Семь правил, с которыми вы без нервотрепки заполните СТД‑Р
Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р — это аналог бумажной трудовой книжки для сотрудника. В сведениях отражайте все кадровые мероприятия, которые произошли с сотрудником за время работы в вашей организации. Справка заменит сотруднику копию трудовой. В статье семь правил о том, как работать с СТД-Р, чтобы не получить претензий от сотрудника или проверяющих.
Правило 1. Выдавайте СТД-Р только тем, кто отказался от бумажной трудовой
Справку СТД-Р выдавайте только тем сотрудникам, которые отказались от бумажной трудовой книжки и перешли на электронную. Если работник выбрал бумажный вариант, выдавать ему СТД-Р вы не обязаны. В том числе и при увольнении. Аналогично поступайте, если сотрудник вообще не подавал никаких заявлений о выборе формата трудовой книжки (ст. 66.1 ТК, письмо Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465, информация Роструда от 04.02.2020).
Правило 2. Предоставляйте СТД-Р только работникам по трудовому договору
СТД-Р должны выдавать все работодатели, в том числе предприниматели, у которых есть наемные работники. Сведения выдавайте всем сотрудникам, в том числе внешним и внутренним совместителям, дистанционным и надомным работникам (ст. 66.1 ТК, п. 1.1 Порядка заполнения, утв. приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н).
Не оформляйте СТД-Р физлицам, с которыми вы заключили гражданско-правовой договор. В том числе если заключили или расторгли договор подряда или оказания услуг с ИП, самозанятым или другим физлицом.
Важная деталь
Не выдавайте СТД-Р при увольнении работника, если он не отказался от бумажной трудовой книжки.
Правило 3. Выдавайте сведения по заявлению работника или при увольнении
СТД-Р необходимо выдать в двух случаях. Первый — сотрудник подал письменное заявление. Выдать справку нужно в течение трех рабочих дней. Второй — работник увольняется (ст. 66.1 ТК). Оформите и передайте сведения в день увольнения. Заявление о выдаче справки в этом случае требовать не нужно. Как быть, если работник не может лично получить СТД-Р в день увольнения, смотрите внизу страницы. Если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, оформите все документы на увольнение и выдайте справку СТД-Р в последний рабочий день, который предшествует отпуску (ч. 5 ст. 80, ст. 84.1, ч. 2 ст. 127 ТК).
Правило 4. Подтверждайте выдачу СТД-Р работнику
Закон не обязывает вести журнал регистрации справок СТД-Р, которые вы выдаете работникам. Но компания вправе завести такой журнал сама, для удобства. Это поможет исключить риски претензий от работника. Он не сможет заявить, что не получал от вас справку. Вести журнал можно на бумаге или в электронном виде. Отмечайте Ф. И. О. сотрудника, которому выдали справку, дату ее передачи. Попросите работника поставить подпись.
Возможен и другой вариант. Распечатайте СТД-Р в двух экземплярах. Выдайте один работнику, а на втором экземпляре пусть он поставит Ф. И. О, подпись и дату выдачи справки. Это подтвердит выдачу документа. Но тогда придется где-то хранить целый архив с распечатанными справками.
Блиц-консультации
| Как передать СТД-Р, если сотрудник не смог ее забрать в день увольнения? Если в последний день работы сотрудник не может получить СТД-Р лично, направьте справку заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 6 ст. 84.1 ТК). Согласие на отправку не требуется. Это необходимо, только если отсылаете работнику бумажную трудовую (письмо Минтруда от 10.04.2014 № 14-2/ООГ-1347). | Как часто сотрудник может требовать справку? Периодичность, с которой вы обязаны выдавать СТД-Р, не установлена. Поэтому сотрудник, пока он работает в вашей организации, может хоть каждый день приносить вам заявление с просьбой выдать справку. Отказать ему нельзя (ст. 62 ТК). Выдавайте столько экземпляров справки, сколько просит работник. |
Правило 5. В СТД-Р заполняйте сведения обо всех кадровых мероприятиях в вашей компании
Важная деталь
Временный перевод работника в СТД-Р не отражайте.
В справке укажите сведения о кадровых мероприятиях, которые произошли с сотрудником в вашей организации с момента приема на работу. Заполните их в хронологическом порядке, каждое — в отдельной строке (п. 2.6 Порядка заполнения, утв. приказом Минтруда № 23н). Не вносите в справку сведения о кадровых мероприятиях, которые были у работника в других организациях. Даже если они вам известны (п. 1.1, 2.6 Порядка заполнения, утв. приказом Минтруда № 23н). О том, какие кадровые мероприятия нужно отразить в СТД-Р, смотрите в таблице 1.
Таблица 1. Какие кадровые мероприятия указать в СТД-Р
| Наименование мероприятия, которое отразите в СТД-Р | Описание мероприятия |
|---|---|
| ПРИЕМ | Прием на работу (службу) |
| ПЕРЕВОД | Перевод на другую постоянную работу |
| ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ | Изменение наименования работодателя |
| УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) | Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации |
| УВОЛЬНЕНИЕ | Увольнение с работы |
В СТД-Р, в отличие от СЗВ-ТД, не отражают сведения о лишении занимать определенную должность или вести определенную деятельность. Отличия бумажной и электронной трудовой — в таблице 2.
