Три опасных момента при оформлении простоя

Опасность 1. Неправильно оплатить простой

Порядок оплаты простоя зависит от его причины. Если простой возник из-за работника, то такое время ему не оплачивается (ч. 3 ст. 157 ТК). Во всех остальных случаях сотруднику положена оплата за период простоя, и в каждом случае она разная.

Простой, в котором виноват работодатель, оплачивается в размере не менее 2/3 средней заработной платы (ч. 1 ст. 157 ТК). Если же причина простоя не зависит ни от работника, ни от работодателя, оплачивается он тоже в размере 2/3, но уже от оклада или тарифной ставки (ч. 2 ст. 157 ТК). Формулировки очень похожие, поэтому будьте внимательны, когда оформляете документы. Проверяйте не только, как оплачиваете простой, но и какое указываете обоснование, когда издаете приказ.

Простой по причине эпидемии относится как раз к ситуации, когда в нем нет вины ни компании, ни работников. Оплатите сотрудникам простой в размере 2/3 от оклада, а не среднего заработка. Это выгодно компании, ведь из-за премий, надбавок, стимулирующих выплат по результатам работы средняя зарплата может быть существенно выше, чем оклад.

Что будет, если ошибетесь. Если оплатите сотрудникам простой по среднему заработку вместо оклада, то переплатите. Удержать эти деньги из следующих выплат сотрудникам работодатель не вправе. Нельзя и потребовать вернуть переплату (ст. 137 ТК). Это возможно только в случае недобросовестности работников или счетной ошибки. К ситуации, когда неправильно оплатили простой, это не относится (п. 3 ст. 1109 ГК). В переплате виновата компания, а не работник.

Единственный способ вернуть деньги — договориться с работниками, чтобы они добровольно согласились отдать лишнее. В этом случае получите от сотрудников заявления с просьбой удержать из зарплаты лишнее, издайте приказ. Удерживайте до 20 процентов от месячной выплаты каждого сотрудника. Делайте это, пока полностью не удержите переплату (ч. 1 ст. 138 ТК).

Опасность 2. Ошибиться при оформлении документов

Чтобы оформить простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя, составьте акт. Укажите обстоятельства, из-за которых вводите простой. Понадобится также сформировать комиссию. Пропишите в акте ее состав. Председателем комиссии назначьте директора. Если в простой отправляете только некоторых сотрудников, председателем может быть руководитель соответствующего подразделения. Пропишите в акте причины, по которым компания или конкретные сотрудники не могут работать. Когда в простое виноват работник, от него должно поступить заявление на имя руководителя отдела с описанием причин, по которым невозможно продолжить трудиться.

Издайте приказ об объявлении простоя. В обосновании причины можно сослаться на неблагоприятную эпидемиологическую обстановку, распоряжение главы города, Роспотребнадзора, указа, которым запрещена работа компаний вашей сферы деятельности. Закрепите в приказе, на каких сотрудников он распространяется. Пропишите период простоя и размер оплаты. В приказе предусмотрите, что работники не должны находиться на рабочем месте, так как простой относится к рабочему времени (ч. 1 ст. 91, ст. 107 ТК). Ознакомьте с приказом под подпись всех сотрудников, на которых он распространяется.

Если простой объявлен для всех сотрудников и деятельность компании приостановлена, уведомьте об этом службу занятости. Для этого у вас есть три рабочих дня с даты издания приказа. Направить информацию необходимо в письменной форме (абз. 2 п. 2 ст. 25 Закона от 19.04.1991 № 1032-1). Унифицированной формы нет, составьте уведомление в произвольной форме. Ответственного за предоставление информации в службу занятости предусмотрите в приказе об объявлении простоя.

Кроме того, придется отчитаться по новому отчету на портале «Работа в России». Информацию направляйте, даже если в простой отправляете одного сотрудника (письмо Минтруда от 25.03.2020 № 16-2/10/В-2328, приказ Минтруда от 24.03.2020 № 152). Также подать обновленные сведения придется, когда отмените простой.

Что будет, если ошибетесь. Неоднозначность в обосновании простоя может привести к тому, что проверяющие или суд переквалифицируют простой в объявленный по вине работодателя. В таком случае компания обязана будет доплатить сотрудникам до 2/3 среднего заработка, а не оклада. То же самое может быть, если причину простоя некорректно указали в табеле (кассационное определение Тульского областного суда от 10.11.2011 по делу № 33-3848).

Простой объявят незаконным, если приказ подписал неуполномоченный сотрудник или если работника не ознакомить с документом под подпись. Получится, что зарплату сотрудникам недоплатили, ведь ее необходимо было выплатить полностью. За это компанию оштрафуют на сумму до 50 000 руб., а руководителя — до 20 000 руб. (ч. 1, 6 ст. 5.27 КоАП). Также за задержку зарплаты придется выплатить компенсацию (ст. 236 ТК). Поэтому, если подписывает распоряжение не директор, а другой сотрудник, проверьте, чтобы у него была для этого доверенность.

Опасность 3. Неправильно установить период простоя

В приказе обязательно укажите дату начала простоя. А вот дату окончания прописывать необязательно, если невозможно определить продолжительность простоя. К примеру, если его ввели из-за нерабочих дней. Ведь неизвестно, когда они закончатся. В таком случае привяжите окончание простоя к конкретному событию. Например, дню, когда в регионе снимут ограничительные меры из-за коронавируса.

Не забудьте, что в таком случае потребуется дополнительный приказ — об окончании простоя. Обязательно уведомьте об этом сотрудников. Иначе может получиться, что работник не знал об окончании простоя и не явился на работу. Так как это случилось не по его вине, вынужденный прогул придется оплатить исходя из среднего заработка сотрудника.

В приказе о начале простоя можно установить дату окончания. А потом издать новый приказ на продление срока или объявить новый простой. Но в этом случае каждый раз необходимо будет уведомлять сотрудников. Если с сотрудниками не подписывали соглашение о дистанционном обмене электронными документами, придется направлять оригинал приказа для ознакомления каждому работнику.

Что будет, если ошибетесь. Если в приказе не укажете дату окончания простоя или будет отсутствовать привязка к конкретному событию, то трудинспекция может признать, что простой ввели незаконно. Сотрудникам придется доплатить зарплату до обычного размера. Штрафы будут такими же, как и в случае с некорректно оформленным приказом.