Карточки по учету расходов на защиту от коронавируса

1. Решили отменить командировку. Как оформить?

Составьте и завизируйте у директора приказ об отмене командировки. Напишите, что решение приняли в связи с эпидемией. Сошлитесь на рекомендации по профилактике коронавируса, выпущенные Роспотребнадзором, Минздравом, Всемирной организацией здравоохранения. С приказом ознакомьте под подпись всех работников, которых планировали отправить в служебную поездку. Образец приказа — ниже.

Скачать бланк в формате Word

2. Сдали билеты. Как учесть штраф за возврат?

Компании, которая сдает билеты на поезд или самолет, обычно возвращают деньги за вычетом штрафа за возврат. Эту сумму вы вправе учесть при расчете налога на прибыль как санкции за нарушение условий договора либо как убыток, который понесла компания (подп. 13 п. 1, п. 2 ст. 265 НК). Это подтверждает Минфин (письма от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890, от 18.05.2018 № 03-03-07/33766).

3. Вправе ли компания списать стоимость пропавшего невозвратного билета?

16 марта компания РЖД сообщила, что по 10 апреля принимает невозвратные билеты у всех, кто отменил поездку в марте — мае в связи с коронавирусом. РЖД удержит только комиссию. Обычно в случае с невозвратными билетами максимум, что компенсирует перевозчик, это сервисные и аэропортовые сборы. Сам тариф за перевозку не возвращают. Но в любом случае компания, которая сдает билеты из-за коронавируса, вправе признать их стоимость в налоговом учете. Это нам подтвердили в Минфине. Изначально расходы связаны с деятельностью компании и направлены на получение прибыли. Поездку отменили по уважительной причине. Значит, расходы обоснованны (п. 1 ст. 252 НК).

Авиакомпания может сама отменить рейс. Но тогда она возвращает стоимость билетов, поэтому расходов в налоговом учете у вас не будет.

 На заметку

---

Новые правила авиакомпаний
В связи с коронавирусом авиакомпании вводят новые правила по возврату и перебронированию билетов на другие рейсы. Основные правила для переноса сроков вылета одинаковы — планируемая поездка должна приходиться на период с марта по май. Подробности — на сайте Ассоциации туроператоров (atorus.ru).

4. Отказались от забронированного номера в отеле. Можно ли учесть сбор за снятую бронь?

Да, можно. У каждой гостиницы свои правила и сроки бесплатной отмены брони. Если командировка сорвалась, гостиница удерживает плату за сутки или фиксированный штраф за отмену брони. Так отель обычно поступает, если бронь сняли позже оговоренного срока, к примеру меньше чем за 48 часов до заезда. В налоговом учете списывайте санкции гостиницы так же, как штрафы перевозчика за возврат билета: как санкции за нарушение условий договора либо как убыток компании (подп. 13 п. 1, п. 2 ст. 265 НК, письмо Минфина от 18.05.2018 № 03-03-07/33766).

Сейчас людям удается отменить даже невозвратную бронь номера в отеле. Три истории — ниже.

5. Оплатили работнику визу и медицинскую страховку, а поездка сорвалась. Что с расходами, взносами и НДФЛ?

Здесь логика такая же, как со списанием стоимости невозвратных билетов. Компания вправе учесть расходы на визу и страховку, несмотря на отмену командировки. Ведь от нее отказались по объективным причинам, не зависящим ни от работника, ни от работодателя. Это нам подтвердили в Минфине.

Учтите стоимость визы и страховки не в командировочных, а в прочих расходах — связанных с производством и реализацией либо внереализационных (подп. 49 п. 1 ст. 264, подп. 11 п. 1 ст. 265 НК). С признанием расходов, скорее всего, споров не будет с учетом пандемии в мире.

Независимо от того, списали вы в налоговом учете расходы на визу и страховку или нет, не нужно начислять на эти суммы взносы и НДФЛ. Чиновники подтверждают, что в данной ситуации работник не получает экономической выгоды. Значит, нет и доходов, облагаемых НДФЛ (ст. 41 НК, письма Минфина от 16.11.2016 № 03-04-12/67082, Минтруда от 27.11.2014 № 17-3/В-572). Выплатами в рамках трудовых отношений данные суммы также не являются. Это расходы компании на командировку, они освобождены от взносов (п. 2 ст. 422 НК).

6. В какой срок работник обязан вернуть суточные?

