Как удержать из зарплаты не возвращенные в срок подотчетные суммы

Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, руководитель устанавливает в локальных актах организации. Не позднее трех рабочих дней после окончания этого срока сотрудник должен представить авансовый отчет и вернуть неизрасходованную сумму (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Если сотрудник не вернул деньги, организация вправе удержать эту сумму из его зарплаты.

Чтобы удержать сумму неизрасходованного аванса из зарплаты сотрудника, руководитель организации должен издать приказ о взыскании в произвольной форме. Сделать это нужно не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета.

Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому получите письменное согласие сотрудника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд (ст. 137, 248 ТК, письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

Из каждой зарплаты сотрудника можно удержать не более 20 процентов по инициативе организации. Если же деньги с сотрудника удерживаете уже по решению суда — не более 50 процентов по исполнительному листу.

Раз при выдаче сотруднику денег под отчет у организации нет расходов, а при возврате подотчетных сумм нет доходов, не учитывайте такие суммы при расчете налогов. Это касается не только организаций на ОСНО, но и на УСН и ЕНВД (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п. 2 ст. 346.17, п. 1 ст. 346.29 НК).

Выданные под отчет суммы — дебиторская задолженность сотрудника до того момента, пока он не представит авансовый отчет, к которому приложит документы о произведенных расходах, и не внесет остаток неиспользованной суммы в кассу. Это следует из пункта 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. При несвоевременном погашении дебиторской задолженности дохода у организации не возникает.

Если сотрудник не отчитался в установленный срок, подотчетные деньги станут налогооблагаемым доходом сотрудника. С этих доходов нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Ведь эти выплаты уже нельзя рассматривать как компенсацию расходов сотрудника (п. 1 ст. 217 НК).

Из законодательства не ясно, в какой момент нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы в такой ситуации. Однако организация может установить дату самостоятельно и закрепить в учетной политике (п. 2 ст. 11 НК). Наиболее безопасный вариант — признать доход в день фактического получения невозвращенных подотчетных денег.

Перечислите НДФЛ и страховые взносы в бюджет вместе с ближайшей зарплатой. Имейте в виду, что удержать можно не более 20 процентов зарплаты (ст. 138 ТК).

Чтобы определить день, когда можно списать неистребованные подотчетные суммы, воспользуйтесь следующей методикой.

1. Установите дату, с которой начинается срок исковой давности. Отсчет срока исковой давности нужно вести со дня, следующего за датой, когда сотрудник должен был вернуть долг (ст. 191 ГК). Например, если сотрудник должен был вернуть подотчетную сумму 5 октября, срок исковой давности отсчитывайте с 6 октября. Ведь задолженность сотрудника по подотчетным суммам относится к обязательствам с определенным сроком исполнения. Срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул вовремя, начинайте отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги (п. 2 ст. 200 ГК).

2. Отсчитайте год с даты начала срока исковой давности. Общий срок исковой давности — три года (ст. 196, п. 1 ст. 197 ГК). Но если подотчетные суммы числятся за бывшим сотрудником, применяйте специальный срок — один год (ч. 3 ст. 392 ТК, определения Верховного суда от 29.04.2011 № 18-В11-14 и от 02.04.2009 № 75-Г09-3).

Минфин в письмах от 08.08.2012 № 03-03-07/37, от 15.09.2010 № 03-03-06/1/589 настаивает применять общий срок — три года. Однако если позиция Минфина противоречит мнению судей, то налоговые инспекторы должны руководствоваться судебными актами (письмо Минфина от 07.11.2013 № 03-01-13/01/47571, доведено до налоговых инспекций письмом ФНС от 26.11.2013 № ГД-4-3/21097).

Срок исковой давности закончится в тот день, когда он начинался, только на год позже (абз. 1 п. 1 ст. 192 ГК). При этом учитывайте обстоятельства, которые прерывают срок исковой давности. Например, сотрудник признал долг и попросил о рассрочке. После перерыва срок считайте заново (ст. 203 ГК). После того как срок исковой давности истек, задолженность по подотчетной сумме можно признать безнадежной и списать в бухгалтерском и налоговом учете (п. 14.3 ПБУ 10/99, подп. 2 п. 2 ст. 265 НК).

В день, когда сотрудник должен был отчитаться или вернуть полученные под отчет деньги, в бухучете сделайте запись:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
отражена сумма, выданная под отчет сотруднику и не возвращенная в срок.

Удержать деньги с сотрудника можно только после того, как он сможет ими распоряжаться, то есть после выплаты зарплаты. Начисление заработной платы не исключение по статье 410 Гражданского кодекса, а значит, не может быть датой зачета встречного требования, так как срок зачета еще не наступил. То есть провести такой зачет в бухучете можно только в день выплаты зарплаты (п. 18 информационного письма Президиума ВАС от 29.12.2001 № 65). Когда удерживаете деньги из дохода сотрудника, сделайте проводку:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94
удержана из зарплаты сотрудника невозвращенная подотчетная сумма в день выплаты дохода.