Что вам поменять в правилах командировок, чтобы исключить претензии налоговиков

Пропишите максимум допуслуг в локальном акте

Когда сотрудник уезжает в командировку, помимо оплаты проезда и проживания ему могут понадобиться дополнительные услуги. Допустим, упаковка багажа, VIP-зал в аэропорту или интернет в гостинице. Эти расходы вы вправе учесть при расчете налога на прибыль, ведь перечень командировочных расходов открыт (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы тоже не придется. Главное, чтобы расходы были экономически обоснованны. Например, багаж упаковали в пленку, чтобы не допустить кражи документов из чемодана. Чиновники не против, даже если сотрудник доплатил авиакомпании за выбор конкретного места в самолете (письмо Минфина от 27.12.2019 № 03-04-00/102629).

Чтобы максимально обезопасить допрасходы от претензий проверяющих, пропишите их в локальном акте компании. Например, положении о командировках. Образец 1 — ниже. Причем состав расходов для разных категорий сотрудников может различаться. К примеру, вы вправе установить, что руководство может пользоваться VIP-залами аэропортов, а рядовые сотрудники — нет. Не предусматривайте компенсацию услуг, которые нужны только для удовлетворения личных потребностей сотрудника. Например, мини-бар в номере. Учесть их в налоговом учете не получится, а заодно придется удержать НДФЛ и начислить взносы.

Образец 1

Плохо

Хорошо

Распечатать образец в формате Word

Добавьте конкретику о поездках на такси

Пропишите в положении о командировках ситуации, в которых работники могут пользоваться такси. Образец 2 — ниже. Избегайте общих формулировок. Сотрудники должны точно знать, в каких ситуациях они вправе воспользоваться такси, а когда рискуют, что поездка будет за их счет. Напомните сотрудникам, какие документы им необходимо взять у перевозчика, чтобы подтвердить свои расходы. Например, электронный чек или расписку, если таксист не использует ККТ (письма Минфина от 20.10.2017 № 03-03-06/1/68839, от 02.03.2017 № 03-03-07/11901).

Если четко не пропишете, в каких случаях командированные сотрудники вправе пользоваться такси, рискуете, что они будут ездить по личным делам. А потом потребуют возмещения своих затрат. Такую компенсацию не удастся учесть в расходах. К тому же придется удержать НДФЛ и начислить взносы (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК).

Образец 2

Плохо

Хорошо

Распечатать образец в формате Word 

Установите, можно ли остаться после командировки на отдых

Не оплачивайте обратный билет, если сотрудник остался в месте командировки, чтобы провести там отпуск. Иначе получится, что он получил экономическую выгоду. Придется заплатить НДФЛ и взносы со стоимости билета. На этом настаивают чиновники (письма Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94974, от 22.02.2019 № 03-04-06/11746, ФНС от 11.05.2018 № БС-4-11/8968). Аналогичная ситуация, когда сотрудник из места командировки сразу уезжает в отпуск. Если оплатили билеты до места отпуска и обратно, то их стоимость будет доходом работника (письмо Минфина от 04.10.2019 № 03-04-06/76228).

Безопасно компенсировать стоимость билета только в том случае, когда сотрудник выезжает в командировку из места отпуска. Доходов у него не возникнет (письмо Минфина от 25.06.2019 № 03-04-06/46418). Чтобы исключить претензии сотрудников и проверяющих, четко пропишите все варианты в положении о командировках. Образец 3 — ниже.

Образец 3

Плохо

Хорошо

Распечатать образец в формате Word

Уберите опасные формулировки про обратный билет

Рискованно компенсировать сотруднику расходы на обратную дорогу, если он остался в месте командировки на несколько дней. Аналогичная ситуация, когда сотрудник уезжает в командировку до даты ее начала. Поэтому четко пропишите правила в локальном акте. Образец 4 — ниже. Компенсировать проезд можно, если между крайними датами командировки и билетами на проезд не было ни одного рабочего дня (письма Минфина от 22.02.2019 № 03-04-06/11746, от 25.06.2019 № 03-04-06/46418). Иначе проверяющие могут потребовать с компенсации проезда НДФЛ и взносы и исключить ее из налоговых расходов.

Образец 4 

Плохо

Хорошо

Распечатать образец в формате Word

Утвердите замену суточным в однодневной командировке

При однодневной командировке суточные работнику не положены. Но вы вправе установить в локальном акте, какие расходы компенсируете сотруднику при условии, что у него есть подтверждающие документы. В таком случае эти расходы можно будет признать в прочих (ст. 168 ТК).

Чаще всего эти деньги сотрудники тратят на питание. НДФЛ и страховые взносы в этом случае компании платить не придется (письмо Минфина от 17.05.2018 № 03-15-06/33309). А вот в расходы по налогу на прибыль компенсацию питания в однодневной командировке безопаснее не включать. Об этом Минфин писал еще в 2015 году (письмо от 09.10.2015 № 03-03-06/57885). Опрошенные нами чиновники подтвердили, что позиция ведомства с того времени не изменилась.

В локальном акте установите лимит прочих расходов при однодневной командировке. Образец 5 ниже. Оптимальный размер — 700 руб. То есть сумма, аналогичная суточным при обычной командировке. Так обезопасите себя от претензий проверяющих.

Образец 5 

Плохо

Хорошо

Распечатать образец в формате Word

Приведите список документов для перелета

Если сотрудник отправляется в командировку на самолете, необходимо подтвердить расходы на электронный билет. Для этого подойдет онлайн-чек, а также посадочный талон со штампом о досмотре. Если талона у сотрудника нет, попросите его получить у авиакомпании справку, которая подтвердит, что он действительно летал этим рейсом. Чиновники сходятся во мнении, что подтвердить перелет можно любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования авиабилетов (письма Минфина от 09.12.2019 № 03-03-05/95878, ФНС от 11.04.2019 № СД-3-3/3409).

Пропишите в локальном акте, что электронный билет сотрудник обязан подтвердить посадочным талоном с отметкой о досмотре. Образец 6 — ниже. Тогда не понадобится тратить время на справку.

Образец 6 

Плохо

Хорошо

Распечатать образец в формате Word

Еще два разъяснения чиновников про командировки