Как оформлять, переносить и оплачивать отпуска в дни самоизоляции и после

Приготовьтесь, что многие сотрудники не захотят идти в отпуск в период эпидемии. Ведь они и так сидят дома, а поехать никуда нет возможности. Перенос отпуска необходимо правильно оформить. Сделать это можно за пять шагов. Подробное описание каждого шага читайте в этой статье. Заодно узнаете, нужно ли учитывать нерабочие дни при расчете среднего заработка.

Шаг 1. Получите заявление от работника

Каждый сотрудник идет в отпуск в соответствии с графиком отпусков (ч. 2 ст. 123 ТК). Но по желанию работника даты можно перенести. Для этого он должен написать заявление в произвольной форме. Образец 1 — ниже. В нем обязательно должна быть дата, на которую переносится отпуск и причина переноса. Производственную необходимость в заявлении указывать нельзя, по этой причине переносит отпуск компания. Готовое заявление визирует непосредственный руководитель сотрудника. Например, начальником соответствующего отдела.

Компания не обязана идти навстречу сотруднику. Исключение — у него есть право выбирать отпуск в удобное время. Например, такая возможность есть у сотрудников с тремя и более детьми младше 12 лет (ст. 262.2 ТК). В других случаях сотруднику можно отказать.

Перенести отпуск сотруднику можно по инициативе компании в связи с производственной необходимостью. Для этого отправьте сотруднику письменное предложение о переносе. Он вправе отказаться, поэтому предусмотрите в документе графу, где сотрудник сможет написать «согласен» или «не согласен». Помните, что отгулять перенесенный отпуск сотрудник должен до окончания следующего календарного года (ч. 3 ст. 124 ТК). Если сотрудник не против переноса, то далее оформляйте все так же, как и в случае с переносом по инициативе работника. То есть переходите к шагу 2.

Расчет отпускныхСкрытьНа заметку

Нерабочие дни из расчета среднего заработка не исключайте, если продолжали работать в марте, апреле и мае

Когда будете рассчитывать отпускные за перенесенный отпуск, учитывайте, что нерабочие дни в расчет брать не нужно. Речь о нерабочих днях, которые установил Президент с 30 марта по 30 апреля, а также 6-8 мая (указы Президента от 25.03.2020 № 206 от 02.04.2020 №239, от 28.04.2020 № 294). Зарплату, которую сотрудники получили за этот период не учтывайте при расчете среднего заработка. Но если попали в список исключений, и в нерабочие дни продолжали деятельность, исключать эти дни и зарплату за них из расчета среднего заработка не нужно. Это нам подтвердили в Роструде.

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

Шаг 2. Издайте приказ

Если руководитель согласен на перенос отпуска, издайте приказ. Образец 2 — ниже. Укажите в нем новые даты отдыха сотрудника. Сделайте ссылку, что перенос осуществляете на основании заявления. Не забудьте дать поручение отделу кадров внести изменения в график отпусков. Если уже успели перечислить сотруднику отпускные, необходимо сделать перерасчет. Это также закрепите в приказе.

Ознакомьте с приказом сотрудника, которому переносите отпуск и всех ответственных лиц. К примеру, руководителя отдела кадров и главного бухгалтера.Образец заполненияСкрыть

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

Шаг 3. Внесите изменения в график отпусков

На основании приказа внесите изменения в график отпусков. Если используете унифицированную форму № Т-7, в графе 8 укажите номер и дату приказа на основании которого переносите отпуск. В графе 9 поставьте новую дату начала отпуска. Образец 3 — ниже. Скачать.

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

Шаг 4. Исправьте информацию в личной карточке, если это необходимо

Если уже издали приказ о предоставлении ежегодного отпуска, понадобятся иправления в личной карточке сотрудника. После того, как руководитель подпишет приказ, внесите новые даты в личную карточку сотрудника. Ее ведут по форме Т-2 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В разделе VIII «Отпуск» аккуратно зачеркните одной линией неактуальные данные о датах отпуска. Рядом поставьте новые даты и поставьте реквизиты приказа.

На заметкуЧастые вопросыСкрыть

Ответы на три частых вопроса о переносе отпуска

Уже успели выплатить сотруднику отпускные, а он перенес отпуск. Что делать?

Вы можете предложить сотруднику добровольно вернуть излишне перечисленные деньги. Но даже если он согласится, придется сторнировать и возвращать сотруднику НДФЛ, а также пересчитывать страховые взносы. Но есть и другой вариант — зачесть отпускные в счет будущих зарплат. Однако такой порядок безопаснее заранее предусмотреть в локальных документах.

