Как отфильтровать требования по встречкам, чтобы не ответить лишнего. Секреты главбухов со стажем

«Отвечать налоговикам на их вопросы прямо — вредно!»

Сейчас я занимаюсь налогами в крупной компании. Перед этим долго работала в налоговой инспекции и знаю эту «кухню». Когда получаю требование по встречке, сначала смотрю, нужно ли вообще его исполнять.

Кого проверяют: контрагента или нас. Достаточно часто инспекторы выставляют запрос вроде бы по встречке, но никаких документов по контрагенту в требовании нет вообще! Вместо этого запрашивают наши регистры учета за три года, пояснения по всей хозяйственной деятельности. Как будто инспектор не встречку с контрагентом делает, а проверяет нашу компанию.

Я высылаю мотивированный отказ, и претензий у налоговиков по этому поводу не было. Ведь требование по встречке предполагает наличие второй стороны — контрагента. Или же налоговики должны указать конкретную сделку с контрагентом, а не требовать описание всей деятельности нашей компании.

Зачем сдавать одно и то же по 10 раз. Инспекторы из квартала в квартал запрашивают одно и то же: договоры, сертификаты, пояснения, которые можно применить ко всему периоду сотрудничества с контрагентом. Чтобы не сдавать документы повторно, пишу налоговикам, когда, с каким письмом мы уже направляли эти документы.

Для чего столько платежек. Платежки — это ужасно! Непонятно, зачем инспекторы постоянно их требуют. Скорее всего, потому что так исторически сложилось. Ведь АСК НДС-2 подтягивает информацию о платежах.

Мне надоело возиться с платежками, и я позвонила в ИФНС. Объяснила, что у нас сотни запросов в квартал, налоги мы считаем по отгрузке, а не по кассовому методу. Устроит ли инспектора реестр платежек? Нам разрешили, и мы стали сдавать реестр вместо, к примеру, 200 отдельных платежек. Поэтому, если платежек много, стоит поговорить с инспектором, чтобы минимизировать объем.

Почему отвечать налоговикам на их вопросы буквально — вредно. Инспекторы часто формулируют вопросы таким образом, что отвечать буквально — вредно, как бы странно это ни звучало. Например, налоговики любят задавать вопрос: «Кто был инициатором заключения договора?» Если вы ответите: «Наша компания очень хотела заключить договор, так как нуждалась в таких услугах», а инспекция решит, что контрагент — однодневка, то вас обвинят еще и в наличии умысла. Сами ведь написали, что очень хотели и нуждались.

Я формулирую ответ со ссылкой на статьи 420 и 421 Гражданского кодекса. Ведь для заключения сделки необходимо обоюдное волеизъявление сторон. Пусть налоговики изучают документы, проверяют реальность сделки, а не выискивают инициатора. Ссылайтесь на ГК РФСкрыть

Как помогают шаблоны. Я пользуюсь шаблонами ответов и вам советую. Если вы, например, транспортная компания и получаете требования на предмет доставки, машин, грузчиков, то разработайте шаблон, которым можно пользоваться постоянно. Исправить готовый текст легче, чем писать ответ с нуля. Примерный текст смотрите ниже.

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

«Мы тщательно фильтруем требования, которые приходят из налоговой»

Наша компания — оптовый дилер, контрагентов много — как поставщиков, так и покупателей. В месяц приходит несколько десятков требований. А бухгалтерия у нас небольшая. К тому же вряд ли налоговики будут изучать все, что затребовали. Поэтому поступающие требования мы тщательно фильтруем.

Как мы сами сокращаем себе объем документов. Недавно получили требование в связи с камеральной проверкой декларации по НДС за III квартал нашего покупателя. Требуют большой перечень документов: договоры, счета-фактуры, накладные, акты взаимозачета и т. д.

Отказывать рискованно — могут оштрафовать, а суды не всегда на стороне налогоплательщика. Поэтому мы просто предоставили минимум документов, которые подтверждают вычеты НДС у покупателя. А именно счета-договоры и УПД, причем только за III квартал, а не за весь 2019 год, как требовали инспекторы. Предварительно узнали у контрагента, что вычеты в декларации за этот квартал он не переносил с других периодов.

