Составить график отпусков с учетом трех ковидных особенностей

Сотрудник отложил отпуск до лучших времен

В 2020 году руководители компаний шли навстречу тем, у кого менялись планы на отдых, и разрешали переносить отпуска. Например, сотрудники часто просили об этом во время весенних нерабочих дней, на которые нельзя было продлить отпуск (письмо Минтруда от 26.03.2020 № 14-4/10/П-2696 с изм. от 27.03.2020). Работодатели не обязаны были так делать, так как перенос возможен лишь в исключительных случаях по производственной необходимости. Желание работника к таким случаям не относится. Кроме того, опасно надолго оставлять сотрудников без положенного по закону отдыха. Не предоставлять отпуск в течение двух лет подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК).

Если сотруднику разрешили отложить отдых, но подобрать удобные периоды для него в этом году не получилось, отпуск можно перенести на следующий год. Трудовой кодекс этого не запрещает (ст. 124 ТК).

Законом не предусмотрено, что отпуска за прошлые периоды надо включить в новый график. Но если утвердить даты отпуска, сотрудники будут обязаны отгулять его в утвержденные графиком дни. Исключение — сотрудники с тремя и более детьми в возрасте до двенадцати лет, инвалиды и другие категории сотрудников, которые могут использовать отпуск в удобное время (ч. 2, 4 ст. 123, ст. 262.2 ТК).

Неиспользованные дни отпуска, внесенные в график, защитят компанию в случае претензий проверяющих. Если на проверке трудинспекторы решат, что работодатель оставил сотрудника без отпуска, график докажет обратное (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП).

Внесите в график сведения о перенесенном отпуске. Количество дней, которые не использовал сотрудник, прибавьте к тем, что положены работнику в следующем году. Общее количество укажите в графе 5, как на образце 1 ниже. В графе 6 — запланированные даты начала отпуска. В графе 10 сделайте отметку о причинах переноса отпуска и укажите, что согласовали перенос с сотрудником.

Открыть подсказки

Сотрудник взял отпуск авансом

Сотрудники могли использовать отпуск авансом. Например, если им пришлось отгулять отпуск по графику в нерабочие дни или в период введения локдауна, когда все границы были закрыты. В июле работодатель разрешил им взять две недели отпуска за 2021 год, чтобы съездить на море. В этом случае в графике на 2021 год укажите оставшиеся дни отпуска, как на образце 2. Если таких дней не осталось, поставьте в графе 5 цифру 0.

Открыть подсказки

Сотрудник уходил в отпуск за свой счет

Во время действия ограничительных мер компании отправляли сотрудников в неоплачиваемые отпуска. Около 30 процентов работодателей признались, что использовали такой способ, чтобы пережить коронакризис (по данным «Российской газеты» от 08.04.2020). У сотрудников, которые находились в отпуске за свой счет больше двух недель, окончание рабочего года сдвинулось. В стаж, который дает право на отпуск, можно включить только 14 дней отпуска без сохранения зарплаты в течение одного рабочего года. Предоставленные сверх этого дни удлиняют рабочий год (ст. 121 ТК).

Общее количество дней отпуска из-за сдвига окончания рабочего года не меняется. Поэтому укажите в графике положенный по закону отпуск — не менее 28 дней (письмо Минтруда от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519). Определите дату окончания рабочего периода, чтобы сотрудник не ушел в отпуск раньше, чем его заработает. Кроме того, сдвиг рабочего периода влияет на расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении. А отпускной стаж становится меньше, также как оплачиваемый период и сумма компенсации.