Сотрудник еще не решил, на какой период хочет перенести отпуск, поэтому заявление сдал без даты. Можно его принять?

Нет. В графике отпусков должна быть дата, когда сотрудник собирается в отпуск. Тем более, что компания обязана за две недели до начала отпуска уведомить о нем сотрудника (ч. 1 ст. 123 ТК). Попросите сотрудника добавить дату предполагаемого отдыха в заявление. Если он так и не смог определиться с конкретным днем, предложите написать произвольную дату ближе к концу года. Когда сотрудник точно определиться с датой отдыха, он сможет перенести отпуск еще раз.

Работники настаивают, что раз пандемия — форс-мажор, то работодатель не вправе отказать в переносе отпуска. Это правда?

Нет, работодатель вправе отказать сотруднику в переносе отпуска. Действительно, в некоторых регионах объявили пандемию коронавируса форс-мажорным обстоятельством. Но это важно для гражданско-правовых отношений. К примеру, исполнитель по ГПД может нарушить сроки выполнения работ. Но порядок трудовых отношений это не меняет. Перенос срока отпуска возможен только по взаимному согласию работника и компании.

Шаг 5. Рассчитайте отпускные с учетом нерабочих дней

Когда придет время сотруднику уходить в отпуск, рассчитайте ему отпускные. При этом важно, трудился ли сотрудник во время нерабочих дней, установленных Президентом в марте, апреле и мае. Если да, то сами дни и заработок за этот период из расчета не исключайте.

Пример 1. Сотрудник работал в период нерабочих дней

Продавец-кассир М. С. Дежнева устроилась в компанию 1 ноября 2019 года. Ее оклад — 30 000 руб., премии не предусмотрены. В течение нерабочих дней с 30 марта по 30 апреля и 6-8 мая она работала. В отпуск Дежнева должна была пойти с 20 мая на 28 календарных дней. Однако по ее просьбе начало отпуска перенесли на 14 сентября. Когда Дежнева пойдет в отпуск, бухгалтер возьмет в расчет отпускных всю сумму ее заработка, в том числе за период нерабочих дней. Отпускные составят 28 668,92 руб. ((30 000 ₽ × 10 мес.) : 10 : 29,3 × 28 дн.).

Пример 2. Сотрудник работал удаленно в период нерабочих дней

Программист П. Б. Шилов устроился в компанию 1 ноября 2019 года. Его оклад — 100 000 руб., премии не предусмотрены. В течение нерабочих дней с 30 марта по 30 апреля и 6-8 мая он трудился удаленно, из дома. За эти дни за ним сохранилась зарплата в полном объеме. В отпуск Беспалов должен был пойти с 25 мая на 28 календарных дней. Однако по его просьбе начало отпуска перенесли на 7 сентября. Когда Беспалов пойдет в отпуск, бухгалтер возьмет в расчет отпускных всю сумму его заработка, в том числе за период нерабочих дней. Отпускные составят 95 563,16 руб. ((100 000 ₽ × 10 мес.) : 10 : 29,3 × 28 дней).

Если же сотрудник в марте, апреле и мае не работал, учитывать этот период при расчете отпускных не нужно. Не важно, что сотрудником за это время сохранилась зарплата. В расчет среднего заработка ее не включайте. Это нам подтвердили в Роструде.

Пример 3. Сотрудник не работал в период нерабочих дней

Инженер А. П. Беспалов устроился в компанию 1 ноября 2019 года. Его оклад — 40 000 руб., премии не предусмотрены. В течение нерабочих дней с 30 марта по 30 апреля и 6-8 мая он не работал. За эти дни за ним сохранилась зарплата в полном объеме. В отпуск Беспалов должен был пойти с 29 мая на 28 календарных дней. Однако по его просьбе начало отпуска перенесли на 14 сентября. В локальных документах компании установлено, что количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах округляется до двух знаков после запятой. Когда Беспалов пойдет в отпуск, бухгалтер возьмет в расчет отпускных только период, в котором сотрудник фактически работал. Период нерабочих дней в расчет не попадет. Зарплата для расчета отпускных составила 349 131,66 руб. (40 000 × 7 + 40 000 : 21 × 19 + 40 000 : 17 × 14). Количество отработанных дней — 258,97 дня (7 х 29,3 + 29,3 : 31 × 29 + 29,3 : 31 × 28). Отпускные составили 37 748,34 руб. (349 131,66 руб. : 258,97 дн. × 28).