Таблица 2. Сравнение бумажной трудовой книжки и СТД-Р
| Критерий | Бумажная трудовая книжка | СТД-Р |
|---|---|---|
| Информация о смене фамилии | Все факты смены фамилии | Информация о фамилии сотрудника на дату выдачи справки |
| Кадровые мероприятия за все время трудовой деятельности | Все места работы сотрудника, это удобно для подсчета стажа | Информация только о кадровых мероприятиях, которые произошли у одного работодателя |
| Сведения о награждениях | Такие записи есть, и сотруднику проще получить льготы | Информации о награждениях нет |
| Уровень образования | Указаны на титульном листе | Такие сведения в справку не вписывают |
| СНИЛС | Нет графы для СНИЛС | Работник и новый работодатель смогут посмотреть в справке номер свидетельства |
| Порядок восстановления документа | Придется запрашивать справки и оформлять дубликат | Сотруднику достаточно запросить еще одну справку у работодателя. Кадровик распечатает документ и отдаст работнику |
Правило 6. Заполняйте сведения о переименовании отдела и должности
Отражайте в СТД-Р переименование отдела. Хотя формально эти данные в СТД-Р не нужны, специалисты ПФР рекомендуют отражать переименование отдела как ПЕРЕВОД (п. 2.4 Порядка заполнения, утв. приказом Минтруда № 23н).
Похожая ситуация с переименованием должности без изменения трудовой функции. В порядке заполнения СТД-Р нет единых правил, как отражать это мероприятие. Формально это не перевод на другую постоянную работу. Но изменение названия связано с правками в штатном расписании, поэтому подобные мероприятия в СТД-Р корректнее отражать как ПЕРЕВОД. Такие разъяснения дают специалисты ПФР.
На заметку
Создайте корпоративный адрес электронной почты для заявлений на выдачу СТД-Р
Пропишите в правилах внутреннего трудового распорядка или локальном акте адрес электронной почты, на который сотрудники могут кидать заявления о выдаче СТД- Р. Ведь отправлять их в таком виде не запрещено. Так избежите путаницы и не пропустите ни одного заявления. Только попросите работников, чтобы они указывали в заявлении, в каком формате хотят получить готовую справку: в бумажном или электронном. Подписывать заявление усиленной электронной подписью работнику не нужно. Достаточно прописать в локальном акте, что отправка заявления с электронной почты сотрудника сама по себе является простой электронной подписью. А вот вам усиленная подпись понадобится, если готовую справку отправляете в электронном виде (п. 2.7 Порядка, утв. приказом Минтруда № 23н).
Правило 7. Требуйте СТД-Р при приеме работника, который выбрал электронную трудовую
Если сотрудник перешел на электронный формат трудовой книжки, то при приеме на работу он представляет оригинал сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р (ч. 1 ст. 65 ТК). Сведения работник может получить у работодателя по последнему месту работы, в МФЦ, ПФР или через портал Госуслуг (gosuslugi.ru).
Важная деталь
Не возвращайте сотруднику при увольнении СТД-Р, которую он принес при приеме на работу.
Предположим, сотрудник уже определился, оставит он трудовую на бумаге или откажется от нее. Тогда в справке напротив вида заявления будет стоять дата этого события.
Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, то ее он и представляет при приеме на работу. Отсутствие в книжке записи о переходе на электронный формат будет означать, что сотрудник решил оставить бумажную трудовую. Работодатель обязан трудовую книжку принять в общем порядке (ч. 1 ст. 65 ТК).
Чтобы узнать, подавал ли работник заявление о выборе бумажной трудовой книжки, вы можете попросить его принести справку СТД-ПФР. Ее сотрудник может получить в Пенсионном фонде или на портале Госуслуг (gosuslugi.ru). В этой справке указано, какие заявления и когда сотрудник представлял работодателю. Если отметка о заявлении есть, это означает, что прошлый работодатель уже уведомил работника об изменениях в законах по трудовым книжкам и вам этого делать не нужно.
На заметку
Что делать, если допустили ошибку в СТД-Р
Предположим, вам понадобилось отменить ранее указанные сведения. Тогда заполните СТД-Р заново. Поступайте так, если, например, указали должность, которую сотрудник никогда не занимал. Укажите ошибочные сведения так же, как в первоначальной справке, но в графе 10 поставьте признак отмены — знак «Х». Может показаться, что это излишние сложности и можно просто убрать неправильною строку. Но ведь эти сведения сотрудник может передать новому работодателю. Поэтому безопаснее сделать так, как требует регламент, чтобы избежать претензий сотрудника или проверяющих.
Если необходимо исправить ошибочную запись, также заполните форму СТД-Р заново. В одной строке укажите ошибочные сведения, как в первоначальной справке, в графе 10 поставьте признак отмены — знак «Х». В строке ниже напишите правильную информацию (п. 2.4 Порядка заполнения, утв. приказом Минтруда № 23н).
за правильный ответ
