Пересмотреть договоры с контрагентами, начиная с НДС и заканчивая реквизитами

Переход на упрощенку, удаленку, ЭДО, смена реквизитов — все это требует пересмотра договоров. Возьмите наши формулировки, чтобы не придумывать их с нуля.

Переход на упрощенку. Если компания переходит с общей системы на упрощенку, уберите в договорах НДС. Укажите, что налог в составе цены контракта не уплачивается в связи с тем, что организация применяет УСН. Запросите в своей налоговой инспекции информационное письмо по форме № 26.2-7. Оно подтвердит, что действительно используете упрощенку. Копию сможете предоставлять сомневающимся контрагентам.

Переход на удаленку — отличный повод внедрить ЭДО с контрагентами

Электронный документооборот. Переход на ЭДО с контрагентами также потребует изменений в договоре. Не важно, решили перейти на электронный документооборот из-за удаленки или по иной причине. Включите в контракты с контрагентами такой пункт:

«В целях подписания настоящего договора стороны применяют электронный документооборот (ЭДО). Электронные документы (ЭД) подписываются сторонами квалифицированной электронной подписью (КЭП) и признаются равнозначными аналогичному документу на бумажном носителе. Стороны обязуются сообщить друг другу идентификатор получателя в системе ЭДО. Любая из сторон вправе отменить применение ЭДО по договору путем направления письменного уведомления».

Один из вариантов электронного документооборота — обмениваться скан-копиями договоров, а затем оригиналами. Если договорились с контрагентом о таком формате взаимодействия, проверьте, чтобы в договоре было условие:

«Стороны вправе обмениваться копиями настоящего договора и приложений к нему с помощью электронной почты, указанной в пункте 10 настоящего договора. Копии договоров имеют юридическую силу до обмена соответствующими оригиналами. Обмен оригиналами обязателен в течение 20 (двадцати) рабочих дней с момента подписания договора».

Изменения в реквизитах. В случае изменения реквизитов компании сделайте допсоглашения к договорам. Другой вариант — сообщить контрагентам о таких изменениях официальным письмом на бланке организации. Также не забудьте уведомить банки и налоговую инспекцию.

Скачайте шаблон заявки на составление договора

Оптимизация договорной работы. Конец года — самое время оптимизировать работу по заключению договоров. Проведите оптимизацию в два шага. Первый — проверьте сроки действия договоров. Перезаключите их, если нужно. Сверьте расчеты с контрагентами. Второй шаг — создайте регламент согласования договоров. Укажите в регламенте, что если сотрудник не будет его соблюдать, то ему не начислят премию по итогам года. Это позволит исключить затягивание процесса подписания и возврата документов. Пример основных положений такого регламента — ниже.

Пример. Как может выглядеть общий регламент согласования договора

Заявка по форме на составление договора направляется ответственным лицам. Например, руководителю, главбуху, юристу. В заявке указаны существенные условия планируемой сделки. Заявка рассматривается в течение одного рабочего дня. Если она согласована, договор должен быть готов в течение двух рабочих дней. Ответственные лица согласуют договор в течение трех рабочих дней. После чего он направляется на электронную почту контрагента. Далее начинается процесс согласования договора с контрагентом. Составляется протокол разногласий, если он необходим. После получения подписанной контрагентом скан-копии договора оригинал направляется ему по почте в течение трех рабочих дней. Контрагент должен вернуть подписанный оригинал договора не позднее 10 дней с момента получения.

На заметку

Почему стоит согласовывать договоры с помощью программы

Безопаснее согласовывать договоры с помощью программы. Подойдет в том числе и 1С. Ведь в программе отображается весь процесс согласования. Начиная с заявки менеджера и заканчивая подписанием договора. Здесь же хранятся скан-копии контрактов. Можно проследить, на какой стадии согласования находится договор, кто отвечает за него. Не затянулся ли процесс согласования.