Как возместить сотруднику перерасход

При проверке авансового отчета может оказаться, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему выдали. Если перерасход обоснован, то его надо возместить (ст. 22 ТК, п. 6—6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Деньги сотруднику верните в срок, что установлен локальными актами организации.

Организация обязана возместить сотруднику потраченные деньги только при обоснованном перерасходе. Так, возместить перерасход можно, если сотрудник:

— израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией. Например, это может быть прописано в приказе руководителя о выдаче денег под отчет;

— предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода.

Если одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать. Это следует из пунк-тов 6—6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Когда сотрудник потратил больше чем предусмотрено внутренними документами организации, организация вправе не возмещать такой перерасход. Работодатель обязан компенсировать сотруднику только те суммы, которые установлены коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Во внутренних документах можно установить разный порядок возмещения расходов в зависимости от ситуации. Например, нормы командировочных расходов могут зависеть от должности сотрудника, стажа, квалификации или отдела, где он работает (п. 3 письма Минтруда от 14.02.2013 № 14-2-291). Компенсировать работникам расходы сверх этих норм Трудовой кодекс не запрещает. Но окончательное решение о сумме возмещения принимает руководитель.

Предположим, работнику забронировали гостиницу на время командировки на сумму в пределах норм. Но он заселился в номер, который стоит дороже. Если руководитель организации отказался утверждать сверхнормативный перерасход по авансу на командировку, то у сотрудника нет оснований требовать, чтобы ему компенсировали эту сумму.

Сумму перерасхода, который директор не утвердил к возмещению, не отражайте в бухучете и при расчете налогов. В авансовом отчете укажите только ту сумму, которую руководитель утвердил к оплате.