавливайте. Перечень случаев, когда сумму НДС нужно восстановить, закрыт (п. 3 ст. 170 НК, решение ВАС от 23.10.2006 № 10652/06). Списания недостачи в этом перечне нет. Чиновники не требуют восстанавливать НДС, если материалы были похищены, разбиты или испортились из-за аварии, стихийного бедствия, пожара (письмо Минфина от 02.03.2018 № 03-03-06/1/13389).

Если компания взыщет недостачу с учетом входного НДС, то безопаснее налог восстановить. Иначе получится, что организация дважды возместила налог. Первый раз — когда воспользуется вычетом при покупке, и второй — когда получит налог в составе компенсации ущерба. Поскольку в таком случае возникает необоснованная налоговая выгода, у компании есть два варианта действий. Либо восстановить входной НДС, ранее принятый к вычету, либо не включать налог в сумму претензии (постановление Президиума ВАС от 23.07.2013 № 2852/13).

Стоимость продукции, по которой выявили недостачу, признайте во внереализационных доходах в день, когда работник признал вину (п. 3 ст. 250, подп. 4 п. 4 ст. 271 НК). В этот же момент во внереализационных расходах отразите стоимость продукции (подп. 20 п. 1 ст. 265, п. 1 ст. 272 НК, письмо Минфина от 19.06.2018 № 03-03-07/41741).

Бухучет. В бухгалтерском учете сделайте записи:

Удержали стоимость трудовой книжки из зарплаты

Когда компания выдает работнику трудовую книжку, то вправе взыскать расходы на ее покупку (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). Например, стоимость трудовой книжки удержали из заработной платы сотрудника.

Налоги. НДС, который компании предъявил продавец книжки, вы вправе принять к вычету при соблюдении трех условий (подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172, п. 2 ст. 169 НК). Во-первых, компания приняла на учет трудовые книжки на основании накладной от поставщика. Во-вторых, есть правильный счет-фактура. В-третьих, трудовая книжка используется в деятельности, облагаемой НДС. При передаче трудовой книжки работнику начислите НДС, ведь это реализация (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК). Налог начисляйте на покупную стоимость трудовой книжки без учета НДС (п. 1 ст. 154, п. 1 ст. 168 НК).

Затраты, которые компания понесла на покупку трудовой книжки, отразите в расходах в момент ее покупки (подп. 49 п. 1 ст. 264, абз. 5 подп. 3 п. 7 ст. 272 НК, письмо ФНС от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833). Сумму, которую у сотрудника удержали из зарплаты за трудовую книжку, включите во внерализационые доходы (ст. 250, п. 1 письма Минфина от 26.09.2007 № 07-05-06/242). Если сумма возмещения равна величине затрат организации на приобретение трудовой книжки, прибыль равна нулю. Следовательно, организация налог на прибыль не платит.

Бухучет. Покупку трудовой книжки и удержание ее стоимости из зарплаты работника отразите следующими записями:

Сотрудник возместил стоимость туристической путевки

Сотрудник компании собрался в отпуск. Приобрел туристическую путевку, а заплатить попросил компанию. Для этого написал заявление. Компания перечислила деньги туроператору, а сотрудник позже полностью погасил долг. Для этого внес деньги за путевку в кассу компании.

Налоги. Компания не начисляет НДС при оплате путевок за работников. Ведь путевку она не реализует (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК, письмо Минфина от 19.02.2016 № 03-07-07/9546). Не возникает у компании обязанности платить НДС и в тот момент, когда сотрудник компенсировал деньги за путевку (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК). Верховный суд поддерживает такую позицию (постановление Президиума ВАС от 03.05.2006 № 15664/05). Не отражайте стоимость путевки в доходах или расходах по налогу на прибыль (ст. 41, 249, 250, 252, 270 НК).

По мнению проверяющих, оплата путевки за сотрудника — это его доход. Значит, нужно начислить взносы и НДФЛ в момент оплаты. Налог удержите при выплате других доходов. После возврата сотрудником денег за путевку произведите перерасчет и верните излишне удержанную сумму НДФЛ (ст. 231 НК).

Этих сложностей можно избежать, если сотрудник успеет возместить деньги до конца отчетного периода и до того, как ему выплатят другой доход. Тогда ни удерживать НДФЛ, ни отражать его в отчетности не нужно.

Взносы при возврате денег также нужно пересчитать. Делать перерасчет не придется, если сотрудник вернет деньги до конца квартала, в котором компания оплатила путевку. Тогда в расчете по взносам эту операцию можно не отражать.

Бухучет. Возмещение стоимости путевки отражайте вбухгалтерском учете такими проводками:

Заплатили за сотрудника штраф, который он затем вернул в кассу

Мировой судья оштрафовал бухгалтера компании на 500 руб. за то, что тот с опозданием сдал в налоговую инспекцию декларацию по налогу на прибыль (ст. 15.5 КоАП). Компания заплатила штраф за бухгалтера. Деньги он внес в кассу.

Налоги. Порядок учета НДФЛ и страховых взносов в таком случае будет таким же, как и в ситуации, когда сотрудник возмещает деньги за путевку.

Ни в расходах, ни в доходах для расчета налога на прибыль штраф, который заплатили и удержали с работника, не отражайте (ст. 41 НК). Для НДС уплата штрафа никаких последствий также не влечет.

Бухучет. Вбухгалтерском учете оплату штрафа за сотрудника и возмещение в кассу отразите так: