Компании готовятся к увольнениям — что с налогами

У работника накопились неиспользованные дни отпуска

Когда увольняете сотрудника, проверьте, остались ли у него неиспользованные дни ежегодного отпуска. Если да, то их нужно компенсировать деньгами. Выдавайте их в последний рабочий день (ст. 140 ТК). Не положена компенсация тем, кто работал по гражданско-правовым договорам, ведь права на отпуск у них нет (ст. 114 ТК).

Сотрудник может попросить заменить компенсацию отпуском с последующим увольнением. В такой ситуации рассчитайте сотрудника в последний день перед тем, как он уйдет на отдых. Запись в трудовую сделайте последним днем отпуска (ч. 5 ст. 80, ч. 2 ст. 127 ТК).

НДФЛ и взносы. Когда будете перечислять сотруднику компенсацию за неиспользованный отпуск, удержите с нее НДФЛ по общим правилам (абз. 14 п. 1 ст. 217 НК). Удержанный налог перечислите в бюджет не позднее следующего рабочего дня (п. 6 ст. 226 НК). Не важно, что обычно НДФЛ с отпускных платят в последний день месяца, ведь компенсация к ним не относится. Не забудьте отразить выплату в 6-НДФЛ. Сумму дохода отразите в строке 020, исчисленный НДФЛ — в строке 040, а в строку 070 поставьте удержанный налог. Раздел 2 заполните, как в таблице слева.

На сумму компенсации начислите страховые взносы. В том числе на травматизм (абз. 6 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК, абз. 6 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Налог на прибыль. Компенсацию за неиспользованный отпуск при расчете налога на прибыль включите в расходы на оплату труда (п. 8 ст. 255 НК). Но есть исключение. Если компенсируете отпуск, установленный не законом, а внутренними документами организации, например положением о дополнительных отпусках, включить эту сумму в расходы нельзя (п. 24 ст. 270 НК).

Сотрудник не отработал отпуск, который брал авансом

Когда сотрудник увольняется раньше, чем отработает взятый авансом отпуск, у него возникает долг перед организацией. Ведь получается, что ему выплатили лишние отпускные. Компания вправе удержать эту сумму из зарплаты. Главное соблюдать лимит удержаний — не более 20 процентов от выплаты (ч. 1 ст. 138 ТК). Но возможна ситуация, когда долг по отпускным работнику прощают. А если сотрудника сокращают, то удержать из зарплаты задолженность за неотработанный отпуск вообще нельзя (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК).

НДФЛ и взносы. При прощении сотруднику долга удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы не нужно. Ведь вы уже сделали это, когда выплачивали отпускные (письмо Минфина от 26.07.2018 № 03-15-06/52554).

Налог на прибыль. Если вы простили сотруднику долг, то фактически подарили ему деньги. А подарки учитывать в расходах нельзя (п. 16 ст. 270 НК). На этом настаивают и чиновники (письмо Минфина от 26.02.2020 № 03-03-07/13686). Получается, что часть расходов нужно восстановить. Уточненные декларации за период, когда сотрудник получил отпускные, не подавайте. Ведь тогда вы еще не знали, что он не отработает взятый авансом выходной, а значит, все сделали верно. Поэтому прощенные сотруднику отпускные включите во внереализационные доходы того периода, в котором он увольняется.

Пообещали работнику выходное пособие

Компания может договориться с сотрудником об увольнении по соглашению сторон и выплатить ему выходное пособие. Или предусмотреть такую компенсацию в трудовом договоре в случае его расторжения. Это выгодно, потому что позволяет уволить сотрудника одним днем (ст. 178 ТК). А при увольнении из-за сокращения численности или штата выплачивать выходное пособие и вовсе обязательно (ст. 318 ТК).

НДФЛ и взносы. Неудерживайте НДФЛ и не начисляйте страховые взносы, если соблюдаете два условия (абз. 7 п. 1 ст. 217, абз. 6 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК, абз. 6 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125ФЗ). Первое — выходное пособие не превышает трех среднемесячных заработков. Второе — платите его по требованию закона. В частности, при ликвидации или сокращении штата (ст. 318 ТК). Еще одно частое основание — компенсация руководителю организации, его заместителям и главному бухгалтеру при расторжении трудового договора в связи со сменой собственника (ст. 181 ТК). В этом случае выплату производит новый учредитель.