Возможно, вы отменили командировку уже после того, как выдали работнику суточные. Тогда он обязан их вернуть. Этот срок директор компании устанавливает в своем приказе. По закону работники должны отчитаться о расходах в командировке в течение трех рабочих дней после того, как вернутся (п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Так как командировка не состоялась, отсчитывайте три рабочих дня с даты, указанной в приказе руководителя об отмене командировки.

Если сотрудник не вернет суточные, то удержите их из ближайшей зарплаты. Но проследите, чтобы сумма удержания не превышала 20 процентов от зарплаты (ст. 138 ТК).

7. Оплатили участие в конференции, а ее отменили. Есть ли шанс вернуть деньги?

Да, есть. Посмотрите, что сказано в договоре, который вы заключили с организаторами конференции.

Обычно в конце контракта есть условия о том, что будет с обязательствами сторон в случае форс-мажорных обстоятельств. Другими словами, если произойдут какие-то события, которые сильно изменят ситуацию и при этом не будут зависеть от воли сторон сделки. Если в перечне таких форс-мажорных обстоятельств упоминаются эпидемия, чрезвычайная ситуация в здравоохранении, действия властей, то у вас хорошие шансы вернуть деньги. Даже при условии, что спор дойдет до суда.

Власти многих стран уже официально признали коронавирус эпидемией мирового масштаба. Суд почти наверняка признает это обстоятельством непреодолимой силы, из-за которого ваша организация не смогла принять участие в мероприятии (п. 3 ст. 401 ГК, п. 8 постановления Пленума ВС от 24.03.2016 № 7). А значит, имеет право получить обратно свои деньги.

Перечень обстоятельств непреодолимой силы установлен для внешнеэкономических контрактов. В него входят стихийные бедствия, пожар, массовые заболевания, забастовки, военные действия, террористические акты, запретительные меры государств и другие, которые не зависят от воли сторон договора (п. 1.3 Положения о порядке свидетельствования Торгово-промышленной палатой РФ обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор), приложение к постановлению Правления ТПП от 23.12.2015 № 173-14). Если споры возникают между российскими компаниями, судьи также иногда руководствуются этим перечнем (постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.06.2014 по делу № А21-8837/2012).

Сертификаты о форс-мажоре для внешнеторговых и международных сделок выдает Торгово-промышленная палата. Сторона договора может обратиться в палату за необходимым заключением. Там засвидетельствуют обстоятельства непреодолимой силы. Суд сошлется на заключение, когда будет принимать решение о наличии форс-мажора.

По российским договорам стороны также имеют право обратиться в ТПП России, но не исключено, что получат отказ. На данный момент Торгово-промышленная палата выдает заключения о форс-мажоре из-за коронавируса только при срыве экспортных поставок.

8. Купили тепловизоры, маски и антисептики. Можем ли списать при расчете налога?

Чтобы снизить риск заражения работников коронавирусом, компании закупают противовирусные препараты, кожные антисептики, термометры, тепловизоры, дезинфицирующие средства для уборки помещений, бактерицидные лампы, спиртовые салфетки. Стоимость всех этих средств вы вправе учесть при расчете налога на прибыль в прочих расходах: на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК, ст. 212 , 223 ТК, письмо Минфина от 14.02.2020 № 03-03-06/1/10357).

Составьте приказ руководителя. Напишите, что закупка препаратов от коронавируса и предметов гигиены связана с охраной труда, профилактикой заболеваний сотрудников и снижением числа случаев временной нетрудоспособности. В обосновании сошлитесь на временные методические рекомендации Минздрава от 03.02.2020 «Профилактика, диагностика и лечение новой коронавирусной инфекции». Если работаете в Москве, то дополнительно впишите указ мэра Москвы от 16.03.2020 № 21-УМ. В нем, к примеру, сказано, что работодатели должны всем сотрудникам ежедневно мерять температуру.

Вам не нужно собирать с работников письменные согласия на измерение температуры тела (информация Роскомнадзора от 10.03.2020 № /н).

9. Решили перевести сотрудников на удаленную работу на дом. Как оформить?

Чтобы сотрудники могли работать удаленно из дома, оформите им временно дистанционную работу. Для этого соберите с сотрудников заявления. На основании заявлений заключите дополнительные соглашения к трудовому договору и издайте приказ о переоформлении на дистанционную работу вне офиса. Такой порядок следует из статей 72,74 ТК. Приказ напишите в произвольной форме и укажите причину: в связи с риском заражения коронавирусом.

В допсоглашение включите условие о том, что работник готов работать удаленно и обязуется выполнять все инструкции и поступающие на электронную почту задания. В документе определите период, в который сотрудник будет трудиться на условиях дистанционной работы. В соглашении пропишите режим рабочего времени сотрудника, исходя из потребностей компании (ст. 57 ТК). Дистанционный работник вправе распределять рабочее время и время отдыха по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором (ч. 1 ст. 312.4 ТК).

