Продлевать ли отпуск работника, который был на карантине
Наш сотрудник прилетел из отпуска на Кубе. Получил больничный для самоизоляции на 14 дней. Коронавирус не обнаружили, больничный лист закрыли. Но часть дней отпуска совпала со днями изоляции. Должна ли компания продлить сотруднику отпуск?
Да, продлите отпуск работнику, на те дни которые пришлись на самоизоляцию. Ведь по закону работник находился на больничном (ч.1, ч. 2 ст. 124 ТК). Издавать приказ о продлении и пересчитывать отпускные не надо. Документом, подтверждающим продление отпуска, будет больничный лист.
Если же сотрудник после карантина сразу вышел на работу, компания должна перенести отпуск. Для этого сотрудник напишет заявление, в котором укажет дни, в которые он хочет догулять перенесенный отпуск ( ч. 1 ст. 124 ТК).
Платить ли налоги при оплате простоя
Из-за коронавируса Губернатор области своим постановлением запретил эксплуатацию нашего бассейна. В связи с простоем оплачиваем сотрудникам две трети от оклада. Нужно ли с оплаты простоя удержать НДФЛ и начислить на нее страховые взносы?
Да, рассчитайте и удержите НДФЛ (подп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 210 НК). Удержите налог в день оплаты простоя и перечислите его в бюджет не позднее следующего рабочего дня ( п. 1 ст. 223, п. 4, п. 6 ст. 226 НК). Не забудьте начислить страховые взносы. Ведь это выплаты работникам в рамках трудовых отношений и их нет в числе необлагаемых взносами ( подп. 1 п. 1 ст. 420, ст. 422 НК).
Учтите, что сейчас правительство разрабатывает ряд мер по отсрочке по уплате страховых взносов до 1 мая 2020 года. Пока в проекте говорится об отсрочке уплаты страховых взносов микропредприятиями (план Правительства от 17.03.2020 № 2182п-П13). Но устно чиновники говорят, что это мера по поддержке малого и среднего бизнеса (новости на сайте government.ru от 20.02.2020).
Кроме того, льготы по рассрочке уплате налогов и взносов дадут компаниям из отраслей, в которых ухудшилась ситуация в связи с пандемией коронавируса (поручения Правительства от 18.03.2020, 20.03.2020). Это туризм, авиаперевозки, деятельность в области физкультуры и спорта, искусства, культуры и кинематографии. Дождитесь поправок, чтобы понять распространяется ли отсрочка по уплате взносов на вашу компанию.
Куда платить НДФЛ, если сотрудника обособленного подразделения перевели на дистанционную работу
Наш сотрудник работает в обособленном подразделении в г. Владимир. В трудовом договоре мы указали место работы сотрудника — обособленное подразделение. Сейчас работника перевели на удаленную работу. В дополнительном соглашении к трудовому договору установили режим работы. Других положений трудового договора не меняли. Куда платить НДФЛ и сдавать отчеты по такому работнику?
Платите НДФЛ и сдавайте 6-НДФЛ по месту нахождения обособленного подразделения в г. Владимир. Ведь по трудовому договору место работы не поменяли. Несмотря на то, что сотрудник работает удаленно из дома, он продолжает числиться в обособленном подразделении (п. 7 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК).
Должна ли компания оформить самоизоляцию работников из группы риска
Наша компания находится в Москве. У нас есть работники, которым 65 лет и старше, а есть те, у которых хронические заболевания. Нужно ли им оформить самоизоляцию из-за распространения коронавирусной инспекции? Какие документы составить?
Да, таких сотрудников переведите на самоизоляцию с 28 марта по 1 мая. Коронавирус для них представляет смертельную опасность. Такой указ выпустил мэр Москвы (указ от 23.03.2020 № 26-УМ). Аналогичные правила действуют и в других регионах, например в Московской области (подп. 1 п. 4 и п. 7 постановления Губернатора Московской области от 23.03.2020 № 136-ПГ).
Есть исключение из правил. Могут не соблюдать режим самоизоляции работники здравоохранения, руководители и сотрудники, чье нахождение на рабочем месте является критически важным для обеспечения функционирования компании. Чтобы они могли беспрепятственно ходить из дома на работу, выдайте им справку.
Сначала установите конкретных работников, которых переведете на самоизоляцию. Кому больше 65 лет, узнаете из личных дел. А чтобы выяснить, кто болен хроническими заболеваниями, перечисленными в приложении к указу от 5 марта 2020 г. № 12-УМ, обратитесь к работникам. Например, разошлите всем по электронной почте, скайпу и т. д. письмо, в котором укажите перечень таких заболеваний.
Если у работника есть один из диагнозов, то предложите ему подписать согласие на обработку персональных данных. Если работу можно выполнять из дома, переведите такое работника на удаленку. Для этого заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору, издайте приказ, обеспечьте его оборудованием для выполнения работы удаленно. Поясните сотруднику, что за работу из дома он получит обычную зарплату. Как вариант, работник может взять на период самоизоляции оплачиваемый отпуск.
Когда характер работы не позволяет выполнять ее дистанционно, работнику нужно оформить больничный. Для этого человеку не нужно идти в поликлинику. Достаточно позвонить по телефону и сообщить, что он относится к группе риска (п. 8.2 указа Мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ). Поликлиника выпишет больничный, не потребовав от работника посещения врача и осмотра. Если во время самоизоляции сотрудник не заболеет, листок нетрудоспособности закроют.
