Как оформлять, переносить и оплачивать отпуска в дни самоизоляции и после
Приготовьтесь, что многие сотрудники не захотят идти в отпуск в период эпидемии. Ведь они и так сидят дома, а поехать никуда нет возможности. Перенос отпуска необходимо правильно оформить. Сделать это можно за четыре шага. Подробное описание каждого шага читайте в этой статье. Заодно узнаете, нужно ли учитывать нерабочие дни при расчете среднего заработка.
Шаг 1. Получите заявление от работника
Каждый сотрудник идет в отпуск в соответствии с графиком отпусков (ч. 2 ст. 123 ТК). Но по желанию работника даты можно перенести. Для этого он должен написать заявление в произвольной форме. Образец 1 — ниже. Скачать. В нем обязательно должна быть дата, на которую переносится отпуск и причина переноса. Производственную необходимость в заявлении указывать нельзя, по этой причине переносит отпуск компания. Готовое заявление визирует непосредственный руководитель сотрудника. Например, начальником соответствующего отдела.
Компания не обязана идти навстречу сотруднику. Исключение — у него есть право выбирать отпуск в удобное время. Например, такая возможность есть у сотрудников с тремя и более детьми старше 12 лет (ст. 262.2 ТК). В других случаях сотруднику можно отказать.
Перенести отпуск сотруднику можно по инициативе компании в связи с производственной необходимостью. Для этого отправьте сотруднику письменное предложение о переносе. Он вправе отказаться, поэтому предусмотрите в документе графу, где сотрудник сможет написать «согласен» или «не согласен». Помните, что отгулять перенесенный отпуск сотрудник должен до окончания следующего календарного года (ч. 3 ст. 124 ТК). Если сотрудник не против переноса, то далее оформляйте все так же, как и в случае с переносом по инициативе работника. То есть переходите к шагу 2.
Расчет отпускныхСкрытьНа заметку
Нерабочие дни из расчета среднего заработка не исключайте
Когда будете рассчитывать отпускные за перенесенный отпуск, в расчетный период включите также и нерабочие дни. Те самые, которые установил Президент с 30 марта по 30 апреля, а также 6-8 мая (приказы Президента от 25.03.2020 № 206 от 02.04.2020 №239, от 28.04.2020 № 294). Зарплату, которую сотрудники получили за этот период учтите при расчете среднего заработка. Исключать этот период из расчета не нужно. Не имеет значения, работала ваша компания в эти дни или нет. Это нам подтвердили чиновники. Аналогичные разъяснения дают работодателям трудинспекторы на сайте онайнинспекция.рф.
Образец 1. Заявление сотрудника о переносе отпуска
Шаг 2. Издайте приказ
Если руководитель согласен на перенос отпуска, издайте приказ. Образец 2 — ниже. Скачать. Укажите в нем новые даты отдыха сотрудника. Сделайте ссылку, что перенос осуществляете на основании заявления. Не забудьте дать поручение отделу кадров внести изменения в график отпусков. Если уже успели перечислить сотруднику отпускные, необходимо сделать перерасчет. Это также закрепите в приказе.
Ознакомьте с приказом сотрудника, которому переносите отпуск и всех ответственных лиц. К примеру, руководителя отдела кадров и главного бухгалтера.
Образец 2. Приказ о переносе отпускаОбразец заполненияСкрыть
Шаг 3. Внесите изменения в график отпусков
На основании приказа внесите изменения в график отпусков. Если используете унифицированную форму № Т-7, в графе 8 укажите номер и дату приказа на основании которого переносите отпуск. В графе 9 поставьте новую дату начала отпуска. Образец 3 — ниже. Скачать.
Образец 3. Перенос в графике отпусков
Шаг 4. Исправьте информацию в личной карточке, если это необходимо
Если уже издали приказ о предоставлении ежегодного отпуска, понадобятся иправления в личной карточке сотрудника. После того, как руководитель подпишет приказ, внесите новые даты в личную карточку сотрудника. Ее ведут по форме Т-2 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В разделе VIII «Отпуск» аккуратно зачеркните одной линией неактуальные данные о датах отпуска. Рядом поставьте новые даты и поставьте реквизиты приказа.
На заметкуЧастые вопросыСкрыть
Ответы на три частых вопроса о переносе отпуска
Уже успели выплатить сотруднику отпускные, а он перенес отпуск. Что делать?
Вы можете предложить сотруднику добровольно вернуть излишне перечисленные деньги. Но даже если он согласится, придется сторнировать и возвращать сотруднику НДФЛ, а также пересчитывать страховые взносы. Но есть и другой вариант — зачесть отпускные в счет будущих зарплат. Однако такой порядок безопаснее заранее предусмотреть в локальных документах.
Сотрудник еще не решил, на какой период хочет перенести отпуск, поэтому заявление сдал без даты. Можно его принять?
Нет. В графике отпусков должна быть дата, когда сотрудник собирается в отпуск. Тем более, что компания обязана за две недели до начала отпуска уведомить о нем сотрудника (ч. 1 ст. 123 ТК). Попросите сотрудника добавить дату предполагаемого отдыха в заявление. Если он так и не смог определиться с конкретным днем, предложите написать произвольную дату ближе к концу года. Когда сотрудник точно определиться с датой отдыха, он сможет перенести отпуск еще раз.
Работники настаивают, что раз пандемия — форс-мажор, то работодатель не вправе отказать в переносе отпуска. Это правда?
Нет, работодатель вправе отказать сотруднику в переносе отпуска. Действительно, в некоторых регионах объявили пандемию коронавируса форс-мажорным обстоятельством. Но это важно для гражданско-правовых отношений. К примеру, исполнитель по ГПД может нарушить сроки выполнения работ. Но порядок трудовых отношений это не меняет. Перенос срока отпуска возможен только по взаимному согласию работника и компании.