Формально перевод на дистанционную работу — это изменение условий трудового договора, о которых работодатель уведомляет за два месяца (ч.2 ст. 74 ТК). Поэтому, чтобы не рисковать, безопаснее попросить сотрудников выступить инициатором перехода на дистанционную работу. Для этого и нужны заявления.

Если не оформить удаленную работу, у работодателя могут возникнуть проблемы в случае производственных травм сотрудников вне офиса.

10. Что делать, если сотрудника закрыли на карантин? Кто оформляет больничный и платит пособие?

Ваш сотрудник обязан 14 дней провести в изоляции, если он или его близкие вернулись из страны, где зафиксированы случаи коронавируса. Актуальный список таких стран Роспотребнадзор ежедневно публикует на своем сайте (rospotrebnadzor.ru > О новой коронавирусной инфекции > Актуальная эпидемическая ситуация в России и мире). На время карантина сотруднику положен больничный. С 20 марта для таких случаев установлены временные правила (постановление Правительства от 18.03.2020 № 294). Они будут действовать до 1 июля 2020 года.

Чтобы получить электронный больничный, сотрудник должен подать заявление через личный кабинет на сайте Госуслуг. Если на портале сотрудник не зарегистрирован, заявление от его имени может отправить другой человек. Оформить сотруднику больничный и отправить его на карантин может и медработник — фельдшер или врач, если установит признаки заболевания.

Всю сумму пособия при карантине выплатит отделение ФСС по месту регистрации страхователя. Когда фонд получит заявление от сотрудника об открытии больничного листа, то запросит у работодателя сведения, необходимые для назначения и выплаты пособия. Ответьте на запрос в течение двух рабочих дней. В такой же срок передайте сведения в фонд, если реквизиты электронного больничного вам сообщит сам сотрудник.

Такой порядок оформления пособий по больничным листкам предусмотрен только для сотрудников, которые находятся на карантине. В строке «Причина нетрудоспособности» у них будет стоять код «3». Для сотрудников, отправившихся на больничный по другим причинам, рассчитайте пособие по общим правилам. То есть назначьте его в течение 10 календарных дней после того, как сотрудник предоставит больничный листок. Выплатите пособие в ближайший после назначения день, который установлен для выплаты зарплаты.

11. Сотрудник вернулся в Москву из Италии. Находится на карантине, но больничный сразу не оформил. Можно ли оформить лист задним числом?

Если сотрудник-москвич уже несколько дней как вернулся из стран с неблагополучной эпидемиологической ситуацией, он вправе получить листок нетрудоспособности задним числом (п. 2.5.10 постановления Главного государственного санитарного врача России от 02.03.2020 № 5). Такой порядок выдачи больничных будет действовать до 1 апреля 2020 года, сообщает сайт мэра Москвы mos.ru. Подтвердят прилет из опасных стран отметки таможенников в загранпаспорте. Если работник не хочет брать больничный и терять в деньгах, договоритесь с ним о работе удаленно во время самоизоляции. Это особенно актуально для тех, чей стаж не более 8 лет. Не забудьте оформить дополнительное соглашение к трудовому договору о смене характера работы.

12. Работник заболел в командировке или попал под карантин. Как оформить?

Пока сотрудник не поправится или не закончится срок изоляции, ему придется задержаться в командировке. Поэтому составьте приказ о продлении срока поездки. Если точную дату указать невозможно, напишите так: «продлить командировку до выздоровления работника или окончания срока самоизоляции». Не забудьте пересчитать ему суточные, исходя из новых сроков служебной поездки. Дату окончания командировки подтвердит обратный билет. Попросите сотрудника также представить больничный лист или справку о карантине.

Если сотрудник заболел за границей, то документ о нетрудоспособности он берет у местных врачей. По возвращении попросите его сделать нотариальный перевод и обратиться в свою поликлинику для замены иностранного документа на российский больничный. По такому листку вы сделаете расчет пособия по нетрудоспособности. Суточные выплатите за весь период поездки, включая дни болезни. Больничный оплатите за все дни нетрудоспособности. Средний заработок, сохраняемый за время командировки, платите только за дни работы в поездке. За дни болезни средний заработок не начисляйте.

Если сотрудник находился на амбулаторном лечении, то затраты на оплату гостиницы возместите за все время (п. 25 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Учтите их в расходах по налогу на прибыль.