Другая ситуация, когда выплачиваете не установленное законом пособие, а другую выплату, предусмотренную трудовым договором. Например, выходное пособие при увольнении всем начальникам отделов независимо от причины увольнения. Формально чиновники согласны, что и в этой ситуации под НДФЛ и взносы не подпадает сумма в три среднемесячных заработка (письма Минфина от 19.03.2019 № 03-03-07/17871, от 02.07.2019 № 03-04-06/48330). Но проверяющие на местах могут занять противоположную позицию, которую высказывал Конституционный суд (определение от 25.02.2016 № 388-О). В таком случае налоговики потребуют НДФЛ и страховые взносы со всей суммы пособия. Чтобы исключить претензии, заранее уточните мнение проверяющих из вашей инспекции. Направьте им письменный запрос. Официальный ответ защитит от возможных штрафов (подп. 3 п. 1 ст. 111 НК).

Налог на прибыль. Всю сумму выходного пособия включите в расходы (п. 9 ст. 255 НК). Платите его по требованию законодательства или по собственной инициативе, значения не имеет. Но при этом заранее подготовьте обоснование размера выплаты. В любом случае понадобится приказ об увольнении сотрудника, а также записка-расчет пособия. Для записки подойдет унифицированная форма № Т-61 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Если же сотрудника увольняете по соглашению сторон, то понадобится также локальный акт, в котором конкретно прописаны критерии для выплаты выходного пособия.

Налоговики придерутся к расходам, если компания необоснованно завышает выходные пособия некоторым сотрудникам, особенно руководителям. Судьи поддерживают проверяющих в таких ситуациях (определение Верховного суда от 27.11.2018 № 305-КГ18-19592). Обычно сомнений в обоснованности у судов не вызывают выплаты от одного до пяти среднемесячых заработков (постановление Арбитражного суда Московского округа от 04.03.2019 № Ф05-20094/2017).

После обучения сотрудник не отработал положенный срок

Оплачивая обучение физлицу, которое еще не работает в компании, с ним обычно заключают договор. В нем прописываются все условия, в том числе период, который человек обязуется отработать после окончания обучения. Так же поступают, если человек уже работает в компании.

Если сотрудник увольняется до окончания срока, установленного в договоре, то по его условиям он обязан возместить компании потраченные на оплату образования деньги (ст. 197, 249 ТК). Но только пропорционально отработанному в компании времени, если в соглашении не установлен другой порядок. Когда сотрудник отказывается делать это добровольно, можно удержать до 20 процентов от итоговой суммы, которую выплатили ему при увольнении (абз. 1 ст. 138 ТК). Исключение — сотрудник попал под сокращение. В таком случае компания не вправе удерживать стоимость обучения из его доходов.

НДФЛ и взносы. Даже если сотрудник так и не компенсировал компании стоимость своего неотработанного обучения и долг ему простили, НДФЛ не возникает. Такие доходы прямо освобождены от налога (п. 21 ст. 217 НК). Не нужно начислять на эту сумму и взносы, в том числе на травматизм (п. 1 ст. 420, подп. 12 п. 1 ст. 422 НК, п. 1 ст. 20.1, подп. 13 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

Налог на прибыль. Когда сотрудник увольняется, не отработав в компании установленное в соглашении время, но возвращает стоимость своего обучения, такую сумму надо учесть в доходах. Так как это компенсация ранее понесенных расходов, которые после расторжения договора с работником учесть нельзя.

Если же сотрудник не возвращает компании деньги или возвращает их частично, неотработанную стоимость обучения надо восстановить. Учтите ее во внереализационных доходах. Сделайте это на дату, когда закончил действовать трудовой договор. Ведь получается, что нарушено условие для признания расходов и их нужно восстановить (подп. 2 п. 3 ст. 264 НК). Не придется это делать только в том случае, если трудовой договор с человеком прекратился по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. К примеру, в ситуации, когда врачи признали сотрудника полностью неспособным к трудовой деятельности (ст. 83 ТК).