Как работать с больничными листками и считать пособия по новым правилам

Сотрудник при возвращении из-за рубежа обязан уйти на карантин. Больничный ему оформит и оплатит ФСС. Чтобы сотрудник получил пособие, вовремя направьте в фонд сведения о его доходе. Какую информацию ждет от вас фонд и как платить за больничный, если сотрудник заболел коронавирусом, но не попал на карантин, смотрите на схеме.

Кому положен больничный из-за карантина

С 20 марта по 1 июля 2020 года действует временный порядок для оформления и оплаты больничных листов для сотрудников, которые ушли на карантин (утвержден постановлением Правительства от 18.03.2020 № 294). Пособия оказавшимся в самоизоляции гражданам полностью выплатит ФСС. Выплаты будут сделаны напрямую во всех регионах, включая и те, что еще не успели на них перейти.

Чтобы не запутаться в больничных, о которых сообщают сотрудники, проверьте, по каким причинам оформлен листок. Находиться 14 дней на карантине по новым правилам могут только те, кто вернулся из стран с неблагополучной эпидемиологической обстановкой или проживает с теми, кто оттуда приехал.

Оказавшиеся на карантине сотрудники не обязательно должны уходить на больничный. Листок нетрудоспособности они могут оформить, если у них нет возможности работать удаленно (информация на сайте gosuslugi.ru от 26.03.2020). При этом человек обязан 14 дней провести в самоизоляции даже если у него нет симптомов болезни (постановление Главного государственного санитарного врача от 18.03.2020 № 7).

Уйти на карантин сотрудник также может из-за того, что на время пандемии закрылся детсад, в который ходит его ребенок. В больничном листке в графе причина нетрудоспособности будет стоять тот же код, что и при карантине из-за самоизоляции — «03» (п. 3 ч. 1 ст. 5 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Но такой больничный должен быть оформлен по общим правилам. Для его получения сотрудник должен обратиться к врачу и сообщить о выданном больничном работодателю.

Надо ли бухгалтеру заполнять электронный больничный

Чтобы получить электронный больничный, сотрудник должен самостоятельно или с помощью близких отправить заявление в фонд через личный кабинет застрахованного на сайте ФСС. Региональное отделение фонда перенаправит его в медучреждение, которое отвечает за граждан на карантине. В каждом регионе больничные таким сотрудникам оформляют не более трех медорганизаций, назначенных властями региона.

Заполнять пустые строки в электронном больничном, вносить в них сведения о компании и работнике, указывать даты и дни карантина не надо. Региональное отделение фонда само сформирует электронный листок нетрудоспособности. Но для его оформления запросит необходимые сведения у компании.

Когда сведения о работнике надо отправить в фонд

Если сотрудник получит больничный лист из-за коронавируса, ФСС попросит работодателя передать сведения о доходах сотрудника. Фонд сам пришлет запрос по ТКС. Отправьте данные не позднее двух рабочих дней с момента запроса.

В фонд передайте реестр сведений о назначении и выплате пособий по специальной форме (утв. приказом ФСС от 24.11.2017 № 579). В реестре укажите заработок сотрудника за два последних года, исключаемые периоды и сумму пособия. Реестр можно заполнить в своей учетной программе. Если еще не работаете с электронными листами нетрудоспособности, с сайта фонда скачайте программу для заполнение реестра и электронных больничных «Подготовка расчетов для ФСС».

Сотрудник вправе сам сообщить работодателю, что открыл электронный больничный из-за коронавируса. В этом случае отправьте в фонд сведения в течение двух дней, не дожидаясь запроса. Укажите в реестре номер электронного больничного листа.

Если сотрудник все же заболеет новым вирусом, врачи откроют ему больничный с кодом «01». Оплатите его по общим правилам. Первые три дня за счет работодателя, остальные — за счет ФСС.

Новое от 17 апреля. Как отправить на карантин пожилых сотрудников

Скачайте памятки от ФСС для работодателя и для сотрудника

Сотрудники, которым исполнилось 65 лет, тоже могут уйти на карантин по больничному листку. Но порядок оформления больничного будет отличаться от карантина для тех, кто приехал из-за границы.

Компания дважды должна направить сведения в ФСС о находящихся в самоизоляции пожилых сотрудниках. Это нужно сделать для оформления работнику двух отдельных больничных. Первый — на 14 календарных дней с 6 по 19 апреля 2020, второй — 11 календарных дней с 20 по 30 апреля. Такой порядок определен временными правилами, которые начинают действовать с 6 апреля (постановление Правительства от 01.04.2020 № 402 в ред. постановления Правительства от от 16.04.2020 № 517).

Для этого два раза направьте в ФСС список сотрудников, которые ушли на карантин из-за возраста, через личный кабинет страхователя. В перечне укажите Ф. И. О. работника, дату рождения, адрес прописки или фактического проживания, СНИЛС. К перечню прикрепите реестр сведений о назначении и выплате пособий.

Фонд в течение дня сверит данные с ПФР и отправит всю информацию в медицинское учреждение, которое отвечает за выдачу больничных. Листок нетрудоспособности в медучреждении оформят в течение дня. Первый листок — на 14 календарных дней с 6 по 19 апреля 2020, второй — 11 календарных дней с 20 по 30 апреля. В нем поставят код «03» и период нетрудоспособности (п. 8 Временных правил, утв. постановлением Правительства № 402).

Фонд полностью оплатит больничный сотруднику. Пособие ему перечислят в течение 7 календарных дней с даты, когда медучреждение оформит листок нетрудоспособности.

Если пожилой сотрудник смог продолжить работу в самоизоляции или ушел в отпуск, больничный ему не оформляйте. Также, если сотрудник нарушит режим самоизоляции, он должен будет вернуть выплаченное фондом пособие.

Когда сотруднику оплатят больничный

Фонд оплатит больничный лист, выданный работнику на карантине, в особом порядке. Пособие сотрудник получит двумя частями. Сначала фонд перечислит аванс за первые семь календарных дней временной нетрудоспособности. Сделать это чиновники должны в течение одного рабочего дня после получения от работодателя данных, но не позднее окончания седьмого календарного дня временной нетрудоспособности. Вторую часть пособия работнику начислят за последующие календарные дни временной нетрудоспособности в течение одного календарного дня со дня окончания болезни.

Такой порядок выплаты пособий по больничным листкам предусмотрен только для сотрудников, которые находятся на карантине. В строке «Причина нетрудоспособности» у них будет стоять код «03». Для сотрудников, отправившихся на больничный по другим причинам, рассчитайте пособие по общим правилам. То есть назначьте его в течение 10 календарных дней после того, как сотрудник предоставит больничный листок. Выплатите пособие в ближайший после назначения день, который установлен для выплаты зарплаты.