НОВОЕ, 02.04 С 6 апреля вступили в силу новые временные правила по оформлению и оплаты больничных людям старше 65 лет (постановление Правительства от 01.04.2020 № 402). Чтобы фонд оформил листки, компания должна направить через свой личный кабинет перечень работников и документы, подтверждающие их право на больничный. В перечне нужно указать Ф. И. О. работника, дату рождения, адрес прописки или фактического проживания, СНИЛС.
Вместе с перечнем передайте в фонд реестр сведений о назначении и выплате пособий по специальной форме (утв. приказом ФСС от 24.11.2017 № 579). В реестре укажите заработок сотрудника за два последних года и сумму пособия. Если впервые столкнулись с электронными листками и в вашей учетной программе нет возможности заполнить реестр, то скачайте с сайта ФСС программу "Подготовка расчетов для ФСС". Там есть возможность заполнить и реестр, и электронный больничный.
После того, как фонд получит перечень и документы, у него будет один день, чтобы сверить данные с ПФР и убедиться, что пожилой сотрудник действительно работает в компании. И еще один день, чтобы отправить всю информацию в поликлинику, которая отвечают за выдачу больничных. Поликлиника, получив сведения, оформит листки также за один день. В них поставят код "3" и период нетрудоспособности 14 дней — с 6 по 19 апреля 2020 года.
Пособие фонд оплатит сам в течение семи календарных дней с даты, когда поликлиника оформит листок.
Предупредите пожилых сотрудников, чтобы оставались дома. Если выяснится, что они нарушили режим самоизоляции, то ФСС потребует вернуть деньги обратно. Если понадобится, то дойдут до суда.
Как отразить в табеле учета рабочего времени нерабочую неделю с 30 марта по 3 апреля
У нас часть сотрудников работает, есть те, кто на больничном. Какие отметки ставить в табеле учета рабочего времени в период с 30 марта по 3 апреля, учитывая, что Президент назвал эту неделю нерабочей?
Сотрудникам, которые с 30 марта по 3 апреля работать не будут, в табеле поставьте дополнительный код «НОД» — нерабочий оплачиваемый день. Если на этой неделе сотрудник отсутствует по другим причинам, например, находится на больничном или в отпуске, в табеле проставляйте соответствующие ситуации коды.
Период временной нетрудоспособности рассчитывается в календарных днях и не зависит от того, является ли день рабочим или выходным. Время болезни укажите в табеле кодом «Б» или «19».
По сотрудникам, которые в отпуске, проставьте буквенный код «ОТ» или цифровой «09». Даты отпуска работника заранее известны и должны быть отмечены в табеле в соответствии с теми, которые указаны в приказе на отпуск.
Можно ли учесть затраты по рекламной выставке, которая не состоялась
Из-за указов региональных властей отменили рекламную выставку, в которой должны были участвовать более пяти тысяч наших клиентов. Компания понесла затраты на материалы, подготовленные для семинаров, конференций или выставок. Распечатать эти материалы мы не успели, но деньги исполнителям уже перечислили. Можно ли их учесть в расходах при расчете налога на прибыль?
Материалы, подготовленные для семинаров, конференций или выставок, останутся невостребованными. Но затраты на них вы вправе учесть при расчете налога на прибыль в общем порядке в составе рекламных (подп. 28 п. 1 ст. 264 НК). Новую «раздатку» не печатайте, пока эпидемиологическая обстановка в стране не позволяет проводить очные мероприятия. Попросите у исполнителя, чтобы прислал электронные файлы с материалами, и разошлите их клиентам, которые планировали посетить выставку.
Учтите затраты на «раздатку» как прочие (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК) Ведь расход обоснован, когда был направлен на получение дохода (определения КС от 04.06.2007 № 320-О-П и № 366-О-П). Для обоснования затрат составьте бухгалтерскую справку и сошлитесь на указ региональных властей. Например, в Москве — это указы от 10.03.2020 № 17-УМ, от 16.03.2020 № 21-УМ.
Можете провести бизнес-конференцию по удаленке. В учете у вас появятся дополнительные расходы на организацию и проведение онлайн-конференций. Они обоснованны, и при наличии документального подтверждения ничто не мешает их учесть при расчете налога на прибыль (ст. 252 НК).
Сотрудники на удаленке работают на своих ноутбуках. Начислять ли взносы и НДФЛ на компенсацию за использование личного имущества
Наша компания в связи с распространением коронавирусной инфекции перевела сотрудников на удаленную работу. Они трудятся за своими компьютерами. За это платим компенсацию. Облагается ли она НДФЛ и страховыми взносами?
Не удерживайте НДФЛ и не начисляйте страховые взносы (письмо Минфина от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672). Компенсация за использование личного компьютера в служебных целях входит в перечень доходов, не облагаемых НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК). Эти выплаты поименованы в и перечне не облагаемых взносами (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК).
Размер компенсации установите в отдельном соглашении или дополнительном соглашении к трудовому договору (ст. 188 ТК). В нем пропишите порядок расчета компенсации. Например, компенсации выплачивается пропорционально дням, отработанным за месяц. Также составьте бухгалтерскую справку с расчетом компенсации. Возьмите с работника копии документов, которые подтверждают право собственности на компьютер: подойдут документы об оплате и техническая инструкция. То, что компьютер используется в служебных целях, может подтвердить допсоглашение к трудовому договору или отдельное соглашение. Пропишите в них порядок взаимодействия с компанией по удаленке с использованием компьютера.