Почему мы не хотим предоставлять информацию. Кроме документов в том же требовании налоговики запросили информацию: произвели мы товары или купили, кто оценивал контрагентов и вел переговоры (инспекторы рассказали нам, зачем им эти данные). Я считаю, что это напрямую не относится к камеральной проверке декларации по НДС. Мы вообще предоставляем налоговикам информацию в редких случаях — когда нужно подтвердить что-то важное по просьбе контрагента. В итоге информацию не предоставили вообще.

Данная тактика работает, нас не штрафуют за неполный пакет документов и за отсутствие информации. Также мы не можем навредить контрагенту, так как являемся добросовестными налогоплательщиками.

Комментарий редакции. Есть инспекторы, которые требуют не то что один, а даже два штрафа, когда компания не полностью отвечает на требование. Один — за несдачу документов, второй — за непредставление информации. Так что тут все зависит от вашей инспекции.

Как мы просчитываем, что известно налоговикам. Расскажу еще про одно требование — по конкретным сделкам с покупателем «вне налоговых проверок». Никакие сделки, конечно же, не указали. Перечислили только, какие документы и за какой период нужны. А по счетам-фактурам написали даты и номера.

Я рассуждаю так. Налоговики же сказали в требовании — вне проверок. Значит, они не проверяют покупателя и, скорее всего, им неизвестно, сколько должно быть документов. Они точно знают только, что у нас должны быть счета-фактуры, раз по ним есть даты и номера. Ну и прекрасно, эти документы мы и предоставили — четыре УПД и счета-договоры к ним. Штрафа опять не было.

Как мы действуем, если требуют документы за весь период сотрудничества с контрагентом. Мы прикидываем объем документов. Если это 5–10 штук, контрагент и документы идеальные, то мы их предоставляем.

Если объем большой или нас что-то смущает, то высылаем уведомление об отсутствии документов. Конечно, формально мы не совсем правы — документы-то есть. Но мы идем на хитрость, чтобы не навредить себе и контрагентам. То есть мы не даем полную информацию для будущих проверок и к тому же разгружаем бухгалтерию. Риск штрафа есть, но налоговая же не может достоверно утверждать, что у нас есть эти документы. Поэтому есть вероятность решить спор в нашу пользу. К тому же иногда проще уплатить штраф. В данном случае он фиксированный и не зависит от количества документов.

Надо сказать, что практика споров с налоговой у нас есть и причем в нашу пользу. Может, поэтому инспекторы нас в спорных случаях уже и не штрафуют.

«Встречка для меня — это квест»

Ко мне часто обращаются не только для постоянного ведения бухучета, но и за разовыми услугами. Конечно, и по встречным проверкам, потому что требования приходят постоянно.

Зачем я связываюсь с исполнителем. В требовании всегда указывают исполнителя. Если что-то не ясно или требуют слишком много документов, выясняю у него, что именно нужно. Для меня это своеобразный квест. Ведь не всегда поймешь, какую сделку они расследуют. Часто выходит, что надо-то немного.

У меня обычно так: если я начала диалог сама и оставила свои контакты инспектору, то он позвонит и дозапросит документы, если это будет необходимо. Получается, что удобно не прятать голову в песок, а вести доброжелательный диалог.

К примеру, крупная компания. Перечень документов в требованиях зашкаливает. Вот и сейчас потребовали документы — от карточек счетов чуть ли не по каждому счету до описания бизнеса, перечня поставщиков и покупателей. Мало того, что это огромное количество документов, так я еще уверена, что налоговой вряд ли все это надо.

Звоню инспектору: «Вы знаете, такой большой объем документов, вся работа бухгалтерии встанет. Может быть, не все можно предоставить? И если да, то что именно?»

Инспектор: «Этот запрос нам прислала ИФНС такая-то, я могу вам его переслать, назовите, пожалуйста, свою почту».

Инспектор присылает поручение другой ИФНС. Кстати, поручение должны были сразу приложить к требованию, но не приложили. Поэтому можно спорить и доказывать, что требование незаконное, только зачем? Инспекторы исправят ситуацию и пришлют запрос еще раз.

