Как принять остаток неизрасходованных денег от подотчетного лица

Работодатель вправе потребовать от сотрудника вернуть подотчетные суммы, если он вовремя за них не отчитался. Срок, на который можно выдавать деньги под отчет, не ограничен. В Указании ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У такой срок не прописан. Руководитель вправе утвердить его самостоятельно и прописать в локальном акте. А вот отчитаться по подотчетным суммам сотруднику нужно не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы. Для этого ему необходимо предъявить бухгалтеру или руководителю авансовый отчет.

Установите срок, на который выдаете подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Это поможет избежать возможных разногласий с работниками и контролирующими ведомствами.

Бывает, что сотрудник не может вовремя отчитаться из-за болезни. Например, человек вернулся из командировки и на следующий день заболел. В таком случае представить авансовый отчет сотрудник должен не позднее трех рабочих дней с даты фактического выхода на работу (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).

Срок отчета по суммам, которые выданы на командировочные расходы, считайте со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы. Срок для отчета сотрудника о командировочных расходах — три рабочих дня со дня его возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Независимо от того, какая дата указана в приказе руководителя о направлении сотрудника в командировку, отсчет нужно вести с момента, когда сотрудник фактически вернулся на место работы (абз. 2 п. 4 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). При поездках внутри страны этот день определяется на основании проездных или иных документов (п. 7 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). При командировке за рубеж — по отметке в загранпаспорте (абз. 2 п. 18 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник вносит в кассу или перечисляет на счет организации в безналичном порядке. Не важно, как он получал аванс — наличными из кассы или переводом на банковскую карту.

Сотрудник вправе снять деньги с карты, а остаток неиспользованных сумм вернуть в кассу организации наличными. И наоборот — если сотрудник получил аванс наличными, он может внести остаток на карту и зачислить на счет организации. Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У регулируют вопросы только выдачи под отчет наличных денег.

В момент поступления наличных денег в кассу нужно оформить приходный кассовый ордер. Такой вывод следует из Указаний, утвержденных постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Оформлять кассовый чек в данной ситуации не нужно. ККТ обязательно использовать, только когда принимаете наличные за проданные товары или услуги. Это следует из статьи 1.1, пункта 1 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Возврат в кассу неизрасходованных подотчетных сумм отразите проводкой:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств.