Провести инвентаризацию так, чтобы сохранить здоровье работников и деньги компании
Из-за коронавируса инвентаризация перед годовой отчетностью под угрозой срыва: возможно, работать придется из дома. А те из сотрудников, кто придет, должны будут соблюдать социальную дистанцию. Но отказаться от ревизии нельзя, иначе данные бухотчетности будут недостоверными. Читайте про три особенности, которые нужно учесть при годовой инвентаризации в этот раз.
Сдвиньте сроки
Материально ответственный сотрудник должен присутствовать на инвентаризации лично (п. 2.8 Методических указаний, утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49). Иначе итоги инвентаризации могут признать недействительными. А если в результате ревизии выявите недостачу, взыскать ее с материально ответственного лица не получится.
Если в период, на который назначили инвентаризацию, объявят всеобщую самоизоляцию или заболеет материально ответственный сотрудник, перенесите ревизию на более поздний срок. Главное завершите проверку не позднее 31 декабря. Для этого издайте приказ о переносе сроков инвентаризации. Формулировка в приказе может быть такой:
Важная деталь
Инвентаризацию обязательств проведите на 31 декабря.
«Перенести сроки проведения инвентаризации, указанные в приказе от 27.11.2020 № 32.
Инвентаризацию провести в период с 24.12.2020 по 30.12.2020.
Материалы по инвентаризации передать в бухгалтерию не позднее 31.12.2020.»
Оставьте часть комиссии наблюдать за процессом из дома
Можно провести инвентаризацию в присутствии части членов комиссии с помощью фото-, видео- или аудиофиксации в режиме реального времени (письма Минфина от 08.10.2020 № 02-07-05/88028, от 23.12.2016 № 02-07-10/77499). Например, через Skype, Zoom или другие сервисы, которые позволяют проводить онлайн-чаты или видеоконференции. Минфин отвечал на вопросы бюджетных организаций, но такой порядок могут применять и коммерческие компании. Это нам подтвердили аудиторы. Таким вариантом также можно воспользоваться, если у компании есть обособки, а сотрудников, которые в них работают, не хватает для инвентаризационной комиссии.
Для дистанционной ревизии выполните три условия. Во-первых, часть комиссии и материально ответственный сотрудник должны присутствовать по местонахождению имущества. Во-вторых, комиссия в полном составе должна хотя бы иногда собираться по местонахождению имущества. Периодичность этих собраний определите самостоятельно. В-третьих, такой способ инвентаризации отразите в учетной политике.
ТМЦ пересчитывают в режиме онлайн по видеосвязи. У каждого удаленного члена комиссии должен быть компьютер или другое устройство с выходом в интернет. Перед тем как отправить сотрудников на удаленную работу, издайте приказ о проведении инвентаризации. В нем укажите причины, по которым проводите инвентаризацию таким способом. Приведите списки сотрудников, которые будут присутствовать в местонахождении имущества и которые участвуют в инвентаризации удаленно. Кроме того, назначьте сотрудника, ответственного за настройку видеотрансляции и обучение участников инвентаризации.
Ознакомьте с приказом всех сотрудников под подпись. До того как отправите членов комиссии на удаленку, проведите с ними инструктаж и разъясните правила работы в режиме видеотрансляции.
Кроме того, чтобы ускорить процесс инвентаризации, можно применять терминал сбора данных — мобильный мини-компьютер и сканер штрихкодов в одном устройстве. Нужно просто навести сканер на штрихкод и нажать кнопку. На экране появится информация о ТМЦ и сразу же отправится в электронную учетную систему.
Современные технологии позволяют безошибочно
проводить контроль наличия ТМЦ, поэтому можно
их применять там, где это уместно. А вот денежные
средства придется пересчитать вручную с соблюдением
санитарноэпидемиологических норм.
аудиторской компании «Академия Аудита»
Защитите членов инвентаризационной комиссии
При инвентаризации соблюдайте рекомендации Роспотребнадзора и требования властей. Защитите сотрудников от инфекции. Для этого всем членам инвентаризационной комиссии измеряйте температуру, выдайте антисептики, маски и перчатки (постановление Главного санитарного врача от 16.10.2020 № 31). Желательно, чтобы до начала инвентаризации члены комиссии и материально ответственные лица сдали ПЦР-тест на COVID-19.
Если у кого-то из членов комиссии выявите повышенную температуру, отстраните его от инвентаризации. На этот случай заранее утвердите в приказе об инвентаризации резервный состав комиссии. Тогда вы сможете оперативно заменить заболевшего из резерва. Для этого нужно будет издать еще один приказ. В нем укажите причину замены, кто кого заменяет и с какой даты.е это уместно. А вот денежные средства придется пересчитать вручную с соблюдением санитарно-эпидемиологических норм.
Шпаргалка
Как оформить результаты инвентаризации, если есть расхождения
Данные инвентаризации могут не сойтись с учетными. В этом случае оформите два особых документа: сличительную ведомость и приказ.
Сличительная ведомость. Расхождения отразите в сличительной ведомости. Данные из сличительных ведомостей объединяют в единый регистр. В унифицированных формах данные из сличительных ведомостей объединяет форма № ИНВ-26 (утв. постановлением Госкомстата от 27.03.2000 № 26). Можно использовать ее или разработать собственную форму. Самостоятельно составленную форму утвердите в учетной политике.
Приказ. Руководитель компании должен решить, как устранить расхождения (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации, утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49). Для этого инвентаризационная комиссия представляет ему ведомость учета результатов инвентаризации, сличительные ведомости, инвентаризационные описи и акты. Руководитель изучает документы и издает приказ.
за правильный ответ