Из поручения ясно, что нужны документы по покупке товаров у контрагента в IV квартале 2018 года. Мы решаем позвонить ему и сопоставить документы на всякий случай.

Затем я перезваниваю инспектору и говорю, что по данному контрагенту в IV квартале была всего одна сделка.

Инспектор: «Значит, предоставьте договор, выписку банка, товарную накладную, ТТН, счет-фактуру и книгу покупок за IV квартал по этому контрагенту».

В итоге мы сдали шесть документов, хотя в требовании только перечень состоял из 36 пунктов! Это устроило и ИФНС, и особенно нашу бухгалтерию. Всего 20 минут заняло. А инспекторам тоже неохота разгребать ненужные документы, тем более по запросу другой ИФНС.

Как мы отвечаем, если с контрагентами путаница. Налоговики прислали требование по контрагенту, назовем его ООО «Ромашка». И вот неувязка — с таким контрагентом компания не работала. Отписаться, что с ним не было сделок? Но как быть с той частью запроса, которая касается скорее нашей компании? Например, налоговики требуют перечень основных средств и т. д.

Я изучаю требование и вижу, что есть дата и номер договора. Проверяю — отгрузки по этому договору были, но другому контрагенту, скажем, ООО «Василек». Причем связаться с этой компанией мы не смогли. Получается, контрагент сомнительный, а на требование ответить нужно. Я в таких случаях независимо от того, что написано в требовании, предоставляю минимальный объем: договор, счета-фактуры, товарные накладные, ТТН, карточку 60 или 62 с выборкой по контрагенту.

В письме написала: «Компания N на Ваше требование №... от... отвечает, что отношений с ООО „Ромашка“ не имеет. Указанные в требовании №... от ... отгрузки осуществлялись в 2018 году в адрес ООО „Василек“. В декларациях за 2018 год по НДС отражена выручка от реализации товаров покупателю ООО „Василек“».

Ну и все, вопросов от ИФНС не было.

«Предпочитаю общаться с налоговиками письменно, а не по телефону»

Я стараюсь коммуникации с налоговиками проводить в письменной форме. По телефону инспекторы могут проконсультировать некорректно, а потом начислят компании штраф. Конкретно по встречкам нам помогает представление письма в инспекцию.

Как мы высылаем письмо с обещаниями вместо документов. Налоговики часто запрашивают у нас документы по контрагенту за определенный период. Понятно, что их может быть очень много. Мы делаем так. Составляем письмо для налоговиков и описываем специфику взаимодействия с данным контрагентом. Из документов предоставляем только договор, № ТОРГ-12, счета-фактуры. Также просим уточнить запрос и после этого обещаем предоставить остальные документы.

К примеру, инспекторы запросили у нас документы к конкретному счету и еще целый список за два года. Но именно такого счета мы не выставляли. Я так и написала инспекторам и попросила уточнить номер и дату счета. Никакой уточненный запрос нам не прислали.

Как быть, если налоговики спрашивают про то, что должен знать менеджер. Налоговики часто интересуются, как компания заключала и исполняла договор с контрагентом. Нужно быть готовыми к таким запросам, чтобы не искать в срочном порядке ответственного менеджера.

Я поняла, что самое удобное — автоматизировать процесс заявки клиента и отчет о ее выполнении. Тогда информация по сделке будет в электронном виде, и ее всегда можно предоставить по запросу инспекции. Внутреннюю документацию и электронную переписку налоговики охотно принимают в качестве подтверждения реальности операции.

Если автоматизировать данные процессы в компании сложно, то есть другой способ — разработать чек-листы. В них записываем данные о заявках, кто контактировал с контрагентом и т. д. Потом распечатываем и храним вместе с договором или счетами-фактурами и накладными.

Чек-лист может пригодиться не только на встречках. Налоговики могут вызвать директора на комиссию, скажем, по НДС, или допросить работника, а у нас все данные по сделке есть, ясно, что отвечать инспекторам.

К примеру, у нас был чек-лист с полями для комментариев и подписей менеджера, который заключал договор, его руководителя, главного бухгалтера или человека из финансового отдела, который отвечает за проверку контрагента. Чек-лист прикреплялся к договору, перед тем как его отправляли на подпись директору. Скачайте регистрСкрыть