Пора решить вопрос с электронными трудовыми книжками работников. Образцы для бухгалтера

У вас стало больше времени, чтобы уведомить сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки. Новый крайний срок — 31 октября. Несмотря на то, что у вас появилось больше времени, лучше не затягивайте. В статье найдете образцы, которые помогут оперативно уведомить работников.

Важная деталь

Если сотрудник до конца года так и не подаст заявление о своем выборе способа ведения трудовой книжки, продолжайте вести бумажный вариант.

Не позднее 31 октября все компании должны уведомить сотрудников, что у них есть право выбора: остаться с бумажной версией трудовой книжки или перейти на электронную. Если еще не рассылали сотрудникам уведомления, сделайте это сейчас, чтобы не нарушить сроки. Крайняя дата — 31 октября (п. 2 постановления Правительства от 19.06.2020 № 887). Если отправите уведомление позже, и это обнаружат трудинспекторы, то компании грозит штраф.

Как составить уведомление. Утвержденной формы для уведомления нет. Поэтому составьте его в свободной форме. Чтобы соблюсти все формальности, удостоверьтесь, что внесли туда информацию об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с электронной трудовой книжкой. Напишите, что сотрудник вправе выбрать один из двух вариантов. Первый — оставить бумажную трудовую книжку. Второй — отказаться от нее. Тогда бумажную книжку ему выдадут на руки, а все сведения о работе будут храниться в электронном виде в ПФР. Чтобы ничего не упустить, воспользуйтесь образцом 1 ниже.

Варианты трудовой книжки
Варианты трудовой книжки
Пропишите в уведомлении, что у сотрудника есть выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой.
Ознакомление
Ознакомление
Предусмотрите в заявлении графу с датой, когда сотрудник получил уведомление.

октября

последний день, чтобы уведомить сотрудников об электронной трудовой книжке

Для каждого сотрудника подготовьте два одинаковых экземпляра уведомления. Один останется работнику, на втором попросите его расписаться в получении. Так сможете подстраховаться на случай, если сотрудник в конце года заявит, что ничего об электронных трудовых книжках не слышал.

Кого уведомить. Уведомить необходимо всех сотрудников, а не только офисных. Сотрудники на удаленке тоже не исключение. Отправить документы нужно и тем, кто находится в декретном отпуске или отпуске по уходу за ребенком.

Если нет возможности передать сотруднику уведомление лично, например он находится на карантине или трудится из дома, направьте ему документы почтой с описью и уведомлением о вручении. Можно отправить уведомление и по электронной почте, если подписывали с сотрудником соглашение об электронном взаимодействии.

Что нужно получить в ответ. О своем решении сотрудник должен сообщить компании не позднее 31 декабря 2020 года. Укажите это в уведомлении. А заодно приложите к нему два бланка: о выборе бумажной трудовой и отказе от нее. Образцы 2 и 3 найдете ниже. В зависимости от принятого решения сотрудник заполнит и отдаст в бухгалтерию или кадровую службу один из бланков. Если сорудник решит перейти на электронную трудовую, в бумажный вариант впишите итоговую запись. Образец — ниже. Книжку отдайте сотруднику на руки.

Принудительно переводить сотрудников на электронные трудовые книжки вы не вправе. Как и заставлять их оставлять бумажные экземпляры. Исключение — если сотрудник будет первый раз в жизни устраиваться на работу в 2021 году и позднее. Заводить им бумажный вариант книжки не придется, все сведения о их трудовой деятельности будут только электронными.

Отказ от бумажной книжки
Отказ от бумажной книжки
После того, как сотрудник подаст заявление о переходе на электронную трудовую книжку, выдайте бумажный экземпляр ему на руки.
Дата
Дата
Проследите, чтобы на заявлении была указана правильная дата.

Решение сотрудника
Решение сотрудника
В заявлении должно быть четко указано, что сотрудник просит продолжить вести бумажную трудовую книжку.
Срок подачи
Срок подачи
Решение сотрудник должен принять до 31 декабря.

Основание
Основание
Внесите итоговую запись о том, на каком основании выдаете сотруднику трудовую книжку.
Документы
Документы
Укажите реквизиты заявления сотрудника о переходе на электронную трудовую книжку.

На заметку

Что будет, если не уведомить сотрудников

Если вовремя не направите сотрудникам уведомление, компанию могут оштрафовать. Специальных штрафов не установлено, поэтому трудинспекторы будут использовать общие положения о нарушении трудовых прав работников. Штраф для организации — до 50 000 руб., для предпринимателя — до 5000 руб., для директора — до 5000 руб. Штрафовать будут за каждого сотрудника, которому не направите уведомление (п. 1 ст. 5.27 КоАП).